۴_۳_۲_۶ مسیرگزینی
در مسیرگزینی ایده ها، نکته مهم رساندن یک ایده خاص به بخش یا فرد مورد نظر می باشد. برای مثال با توجه به اطلاعات موجود در برچسب ایده، ایده ای که مربوط به نظرات یک مشتری است به قسمت خدمات مشتریان ارجاع داده می شود. لذا وجود یک سیستم مسیر گزینی منجر به تولید حوضچه های ایده (زیر مجموعه هایی از استخر ایده سازمان) برای هر بخش سازمان می شود که به استخر ایده متصل هستند. عمل مسیرگزینی می تواند بصورت اتوماتیک و یا توسط افراد مشخصی بر اساس برچسب ایده انجام شود. نقش کارگزاران ایده در مسیرگزینی ایده ها بسیار پررنگ است. این افراد با دانشی که از مسائل، چالشها و نیازهای بخش های مختلف سازمان دارند می توانند نسبت به ارسال مناسبترین ایده ها به بخش های مربوطه اقدام کنند.

توجه به دو نکته در هنگام مسیرگزینی می تواند در انتخاب مسیر صحیح و مقصد ایده بسیار راه گشا باشد. اول اینکه اختیار تایید و مرجع تصمیم گیری در رابطه با رد و یا پذیرش ایده کدام فرد، واحد و یا بخش سازمان است؟ و دوم اینکه کدام یک از واحد ها مسئول اجرایی سازی ایده خواهند بود؟ با پاسخ گویی به این دو سوال در مدیریت ایده ها می توان مسیر مناسب را برای ارسال ایده برگزید.
شکل زیر ساماندهی ایده ها و فرایند مدیریت ایده ها را تا این مرحله ترسیم می کند.
اخذ ایده ها
برچسب گذاری
ذخیره ایده ها
ساماندهی و دسته بندی
اشاعه
بازخور به فرایند خلق ایده
فعالیت های مرتبط با توسعه و اجرایی سازی ایده
فرایند خلق ایده
شکل ۴_۵: ساماندهی ایده ها
۴_۳_۳ فعالیت های مرتبط با توسعه و اجرایی سازی ایده ها
این مراحل که فاز نهایی مدیریت ایده ها محسوب می شود بسیار به مشخصات، ویژگی ها و استراتژی های سازمانی که در آن مدیریت ایده ها اجرا می شود بستگی دارد. برای مثال در سازمانهایی که محصول محور هستند و تولید محصولات جدید یکی از استراتژی های مدیریت ایده ها برای آنها می باشد. فازهای مرتبط با توسعه و اجرایی سازی ایده ها شباهت زیادی به فازهای توسعه محصولات جدید خواهد داشت بدین مفهوم که نظرات و ارزیابی مدیران و متخصصانی بخشهایی که ایده به آنها مربوط است بسیار از اهمیت بالایی برخوردار است و فعالیت های مرتبط با توسعه و اجرایی سازی ایده ها تقریبا منطبق بر ساز و کارها و گردش کار اصلی سازمان می باشد . اما در سازمانهای خدمات عمومی که استراتژی اصلی خدمت به مردم است و ممکن است ایده هایی که در راستای خدمت بهتر به ارباب رجوع است توسط مدیران مربوطه با بی مهری مواجه شود نیاز است تا ساز و کارهای ویژه تری جهت اعمال نفوذ بر روندهای داخلی بررسی و توسعه و اجرایی سازی ایده ها اعمال نمود تا با مشارکت سایر متخصصین سازمان امکان حذف ایده های مفید توسط بخش های مرتبط کاهش یابد.
در مصاحبات عنوان شد که بدلیل فرهنگ کاری موجود در سازمان های عمومی و دولتی و عدم پویایی و بهره وری پایین امکان بی توجهی به ایده ها بدلایل مختلف از جمله:
افزایش بار کاری واحدهای اجرا کننده ایده؛
کمبود علاقمندی سازمانی و فرهنگ کار گریزی؛
فروختن زمان به جای کار به دولت؛
وجود دارد. لذا سازو کارهایی در این مرحله نیاز است تا اطمینان حاصل شود که حداکثر تلاش در جهت توسعه و اجرایی سازی ایده های کاربردی و مفید در سازمان صورت پذیرفته است.
