۲-۱ بخش اول شایستگی محوری
۲-۱-۱ اطلاعات
اگر اطلاعات را داده های پردازش شده تعریف کنیم، باید گفت چنین اطلاعاتی دارای ویژگی های زیر می باشد(غیبی،۱۳۷۱): دقیق بودن، به موقع بودن و ذیربط بودن آن. به سخن دیگر، هنوز بسیاری از مردم اطلاعات را با داده ها اشتباه می کنند. برخی از کاربران اطلاعات از حجم زیاد داده ها رنج می برند. گر چه امروزه همه ما در معرض هجوم آلودگی ناشی از کثرت اوراق چاپی، جنون یادداشت برداری و نامه نگاری های اداری و نیز اطلاعات نادرست قرار داریم، با این حال اطلاعات سودمند هم چنان دور از دسترس بسیاری است که به آن نیاز دارند. منظور از دقیق بودن اطلاعات این است که اطلاعات روشن بوده و دقیقا معنی داده هایی را منعکس سازد، که بر آن مبتنی است. به موقع بودن اطلاعات به معنای آن است که دریافت کنندگان اطلاعات به هنگام نیاز به اطلاعات همان زمان دسترسی داشته باشند. ویژگی ذیربط بودن اطلاعات باعث می شود که به این پرسش ها که از سوی دریافت کننده مطرح می گردد پاسخ گوید: اطلاعات به، چه، چرا، کجا، چه وقت، چه کسی و چگونه برسد. از طرف دیگر اطلاعات ذیربط برای یک دریافت کننده، لزوما برای دریافت کننده دیگر ذیربط نیست. رهنورد(۱۳۸۱) علاوه بر ویژگی های فوق، کامل بودن، صحت، داشتن صرفه اقتصادی، موثق بودن، قابلیت انعطاف، سادگی، را نیز برای اطلاعات بر شمرده است.
عکس مرتبط با اقتصاد
۲-۱-۲ مدیریت و نیازهای اطلاعاتی
اگر نقش سیستم های اطلاعاتی را تامین اطلاعات مورد نیاز کاربران، بخصوص مدیران بدانیم، باید در نظر داشت که نیاز اطلاعاتی مدیران در سطوح مختلف متفاوت است. به سخن دیگر، در طراحی سیستم های اطلاعاتی باید سطوح مختلف مدیران را در نظر داشته باشیم، زیرا این امر هم بر منابع اطلاعات و هم بر نحوه ارائه آن تاثیرگذار است. سطوح مدیریت عبارتند از: ۱) مدیریت عملیاتی؛ ۲) مدیریت میانی؛ و ۳) مدیریت ارشد(کونتز و همکاران،۱۳۷۰). مدیران ارشد نسبت به مدیران سطوح پائین تر تاکید بیشتری بر اطلاعات بیرونی سازمان دارند، در حالی که مدیران سطوح اجرائی بیشتر به اطلاعات داخلی توجه دارند(رهنورد و طاهری، ۱۳۸۲). مدیران ارشد با توجه به ماهیت شغل آن ها ترجیح می دهند که اطلاعات به طور خلاصه باشد، در حالی که مدیران اجرائی به اطلاعات کامل و دقیق احتیاج دارند.

(شکل ۲-۱) تاثیر سطوح مدیریت بر منبع اطلاعات و شکل ارائه آن(صرافی زاده و علی پناهی، ۱۳۸۰)
۲-۱-۳ تعریف فناوری اطلاعات
نتیجه تصویری درباره فناوری اطلاعات
فناوری اطلاعات تلفیقی ازدستاوردهای مخابراتی، روش ها و راهکارهای حلّ مسأله وتوانایی راهبری با بهره گرفتن از دانش کامپیوتری است و شامل موضوعات مربوط به مباحث پیشرفتۀ علوم وفناوری کامپیوتری، طراحی کامپیوتری، پیاده سازی سیستم های اطلاعاتی و کاربردهای آن است.
فناوری اطلاعات تلفیقی از دانش سنتی کامپیوتر و فناوری ارتباطات به منظور ذخیره، پردازش وتبادل هر گونه داده(اعم بر متن، صوت، تصویر و… ) است.
فناوری اطلاعات عبارت است از همۀ شکل های فناّوری که برای ایجاد، ذخیره سازی و استفاده از شکل های مختلف اطلاعات، شامل: اطلاعات تجاری، مکالمات صوتی، تصاویر متحرک، داده های چندرسانه ای و… به کار می رود.
فناوری اطلاعات شاخه ای ازفناوری است که با بهره گرفتن از سخت افزار، نرم افزار و شبکه افزار، مطالعه و کاربرد داده و پردازش آن را در زمینه های: ذخیره سازی، دستکاری، انتقال، مدیریت، کنترل، و داده آزمایی خودکار امکان پذیر می سازد(درودچی و نیک مهر، ۱۳۸۶).
۲-۱-۴ کاربرد فناوری اطلاعات در سازمان
فناوری اطلاعات در سازمان ها دارای کاربردهای متفاوتی است، بیشتر صاحب نظران این کاربردها را به دو دسته طبقه بندی نموده اند: عملیاتی و اطلاعاتی.
الف- کاربردهای عملیاتی:
استفاده از فناوری اطلاعات در یک تخصص را کاربرد عملیاتی آن می نامند. تهیه فهرست حقوق و دستمزد صدور احکام کارگزینی، پیش بینی موجودی، برنامه ریزی تولید و توزیع و تخصیص نیروی کار، هزینه یابی صنعتی و دیگر وظایف تخصصی از جمله زمینه های کاربرد عملیاتی فناوری اطلاعات است در این سطح رایانه موجب گسترش خودکار شدن کارها و امور اداری گشته و در نتیجه به انجام اقتصادی تر کارها و سرعت در انجام آن ها می انجامد.
ب- کاربردهای اطلاعاتی:
کاربرد اطلاعاتی فناوری اطلاعات سبب تسهیل جمع آوری، ذخیره سازی و انتشار اطلاعات می گردد. به عبارت دیگر رایانه و فناوری های اطلاعاتی، در نقش کاربرد عملیاتی به عنوان یک وسیله و ابزار مکانیکی تبدیل داده به ستاده عمل می کنند. در حالی که در نقش اطلاعاتی به عنوان یک عنصر و عامل اصلی در جمع آوری، انتقال و انتشار عوامل اطلاعاتی به شمار می روند. نقش اطلاعاتی به کنترل و انتشار اطلاعات بر اساس اهداف، مقررات و استانداردهای سازمان کمک می نمایند. برنامه ریزی، آموزش، تحقیقات بازاریابی، پیش بینی فروش و غیره از جمله زمینه های کاربرد اطلاعاتی فناوری اطلاعات می باشند(احمدی، ۱۳۸۱).
۲-۱-۵ نقش فناوری اطلاعات در فرایندهای سازمان
نقش فناوری اطلاعات در فرایندهای سازمان، از قبیل تولید و فروش، رشد چشمگیری داشته است. اولین نسخه های فناوری رایانه در ابتدا برای نگهداری اطلاعات عملکرد سازمان استفاده می شد؛ اتفاقات و فعالیت های روزها و هفته های گذشته را در اختیار مدیران قرار می داد. با توسعه سیستم ها و فناوری شبکه، امکان جمع آوری و استفاده از اطلاعات همزمان با رخداد آن ها فراهم شد؛ یعنی اطلاعات عملیات سازمان در لحظه وقوع از طریق شبکه در اختیار مدیران قرار می گرفت. بعدها بسیاری از مراحل ثبت دستی اطلاعات به روش های اطلاعات رایانه ای و اتوماسیون تبدیل شد و برخی مراحل کاری کارمندان نیزحذف گردید. سیستم های رایانه ای اکنون امکان مشاهده و نظارت بر عملکردها را فراهم کرده و خطاها و مشکلات کاری را قبل از وقوع به اطلاع کارمندان و مدیران سازمان می رسانند. بسیاری از فرایندهای دستی قدیمی به طور کامل اتومات شده اند. این تحولات موجب تغییرات مهمی در ساختار شغلی و تخصصی پرسنل شده است. برخی مشاغل حذف شده اند و برخی کارها که قبلاً دستی انجام می شد. از طریق رایانه و به شیوه های جدید انجام می شوند؛ برای مثال، برنامه ریزها یا افراد مسئول کنترل پروژه ها، که قبلاً کار خود را به روش های سنتی و روی کاغذ و فرم های دستی انجام می دادند. اکنون با بکارگیری سیستم های رایانه ای، تبدیل به کاربران تخصصی و برنامه نویس رایانه ای شده اند و قدرت و مهارت شغلی خود را چندین برابر توسعه داده اند. استفاده از فناوری اطلاعات، علاوه بر اثر روی طبیعت کار و محیط کار، نحوه رقابت سازمان ها را هم تغییر داده است. فناوری اطلاعات موجب توسعه و بهینه عملیات داخلی سازمان ها، کاهش هزینه های داخلی و تسریع در امر تولید شده است. کاهش هزینه های فرصت سودآوری حتی در قیمت پایین تر برای محصولات را نیز ممکن ساخته است. با سرعت عمل در رساندن محصول به بازار، دسترسی به سود سریع تر رخ می دهد. فناوری اطلاعات به یاری فرایندهای بازاریابی و فروش آمده و سرعت عمل در بازاریابی را خصوصاً در مواردی که محصولات جدید موجب کاهش قیمت و پایمال شدن فرصت ها می شود بهبود بخشیده می شود. اطلاعات دقیق تری از مشتری در اختیار عوامل فروش در سازمان قرارگرفته و نیاز مشتری به موقع تشخیص داده می شود. محاسبه قیمت دقیق محصول متناسب با نیاز و منابع هر مشتری امکان پذیر است. بکارگیری سیستم های فناوری اطلاعات فرایندهای خرید و انتقال را نیز ساده تر و سریع تر نموده است. نقش فناوری اطلاعات تنها به خرید محصول توسط مشتری ختم نمی شود؛ بلکه می تواند خدمات مشتری را از طریق حفظ اطلاعات عمومی از هر مشتری و اطلاعات ارتباطات مشتری توسعه و بهبود بخشد. حتی امروزه از فناوری اطلاعات همراه با محصول و خدمات استفاده می شود و کارایی بیشتری برای مشتری ابداع می کند؛ برای مثال حتی اتومبیل که یک کالای فیزیکی است از طریق فناوری های IT می تواند به سیستم های ترمز جدید معروف به ABC مجهز گردد(زرگر، ۱۳۸۲).
۲-۱-۶ مدیران و فناوری اطلاعات
مدیران باید توانایی درک و کاربرد فناوری اطلاعات را داشته باشند. کار با رایانه و توانایی بهره برداری از شبکه اینترنت از ضروریات مهارت های مدیران در عصر نوین است امروزه رایانه ها همان نقشی را ایفا می کنند که تلفن ها در چند دهه گذشته داشته اند. بنابراین فناوری اطلاعات بخش تفکیک ناپذیر از مشاغل مدیران است. مدیران باید بتوانند کارشناسان فنی را به تفکر وادارند، تا نوآوری های فناوری در تغییر ماهیت مشاغل و امور سازمان، در جهت بهره وری و اثربخشی بیشتر استفاده کنند. در دنیای کنونی نظام مدیریت سنتی دچار تحولات عمیقی شده است. جریان عظیم اطلاعات، فرایند تصمیم گیری را نیازمند آشنایی کامل مدیران با نظام های اطلاعاتی و استفاده بهینه از آن ساخته است. چالش اطلاعات و تقابل مدیران سطح عالی سازمان با آن، مستلزم تغییرات بنیادین سازمان و تطابق ساختارهای سنتی مدیریتی با تعامل های محیطی است. نظام مدیریت سنتی سه منبع اصلی را برای داشتن عملکرد مطلوب در سازمان لازم می داند. منابع فیزیکی، سرمایه و منابع انسانی، میراث باقی مانده از نگرش سنتی است. با رشد فناوری از یک سو و خارج شدن فرایندهای سازمانی از حالت ایستا از سوی دیگر، سازمان ها نیازمند بازنگری مجدد در عملکرد خود هستند تا با ایجاد زمینه های مساعد بتوانند به رشد و پویایی لازم برای تطبیق با تغییرات فناوری و محیطی نایل آیند. امروزه یک مدیر موفق می تواند به نحوی مطلوب و شایسته از فناوری اطلاعات در ارتقاء نقش مدیریتی خود استفاده کند و الگوهای جدید مدیریتی ایجاب می نماید مدیرانی که تفکر دیجیتالی لازم را ندارند ضمن آموزش های فشرده با فناوری اطلاعات و کاربردهای آن آشنا گردند(صرافی زاده، ۱۳۸۳).
۲-۱-۷ پذیرش فناوری اطلاعات
پذیرش سیستم های فناوری اطلاعات نقش مهمی در سرمایه گذاری در این فناوری ارزشمند دارد. پذیرش افرادی که از این فناوری استفاده می کند یکی از عوامل تأثیرگذار بر موفقیت آن، نتایج و آثار مثبت آن برای سازمان است. مؤثر بودن فناوری، رابطه مثبتی با پذیرش آن دارد. بنابراین اگر کاربران بالقوه این فناوری، در برابر استفاده از آن مقاومت کنند اهداف مورد نظر نمی تواند حاصل شود(سی گل،۲۰۰۸).
سطح پایین پذیرش فناوری اطلاعات باعث سطح پایین استفاده می شود. سطح پایین استفاده از رایانه در محل کار یکی از مشکلات اصلی است که بر کارآیی و بهره وری سازمان تأثیر منفی می گذارد. از آن جا که سازمان های پلیس از سیستم های مبتنی بر رایانه استفاده می کنند، بنابراین باید عوامل تأثیرگذار بر استفاده نیروهای پلیس از فناوری اطلاعات شناسایی گردد تا استفاده از رایانه و منافع حاصل از این استفاده افزایش یابد. لازم به ذکر است که خرید سیستم های مبتنی بر فناوری اطلاعات و در اختیار افراد قرار دادن، با این هدف که کاربران استفاده ی موثری داشته باشند، کافی نیست. حتی اگر همه شرایط برای کاربران فراهم باشد، آن ها ممکن است به دلایل فردی یا رفتاری از آن استفاده کنند. مطالعات اخیر نشان داده اند که خصوصیات فردی کاربران تأثیر مهم و معناداری بر استفاده از رایانه و انطباق با آن دارد(گراندون[۴]، ۲۰۰۵). منافع حاصل از کاربرد فناوری اطلاعات در محیط کار فقط هنگامی به دست می آید که این فناوری در سطح مناسبی مورد استفاده قرارگیرند. بنابراین بسیار مهم است که بفهمیم چرا کاربران، استفاده از آن را می پذیرند یا رد می کنند. اگر عوامل تأثیرگذار بر پذیرش کاربران از فناوری اطلاعات شناسایی و درک گردد، این امکان فراهم می شود تا سیستم های فناوری اطلاعات بهتری طراحی شده و بدین طریق امکان پذیرش کاربران افزایش یابد. شناسایی این عوامل هم چنین برای سازمان هایی اهمیت دارد که تلاش می کنند سیستم های رایانه ای مناسبی برای کارکنان خود انتخاب کنند که بیشترین پذیرش را از طرف آن ها داشته باشد.
۲-۱-۸ سیستم های اطلاعاتی
به طور کلی، سیستم های اطلاعاتی، سیستم هایی هستند که اطلاعات لازم برای تصمیم گیری را برای افراد تصمیم گیر فراهم می آورند. اطلاعاتی را که سیستم های اطلاعاتی در اختیار کاربران قرار می دهند خدمات سیستم های اطلاعاتی می نامیم. برای این که سیستم های اطلاعاتی بتوانند خدمات مناسب را در اختیار کاربران قرار دهند نیازمند در اختیار داشتن سخت افزار و نرم افزار مناسب و نیروی انسانی آموزش دیده و با انگیزه اند که در هر صورت، هزینه های بالایی را برای سازمان در بر دارند. با عنایت به موارد فوق ضرورت دارد که سازمان ها به سنجش کیفیت خدمات سیستم های اطلاعاتی خود بپردازند و نتیجه آن را به عنوان بازخور وارد سیستم کرده، در جهت بهبود عملکرد و افزایش کیفیت و بهره وری سیستم از آن استفاده کنند(مهدوی،۱۳۸۴).
۲-۱-۹ معماری و سیستم های اطلاعات استراتژیک
۲-۱-۹-۱ معماری سیستم
معماری سیستم یعنی ارائه توصیفی از یک سیستم که نشان دهنده ساختار اجزاء آن، ارتباط بین آن ها و اصول و قواعد حاکم بر طراحی و تکامل آن ها در گذر زمان باشد.(زاچمن، ۱۹۹۹). در مقایسه با سایر سیستم های اطلاعاتی که حاصل کار آن ها فیزیکی و قابل لمس بوده و اجزاء و روابط حاکم بر آن ها کاملا مشخص است، معماری سیستم های اطلاعات استراتژیک مواجه با سیستمی است که اجزاء آن اغلب ترکیبی و مفهومی بوده و روابط حاکم بر آن ها منبعث از مدیریت استراتژیک سازمان می باشد. بنابراین توصیف اجزاء و روابط بین آن ها نیازمند روش های خاصی است که در اصطلاح به آن مدل گفته می شود.
۲-۱-۹-۲ تعریف سیستم های اطلاعات استراتژیک
برای داشتن یک درک مشترک از سیستم های اطلاعات استراتژیک بهتر است ابتدا یک تعریف جامع از سیستم های اطلاعات استراتژیک داشته باشیم. چارلز ویسمن[۵](۱۹۸۴) سیستم های اطلاعات استراتژیک را این گونه تعریف می نماید: استفاده خلاق از سیستم های اطلاعاتی در راستای پشتیبانی از استراتژی های رقابتی شرکت با هدف رسیدن به رقبای تجاری و یا کسب برتری در مقابل آن ها(الهی، درسی سیستم های اطلاعات استراتژیک). بطور کلی می توان گفت هر سیستم اطلاعاتی(دستی یا کامپیوتری) که بتواند موقعیت رقابتی سازمان را پشتیبانی کند یا به هر ترتیبی برای سازمان مزیت رقابتی ایجاد نماید می تواند یک سیستم اطلاعات استراتژیک باشد(گالیرز، ۱۹۹۴). ممکن است بعضی از سیستم های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات مورد استفاده سازمان قرار گیرند ولی برای آن مزیت رقابتی ایجاد نکنند. بنابراین این سیستم های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات جزء سیستم های اطلاعات استراتژیک نمی باشند. برای این که یک تعریف عملیاتی تری از سیستم های اطلاعات استراتژیک داشته باشیم، بایستی آن را این چنین تعریف کنیم که سیستم های اطلاعات استراتژیک عبارت است از: توسعه و بهبود جریان اطلاعاتی برای فرایند تصمیم گیری و حمایت از موقعیت رقابتی سازمان که فرایند تصمیم گیری خود شامل: ۱- شناسایی و درک مساله(آگاهی) ۲- ایجاد راهکار برای حل مساله(طراحی) ۳- انتخاب راه حل مناسب برای حل مساله(انتخاب). هم چنین پشتیبانی از موقعیت رقابتی سازمان شامل: ۱- شناسایی نقاط قوت و ضعف داخلی و فرصت و تهدیدات بیرونی ۲- توسعه و بهبود برنامه ها در سطح استراتژیک و عملیاتی ۳- مدیریت عملکرد سازمان.
۲-۱-۹-۳ اهمیت معماری برای سیستم های اطلاعات استراتژیک
به دلیل اهمیت انعطاف پذیری سازمان ها در برابر فشارهای بیرونی نظیر تغییر ماهیت کسب و کار، تغییر مأموریت ها و ساختارهای سازمانی و تغییرات سریع تکنولوژی نیاز به یک چارچوب و راهنمای مناسب برای طراحی و پیاده سازی سیستم های اطلاعات استراتژیک منعطف که حداکثر سازگاری را با شرایط ذکر شده داشته باشد ضروری بنظر می رسد(زاچمن، ۱۹۹۹). به طور خلاصه می توان لزوم معماری سیستم های اطلاعات استراتژیک را در ظهور سازمان های بزرگ، نیاز به طراحی و توسعه سیستم های اطلاعاتی پیچیده، ظهور سیستم های اطلاعاتی به منظور خاص و انعطاف پذیری سیستم های اطلاعات استراتژیک در برابر فشارهای بیرونی وارده بر سازمان که ناشی از تغییر و تحولات در شیوه کسب و کار، رقبا، عرضه کنندگان، مشتریان و بطور کلی تمامی تأثیرگذاران بر سازمان و تغییرات سریع فناوری اطلاعات ارزیابی کرد.
۲-۱-۹-۴ فرایند تهیه معماری سیستم های اطلاعات استراتژیک
برای این که بتوانیم اجزاء، ارتباط بین اجزاء و رویه های حاکم بر توسعه و تکامل اجزاء یک سیستم اطلاعات استراتژیک را در گذر زمان بدست آوریم ما فرایندی را پیشنهاد می کنیم که ورودی های آن برنامه ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات، برنامه ریزی سیستم های اطلاعات استراتژیک و نوع پشتیبانی مورد نیاز از سیستم های اطلاعات استراتژیک می باشد. بنابراین برای تهیه معماری سیستم اطلاعات استراتژیک بایستی گام های زیر را اجرا نمود:
۱- تهیه برنامه استراتژیک فناوری اطلاعات
۲- تهیه برنامه سیستم های اطلاعات استراتژیک
۳- تعیین نوع پشتیبانی سیستم های اطلاعات استراتژیک
تهیه برنامه استراتژیک فناوری اطلاعات: سازمان ها برای استفاده از مزیت های فناوری اطلاعات نیازمند یک برنامه استراتژیک برای آن هستند که معمولا خروجی این برنامه استراتژیک تعریف یک سری پروژه جهت برطرف کردن شکاف بین وضعیت موجود و وضعیت مطلوب استفاده از فناوری اطلاعات و در نهایت معماری فناوری اطلاعات مورد استفاده برای سازمان می باشد. (http://www.dhfs.state.wi.us/aboutdhfs/ITPlan/index.htm). معماری فناوری اطلاعات یا زیرساخت ها(سطوح بنیادین) کلیه اجزاء شامل نرم افزار های کاربردی رده های مختلف مدیریتی) مدیریت عملیاتی و کنترل، مدیریت میانی و کنترل و مدیریت استراتژیک) و نرم افزارهای کاربردی عملیات ها و کارکردهای مختلف نظیر بازاریابی، تحقیق و توسعه، تولید و توزیع می باشد. به علاوه معماری اطلاعات مقوله های زیرساختی(اعم از پایگاه های داده ها، نرم افزارهای پشتیبانی، شبکه لازم برای اتصال نرم افزارهای کاربردی و …) را در خود جای می دهد. در واقع با داشتن برنامه استراتژیک فناوری اطلاعات، آن بخش از فناوری اطلاعات که برای سازمان مورد نیاز است، مشخص می شود(گوتسچالک[۶]،۱۹۹۹). بنابراین با داشتن خروجی های این برنامه می توان یک سری از اجزای سیستم های اطلاعات استراتژیک جهت پشتیبانی از موقعیت رقابتی و ایجاد مزیت رقابتی برای سازمان را مشخص نمود. این اجزاء همان اجزای معماری فناوری اطلاعات است، با این تفاوت که اجزای معماری سیستم های اطلاعات استراتژیک تنها بخشی از اجزای معماری فناوری اطلاعات را در بر می گیرد که جنبه استراتژیک دارند و در راستای پشتیبانی از استراتژی های رقابتی سازمان و ایجاد مزیت رقابتی با هدف رسیدن به رقبای تجاری و یا کسب برتری در مقابل آن ها است. به عبارت دیگر معماری فناوری اطلاعات که از نتیجه برنامه ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات بدست می آید هم دربرگیرنده اجزاء استراتژیک و هم در برگیرنده اجزایی برای انجام فعالیت های غیراستراتژیک و عملیات روزمره سازمان است(همان، ۱۹۹۹).
۲-۱-۹-۵ برنامه ریزی سیستم های اطلاعات استراتژیک
برنامه ریزی سیستم های اطلاعات استراتژیک فرایندی است که از طریق آن سازمان چارچوبی از برنامه های کاربردی مبتنی بر کامپیوتر را تعیین می کند تا این مجموعه از سیستم ها بتواند برای دستیابی به اهداف استراتژیک سازمانی کمک نماید. فرایند برنامه ریزی سیستم های اطلاعات استراتژیک مشتمل برتعدادی فعالیت به هم پیوسته است(نیوکیرک[۷]،۲۰۰۳). خروجی اصلی فرایند برنامه ریزی سیستم های اطلاعات استراتژیک مجموعه ای مشخص از سیستم های اطلاعاتی است که می تواند به سازمان در انجام فعالیت های تجاری و دستیابی به به اهداف استراتژیک کمک نماید. بنابراین سازمان ها این برنامه را با هدف تشخیص با ارزش ترین سیستم های اطلاعاتی انجام داده و به دنبال برنامه های کاربردی و سیستم هایی هستند که نتیجه ای در پشتیبانی از موقعیت رقابتی و ایجاد مزیت رقابتی آن ها داشته باشد. خروجی برنامه ریزی سیستم های اطلاعات استراتژیک تعریف یک سری برنامه ها جهت استفاده از سیستم های اطلاعاتی و هم چنین کنترل مستمر و برنامه ریزی شده برای توسعه و بهبود این سیستم ها در جهت پشتیبانی از موقعیت رقابتی وایجاد مزیت رقابتی برای سازمان می باشد. برنامه ریزان بایستی تغییرات روش های مدیریتی و موقعیت رقابتی را درون فرایند برنامه ریزی قرار دهند تا از این طریق رویه های حاکم بر توسعه و بهبود این سیستم ها معین شود. این کار باعث می شود تا مجموعه سیستم های اطلاعات استراتژیک در برابر تغییرات منعطف باشند و از پیچیدگی های ناشی از توسعه های نا منظم جلوگیری شود(همان، ۲۰۰۳).
۲-۱-۹-۶ پشتیبانی از موقعیت رقابتی سازمان
اهداف ابتدایی و اولیه مدیران استراتژیک حداکثر کردن ارزش قابل تحویل به تمامی ذیعنفعان سازمان می باشد. این اهداف بوسیله برقراری و نگهداری یک چشم اندار واحد و استراتژی جهت دار تکمیل می شوند(لوفتمن[۸]،۱۹۹۳). مزیت های رقابتی بایستی شناسایی و از آن ها در جهت رشد و ارتقاء سازمان استفاده شود. برای حمایت از موقعیت رقابتی سازمان بایستی فعالیت های استراتژیکی انجام شود مانند: ۱- شناسایی نقاط قوت و ضعف داخلی و فرصت و تهدیدات بیرونی ۲- توسعه و بهبود برنامه ها در سطح استراتژیک و عملیاتی ۳- مدیریت عملکرد سازمان(سن[۹]،۱۹۹۲). سیستم های اطلاعات استراتژیک برای حمایت از موقعیت رقابتی بایستی این عملیات و فرایند را پشتیبانی کند تا بتواند ارزش مناسب را برای ذینفعان مهیا نماید. یک سیستم اطلاعات استراتژیک بایستی در قالب یک شکل قابل استفاده به وسیله متصدی این فرایند قرار گیرد(اطلاعات بایستی کامل، درست و به موقع باشند) و هم چنین اطلاعات بایستی سریع وآسان مکان یابی شوند. هدف از اجرای یک پروژه سیستم های اطلاعات استراتژیک در یک سازمان چابک می تواند توسعه و کاربرد فرایندها و اطلاعات زیربنایی برای هوشیاری موقعیتی، تصمیم گیری، برنامه ریزی و مدیریت عملکرد(با تاکید بر ارتباطات) باشد(گلدمن[۱۰]،۱۹۹۵).
۲-۱-۹-۷ سیستم های اطلاعاتی منابع انسانی
نیروی انسانی را باید به عنوان مهم ترین سرمایه یک سازمان دانست که نقش کلیدی و مهمی در دستیابی سازمان به اهدافش دارد. امروزه سازمان ها هزینه های بالایی جهت جذب و نگهداری منابع انسانی صرف می کنند تا در عرصه رقابت از سایر رقیبان عقب نمانند. در عصر حاضر، به دلیل وجود رقابت بین سازمان ها و شرکت ها در جهت کسب منافع بیشتر، تسلط بر منابع موجود اهمیت ویژه ای یافته است. سازمان ها اگر دارای بهترین تکنولوژی بوده و از بهترین امکانات بهره مند باشند ولی از نیروی انسانی متخصص و کارآمد برخوردار نباشند و یا توانایی استفاده درست و کارآمد از نیروهای موجود را نداشته باشند قادر نیستند بر محیط اثر گذاشته و در عرصه رقابت موفق عمل کنند. نیروی انسانی این توانایی را دارد که سایر منابع را پردازش کرده و خدمات و کالاهایی را پدید آورد که سازمان به خاطر آن تاسیس شده است(صائبی،۱۳۷۸). یکی از مهم ترین وظایف مدیریت منابع انسانی برنامه ریزی نیروی انسانی است. مدیریت منابع انسانی از طریق برنامه ریزی کارآمد و اثربخش می تواند حجم و ترکیب نیروی انسانی موردنیاز برای آینده را فراهم ساخته و یا توانائی های نیروهای موجود را ارتقا بخشد. از این رو برای تداوم موجودیت سازمان و حصول به اهداف آن برنامه ریزی نیروی انسانی باید از اولویت بالایی برخوردار باشد. باید توجه داشت برنامه ریزی موثر و کارآمد نیروی انسانی و اصولاً هر نوع برنامه ریزی به اطلاعات، به خصوص اطلاعات پردازش شده نیاز دارد. امروزه یکی از مشکلات، عدم بکارگیری سیستم اطلاعات مناسب است. سیستم های اطلاعات مدیریت، توانایی پردازش اطلاعاتی در زمینه های جمعیت شناسی، آموزش، اشتغال و هم چنین عوامل موثر بر عرضه و تقاضای نیــــروی کار دارند که در نهایت در زمینه برنامه ریزی نیروی انسانی کاربرد فراوانی خواهند داشت. با تــــوجه به اهمیت اطلاعات در امر برنامه ریزی نیروی انسانی، اطلاعات را باید یکی از منابع مهم سازمان دانست. ایجاد و بکارگیری سیستم های اطلاعات مدیریت منابع انسانی را باید از اولویت های هر سازمان برشمرد که نسبت بــــه اجرای آن باید اقدام کرد. برنامه ریزی نیروی انسانی برپایه بکارگیری سیستم های اطلاعات مدیریت در کمک به اتخاذ تصمیم هــــای مربوط به منابع انسانی پی ریزی می شود(ابطحی، ۱۳۷۷).
عکس مرتبط با منابع انسانی
۲-۱-۹-۸ سیستم های اطلاعات منابع انسانی
مشخص ساختن سیستم اطلاعاتی منابع انسانی نخستین و مهم ترین گام رهیافت موفقیت آمیز مدیریت نیروی انسانی است(بنیسون، برنامه ریزی نیروی انسانی). به عقیده مالکلم بنیسون اطلاعات را باید به منزله کلید استراتژی در برنامه ریزی نیروی انسانی دانست. موجودی نیروی انسانی، تقاضا و عرضه آن در آینده را می توان به وسیله سیستم اطلاعات منابع انسانی تعیین کرد. باید توجه داشت که هدف سیستم های اطلاعات منابع انسانی برنامه ریزی برای سازمان نیست، بلکه سازمان و مدیریت را در برنامه ریزی نیروی انسانی کمک می کنند.
تعاریفی برای سیستم های اطلاعاتی بیان شده که تعدادی از آن ها به شرح زیر هستند:
۱- سیستم اطلاعات منابع انسانی عبارت است از یک روش سازمان یافته جمع آوری، نگهداری و ارائه اطلاعات به مدیران به منظور تصمیم گیری در امور چهارگانه مدیریت منابع انسانی. چنین سیستمی باید دارای مشخصات زیر باشد:
الف- اطلاعات به روز باشد و به موقع در اختیار استفاده کننده قرار گیرد؛
ب- اطلاعات صحیح و دقیق باشد؛
پ- اطلاعات مربوط و مورد نیاز مدیران باشد؛
ت- کلیه اطلاعات مورد نیاز برای هر نوع تصمیم گیری به طور سریع در اختیار قرار گیرد(میرسپاسی،۱۳۷۴).
۲- منظور از سیستم اطلاعات منابع انسانی، استفاده از روشی منظم و سازمان یافته برای کسب اطلاعاتی است که تصمیم گیری عقلایی درباره منابع انسانی را در سازمان امکان پذیر می سازد. این اطلاعات باید به روز، صحیح، دقیق، کوتاه و مختصر، مربوط و مناسب، کامل و بهنگام باشد(سعادت،۱۳۸۸).
۳- سیستم اطلاعــات منابع انسانی به مجموعه ای از داده های منظم، قابل اتکا و معتبر عنوان می شود که برای برنامه ریزی نیروی انسانی به کار می رود.
۴- سیستم اطلاعات منابع انسانی به یک نظام اطلاعاتی رایانه ای معمولی نامیده می شود که در مدیریت امور کارکنان و منابع انسانی به کار برده می شود. هر نظام اطلاعاتی منابع انسانی به طور منطقی یک سیاهه از شغل ها و مهارت های موجود در سازمان است. سیستم اطلاعات منابع انسانی مجموعه ای از ابزارهای مدیریت است که مدیران را توانا می سازد تا برای بهره گیری از منابع انسانی سازمان هدف هایی برپا دارند و میزان کامیابی در رسیدن به این هدف ها را تعیین کنند. درمورد برنامه ریزی نیروی انسانی اشاره شد که برنامه ریزی نیروی انسانی در حقیقت یک فرایند استراتژیک است، سیستم های اطلاعاتی مدیریت نیز در سازمان از اهمیت استراتژیک برخوردارند و آن را باید به عنوان یک مقوله استراتژیک در نظر گرفت.
۲-۱-۹-۹ طراحی سیستم اطلاعات منابع انسانی
پیاده کردن یک نظام اطلاعات تنها با خرید سخت افزارها و نرم افزارها پایان نمی یابد. این کار شامل دگرگونی در کارها، مهارت ها، مدیریت و سازمان نیز می گردد. بنا به فلسفه فنی- اجتماعی بدون رویکرد به کاربران، نمی توان یک نظام نوین اطلاعات برپا ساخت. دیــــدگاه فنی- اجتماعی خاطر نشان می کند که بر پاکنندگان نظام های نوین هر دو مسئولیت فنی و اجتماعی را به عهده دارند(لاودن، مدیریت امور کارکنان و منابع انسانی). هم چنین تکنولوژی، محیط، اندازه یا بزرگی سازمان تعیین کننده نوع سیستم اطلاعاتی و شیوه پــــردازش آن ها در سازمان می باشند(ال دفت،۱۳۷۴). طراحی و راه اندازی یک سیستم اطلاعاتی منابع انسانی را می توان در ۵ مرحله انجام داد.
تصویر درباره جامعه شناسی و علوم اجتماعی
مرحله اول: مطالعه و شناخت سیستم فعلی: اولین مرحله در طراحی یک سیستم اطلاعاتی بررسی وضعیت سیستم اطلاعات موجود در سازمان است و درصورت عدم وجود یک سیستم اطلاعاتی رسمی در سازمان، ضروری است که هر سیستم دیگر موجود شناسایی گردد. هدف از بررسی سیستم اطلاعاتی فعلی پاسخ به سوالاتی از این قبیل است:
– حجم اطلاعاتی که سیستم فعلی می تواند آن را پردازش کند چقدر است؟
– کیفیت اطلاعات در چه حدی است؟
– چه نوع اطلاعاتی موردنیاز است؟
– اطلاعات از چه منابعی به دست می آید؟
هم چنین مطالعه سیستم اطلاعات موجود باید برای ما روشن سازد که آیا سیستم اطلاعات مرکزی وجود دارد یا این که هر قسمتی به طور مستقل اطلاعات موردنیاز خود را پردازش می کند.
مرحله دوم: تعیین اولویت های اطلاعاتی: همه اطلاعات به یک اندازه دارای ارزش و اهمیت نیست. فقدان برخی از اطلاعات می تواند موجب ناکامی در برنامه ها شود. بنابراین، سیستم های اطلاعاتی باید طوری طراحی گردد که اولاً اطلاعـــات ضروری و مهم برای تصمیم گیــــری را تهیه کند و در اختیار تصمیم گیرندگان قرار دهد و سپس در صورت لزوم و به صرفه بودن از نظر وقت و هزینه، اطلاعات کم اهمیت را در اختیار بگذارد. مدیران علاوه بر شناخت سیستم ها نیاز به شناخت سازمان و عوامل آن خواهند داشت. از این رو شناخت کل سازمان برای آن ها ضروری است. درک نظام همراه با شناخت سازمان دست مایه گزینش شکل ویژه و مناسب نظام اطلاعات برای سازمان می شود که بدان معماری نظام اطلاعاتINFORMATION SYSTEM ARCHITECTURE عنوان می دهند که می توان آن را ترکیبی از اطلاعات و مدیریت دانست(لاودن). اولویت هایی که می توان برای سیستم اطلاعـــاتی منابع انسانی در زمینه برنامه ریزی نیروی انسانی درنظر گرفت شامل: اطلاعاتی در زمینه جمعیت و نیروی کار، روندها و دگرگونی های اقتصادی و اجتماعی و قوانین و مقررات و فعالیت های دولت به انضمام مسایل مربوط به عرضه و تقاضای نیروی انسانی است.
مرحله سوم: طراحی سیستم اطلاعاتی جدید: در این مرحله طراحی و پیشنهاد سیستم اطلاعاتی جدید انجام می شود. سیستم جدید باید جوابگوی تمام نیازهای اطلاعاتی سازمان درمورد منابع انسانی باشد. یکی از مشخصات چنین سیستمی ورودی های متعدد و زیاد است. انواع اطلاعات خام از منابع و مراکز مختلف از طریق این ورودی ها به سیستم وارد، بعد از پردازش به صورت اطلاعات طبقه بندی شده و گزارش هـــــا در یک جا متمرکز و برای برنامه ریزی نیروی انسانی و سایر برنامه ریزی ها در اختیار مــــــدیران سطوح مختلف و تصمیم گیرندگان قرار می گیرد. مهم ترین ویژگی چنین سیستمی ادغام و یک کاسه کردن تمام اطلاعات مربوط به نیروی انسانی است. باید توجه داشت وجود اطلاعات بی حد و حصر یا انفجار اطلاعات خود عاملی در جهت عدم کارایی سازمان ممکن است تبدیل شود. بنابرایــن، ویژگی های یک طراحی مناسب سیستم های اطلاعاتی مدیریت منابع انسانی جهت برنامه ریزی عبارت است از(زاهدی،۱۳۷۸):
۱- در دسترس بودن(ACCESS ABILITY)، یعنی امکان دستیابی به اطلاعات از راه های ساده و با زبان های طبیعی؛
۲- به هنگام بودن(TIME LINESS)، یعنی امکان دریافت اطلاعات در زمان مناسب به گونه ای که فرصت اقدام از دست نرفته باشد؛
۳- دقیق بودن(ACCURACY)، یعنی گزارش ها باید درحد امکان بدون خطا یا اشتباه باشد؛
۴- مرتبط بودن(RELEVANCE)، یعنی اطلاعــات حاوی جزئیات کسل کننده و حاشیه های نامربوط نباشد؛
۵- قابلیت کاربرد(USABILITY)، یعنی شکل خروجی با چگونگی شناخت، اولویت ها و مطلوبیت های کاربران تطابق داشته باشد.
نکته ای دیگر که در طراحی سیستم اطلاعاتی باید مدنظر قرار داد این ست که در عصر اطلاعات ارزش افزوده از طریق تبدیل اطلاعات به دانش و هم چنین سرعت انتقال آن حاصل می شود. بنابراین، اگر شبکه اطلاعات سرعت کافی نداشتــــه باشد ارزش سیستمی که طراحی می شود صفر خواهدبود(رضائیان،۱۳۷۷). در طراحی سیستم جــدید همراهی و مشارکت کارکنان می تواند در جهت افزایش کارایی و کاهش تنش، اثرات مثبتی در سازمان برجای گذارد. در مورد انتخاب و طراحی سیستم جدید، مدیران باید آن را برای مدت زمان کوتاهی، به کار گیرند که این مرحله را در اصطلاح نصب آزمایشی گویند. سپس بر ارزیابی نتایج بپردازند و در صورت مثبت بودن نتایج، نصب موقت به نصب دایم تبدیل کنند و در غیر این صورت از ادامه فعالیت سیستم جلوگیری به عمل آورند. در صورت عدم رضایت سیستم طراحی شده باید مجدداً از مرحله اول فرایند را آغاز کنیم تا با رفع معایب و مشکلات سیستم موردنظر را به اجرا درآوریم.
مرحله چهارم: انتخاب و نصب کامپیوتر(در صورت لزوم): در صورتی که سرعت عمل، دقت و صحت یک سیستم دسته اطلاع رسانی قابل قبول نباشد و نتواند نیازهای اطلاعاتی سازمان را رفع کند لازم است از کامپیوتر استفاده شود. هم چنین باید توجه داشت کامپیوتر را مطابق سیستم اطلاعاتی انتخاب کرد نه برعکس. در مورد سیستم هایی نیز که از کامپیوتر استفاده می کنند، ارتقا سیستم ها و بکارگیری سخت افزار و نرم افزار جدید با توجه به دگرگونی محیط و تغییرات مستمر ضروری است. هم چنین با توجه به تغییرات سریع در صنایع کامپیوتر و سخت افزارهای مربوط به آن سیستم باید توانایی روزآمد شدن همگام با تغییرات جدید را نیز داشته باشد(کنت سی و پریس، ۱۳۷۷).
مرحله پنجم: حفظ کیفیت سیستم اطلاع رسانی: کیفیت اطلاعـاتی که از سیستم موجود بیرون می آید به کیفیت داده هایی که وارد سیستم شده است بستگی دارد. بنابراین، تمام قسمت ها باید بتوانند اطلاعات مهم را از اطلاعات بی ارزش تشخیص دهند و با ارسال اطلاعات مفید و هم چنین فرستادن گزارش های صحیح، دقیق و به موقع کیفیت سیستم اطلاعاتی منابع انسانی را بهبود بخشد. منظور از کیفیت اطلاعات این است که مدیران باید بین بایدها و هست های گزارش شده مقایسه ای انجام دهند. اطلاعات دقیق تر، کیفیت بالاتری را برای مدیران و امنیت بیشتر را به وجود می آورند. در عیــــن حال هزینه بیشتری را نیز موجب می شود(همان،۱۳۷۷). در صورت تداوم کاربرد سیستم، مدیران باید به منظور نکات ایمنی و حفاظتی، برنامه منسجم و جامع تعمیر و نگهداری را تهیه و تدوین کنند تا درصورت بروز هرگونه مشکلی با رفع سریع آن، سلامت را به سیستم بازگردانند.