بطور کلی می توان فعالیت های مرتبط با توسعه و اجرایی سازی ایده ها را به بخش های ذیل تقسیم نمود.
تعریف مسیر بررسی بر اساس نوع ایده
تحلیل و تحقیق و بررسی راجع به ایده ها
غربالگری و فیلتراسیون ایده ها
پرورش و توسعه ایده
ارزیابی و انتخاب ایده
اجرایی سازی ایده
بازبینی فرایند و بازخور به مدیریت ایده ها
در واقع می توان مدیریت ایده ها را به ۳ بخش تقسیم نمود بخش اول که مربوط به فرایند های خلق ایده است بخش دوم که از اخذ ایده آغاز و تا ذخیره سازی و مسیرگزینی ایده ها و رساندن آنها به افراد و بخش هایی که نیازمند ایده هستند را در بر می گیرد و بخش سوم که به مدیریت و نظارت بر توسعه و اجرایی سازی ایده ها مربوط می شود. در صورتی که ساز و کارهای داخلی سازمان این اطمینان را به ما بدهند که ایده ها در واحدهای مربوطه بدرستی بررسی شده و توسعه می یابند و در صورت مفید بودن حتما اجرایی می شوند می توان فرایند مدیریت ایده ها را در پایان بخش دوم به اتمام رساند و مابقی راه را به دست فرآیندهای جاری سازمان سپرد. اما از آنجا که نگرانی های بسیاری از برخورد سلیقه ای و کنار گذاشتن ایده های مفید بخصوص در سازمانهای عمومی و دولتی بدلایل ذکر شده در بالا وجود دارد لذا توصیه می شود که فرایند مدیریت ایده ها تا پایان بخش سوم که همان اجرایی سازی ایده ها است ادامه یابد.
توجه به این نکته ضروری است که طراحی بخش سوم مدیریت ایده با توجه به نوع سازمان متفاوت خواهد بود و از طرف دیگر طراحی این بخش باید بنحوی انجام شود که حداکثر هم پوشانی را با فرآیندها و روال های کاری سازمان داشته باشد. همچنین باید تا حد امکان از ایجاد یک ساختار جدید برای بررسی و اجرایی سازی ایده ها خارج از ساختار و روالهای جاری سازمان پرهیز شود.
قبل از اینکه وارد مرحله بررسی ایده ها شویم، ۳ اصطلاح در اینجا تعریف می شود که نقش کلیدی در فرایند بررسی و اجرایی سازی ایده ها را دارند.
طالب ایده: فرد یا واحدی که ایده برای آنها جذابیت دارد و بدنبال بهره گیری از آن هستند. ایده دهنده می تواند طالب ایده نیز باشد. طالب ایده با انگیزه و نیازی که نسبت به عملی سازی ایده دارد اصلی ترین نقش را در پیش راندن ایده در سازمان ایفا می کند.
تصمیم گیر: فرد، کمیته و یا هر بخشی از سازمان که با توجه به سقف اختیارات ، در مورد رد یا پذیرش ایده، تصمیم نهایی را اتخاذ می کند.
اجرا کننده: فرد یا واحدی که بعد از تکمیل ایده و اتخاذ تصمیم نهایی، موظف به اجرای آن می شود. ممکن است اجرا کننده خود طالب ایده باشد و یا اینکه مامور باشد و معذور. برای مثال می توان اشاره کرده به، برخی ایده هایی که به صورت دستورالعمل در آمده و توسط سازمانهای بالا سری و یا هیئت دولت به اجرا کننده جهت اجرا ابلاغ می شود.
فعالیت های بخش سوم مدیریت ایده ها
تحلیل و بررسی
غربال گری
پرورش و توسعه
اجرا
ارزیابی و انتخاب
تحقیقات بیشتر روی ایده توسط ایده دهنده و افراد و واحدهایی که ایده به آنها مرتبط است
کنار گذاشتن ایده های کم ارزش
استفاده از شبکه متخصصین جهت پرورش و توسعه ایده
ارزیابی ایده بر اساس معیار های مشخص سازمان
گزینش و اولویت بندی ایده ها و اجرایی سازی آنها
شکل ۴_۶: فعالیت های بخش سوم مدیریت ایده ها
۴_۳_۳_۱ تحلیل و بررسی: