۴- فراهم ساختن امنیت اطلاعات و ارتباطات
وقتی صحبت از زیرساخت ارتباطی و اطلاعاتی سازمان به میان می‌آید، بی‌درنگ مهمترین موضوعی که به ذهن خطور می‌کند مساله چگونگی امنیت اطلاعات و ارتباطات سازمان است. یک ساختار ارتباطی هرچقدر هم که پیشرفته باشد، اگر امن نباشد، فلسفه اصلی به‌کارگیری فناوری اطلاعات در سازمان را زیر سوال می‌برد و همه کارکردهای مثبت آن را به خطر می‌اندازد. مدیر فناوری اطلاعات در سازمان باید متوجه باشد که اگر به موازات تسهیل روند گردش اطلاعات در سازمان فکری به حال افزایش امنیت بستر اطلاعاتی نکند، افزایش میزان تبادل اطلاعات عملا به معنی به خطرانداختنِ هرچه بیشتر دانش، تجربه، سرمایه معنوی و از همه مهمتر اسرار محرمانه سازمان است که گاه ارزش اقتصادی یا راهبردی فراوان دارد. (الوانی، ۱۳۸۲: ۴۵)
نتیجه تصویری درباره فناوری اطلاعات
۵- مدیریت دانش
از آنجا که امروزه اطلاعات، یکی از اَشکال اصلی و مهم سرمایه در سازمان‌های مترقی محسوب می‌شود، می‌توان پیش‌بینی کرد که آن‌دسته از سازمان‌ها که خود را نیازمند بهره‌گیری از توان یک مدیر ارشد اطلاعات در مجموعه کادر مدیریت سازمان می‌بینند، لابد به سطحی از پیشرفت در استفاده از فناوری اطلاعات رسیده‌اند که دانش و اطلاعات ذخیره‌شده در سازمان، به کالایی گرانبها در میان انواع سرمایه ها و داشته‌های سازمان تبدیل شده است. مدیریت دانش یا Knowledge Management در واقع یک مدیریت استراتژیک است. همان‌طور که کنترل سرمایه‌های مالی سازمان یکی از حساسترین و راهبردی‌ترین پایه‌های مدیریت آن است، برای سازمانی که از روش‌های دانش‌بر در کسب‌وکار خود استفاده می‌کند نیز کنترل سرمایه‌های اطلاعاتی سازمان بسیار مهم و کلیدی است. بدون شک این مورد یک از مهمترین مسئولیت‌های یک CIO است. (الوانی، ۱۳۸۲: ۴۶)
۶- مدیریت محتوا
یکی دیگر از وظایف مهم CIO که ارتباط تنگاتنگی با امور اطلاعاتی روزمره سازمان دارد، نحوه مدیریت محتوا یا Content Management است. در اینجا منظور از محتوا چیزی جز همان داده‌ها و اطلاعات با ارزشی که بر بستر ارتباطی سازمان جاری است نمی‌باشد. بهترین تعبیری که از مفهوم مدیریت محتوا در یک سازمان می‌توان ارائه کرد همان است که اصطلاحا Digital Workflow یا چرخه دیجیتالی امور اطلاعاتی سازمان نامیده می‌شود. این چرخه ممکن است فقط محدود به آن‌دسته از اطلاعات که در کالبد سیستم‌های کامپیوتری تولید و پردازش می‌شوند باشد، یا به تدریج تمام چرخه‌های غیر دیجیتالی بروکراسی سازمان را نیز دربرگیرد و آنها را هم شامل شود. (الوانی، ۱۳۸۲: ۴۶)
۷- بودجه ‌بندی
مدیریت اطلاعات و فناوری اطلاعات در یک سازمان کار بسیار حساس و ظریفی است.CIO باید همواره به خاطر داشته باشد که فناوری اطلاعات آمده است که تا چرخه امور در کسب‌وکار سازمان را تسهیل کند. اگر قرار باشد به‌کارگیری فناوری اطلاعات هزینه‌های سازمان را افزایش دهد و بهره‌وری اندکی ایجاد کند، با توجه به پیچیدگی‌های فنیIT و نیاز مبرم آن به نیروی متخصص ماهر، در مجموع کسب‌وکار سازمان به جای حرکت به سمت چابکی و کارآمدی، به سمت کاهش بازده و پیچیدگی بیشتر حرکت خواهد کرد. در چنین شرایطی ممکن است مدیریت سازمان از پیاده‌سازی فناوری اطلاعات در مقیاس عمده صرف‌نظر کند.
هنرCIO این‌است که یک برنامه زمانی قابل دفاع از نحوه هزینه شدن بودجه اختصاص یافته به توسعه کاربری فناوری اطلاعات در سازمان ارائه نماید. به گونه‌ای که دیگر مدیران سازمان به تدریج آثار مثبت به‌کارگیری فناوری اطلاعات را احساس کنند. (الوانی، ۱۳۸۲: ۴۷)
۸- مدیریت پروژه
گاهی اوقات انجام ماموریت‌های محوله به واحد IT سازمان مستلزم به انجام‌رساندن پروژه‌های ویژه کوچک و بزرگی است که فراتر از امور روزمره و عادی این واحد هستند. در چنین مواقعی کنترل روند آغاز و پایان پروژه بسیار حیاتی است. پروژه‌های مرتبط با فناوری اطلاعات، حتی پروژه‌های کوچک، نوعاً دارای سطحی از پیچیدگی و ظرافت هستند که اگر پیش‌بینی نشوند، انجام این پروژه‌ها نهایتا حاصلی جز صرف هزینه‌های زیاد و بازده اندک نخواهند داشت. زمان‌بندی انجام پروژه‌های مشابه نیز از یک سازمان به سازمان دیگر تفاوت دارد. (الوانی، ۱۳۸۲: ۴۷)
زیرا سیستم کسب‌وکار، زیرساخت اطلاعاتی و میزان تخصص و دانش نیروی انسانی در سازمان‌ها متفاوتند. مدیران باتجربه‌تر می‌توانند با توجه به وضعیت کنونی سازمان و نوع ماموریت و کسب‌وکار سازمان، پیش‌بینی کنند که یک پروژه مشخص چقدر زمان‌ می‌برد و به چه پیش‌نیازهایی وابسته است. در واقع هنگامی که پای اجرای یکی از این پروژه‌ها به میان می‌آید، هیچ‌کس بهتر از CIO ‌قادر به تصمیم‌گیری صحیح در این زمینه نیست و از همین رو مدیریت و کنترل پروژه هایIT بر عهده اوست. (الوانی، ۱۳۸۲: ۴۷)
۹- ارتباط با سایر مدیران
واحدIT سازمان یک واحد مجزا نیست. فعالیت روزانه آن با اوضاع و احوال و نیازها و مشکلات سایر بخش‌های سازمان گره خورده است. در چنین شرایطی کاملا بدیهی به نظر می‌رسد که تعامل با مدیران سایر بخش‌های سازمان را جزو وظایف روزمره CIO بدانیم. حتی گاهی اوقات این تعامل نقش استراتژیک و حساسی پیدا می‌کند. (الوانی، ۱۳۸۲: ۴۸)
مثلا در برخی سازمان‌های بسیار بزرگ (مانند شرکت‌های خودروسازی) مدیران دیگری نیز وجود دارند که بر حسن به‌کارگیری و مدیریت دیگر فناوری‌های مورد نیاز سازمان نظارت کنند. گاهی اوقات از اصطلاح CTO یا مدیر ارشد فناوری برای این منظور استفاده می‌شود. (الوانی، ۱۳۸۲: ۴۷)
در این گونه موارد، استفاده از فناوری پیشرفته فقط محدود به فناوری اطلاعات نیست بلکه فناوری‌های دیگری را نیز دربرمی‌گیرد. حتی در بعضی سازمان‌های ممکن است CIO تحت مدیریت CTO که به نوبه خود بر عملکرد تمام جنبه‌های فناورانه در سازمان نظارت می‌کند، عمل نماید. (الوانی، ۱۳۸۲: ۴۸)
به هرحال ساختار مدیریتی سازمان هرچه که باشد، مدیر ارشد اطلاعات معمولا یکی از آن‌دسته مدیرانی است که بنا به ماهیت کار و مسئولیتش نیاز فراوانی به تعامل با دیگر مسوولین سازمان دارد. این تعامل آنقدر مهم است که فراتر از یک نیاز بلکه جزو مسئولیت‌های اصلی او به شمار می‌رود. (الوانی، ۱۳۸۲: ۴۸)
۱۰- مدیریت استراتژیک
نهایتاً باید بر این نکته مهم تاکید کرد که مدیریت فناوری اطلاعات یا به تعبیر دیگر، مدیریت اطلاعات سازمان یک مدیریت استراتژیک است. معنای این حرف آن است که ممکن است موقعیت‌های حساس و سرنوشت‌سازی برای راهبری فناوری اطلاعات در سازمان پدید آید که نیازمند تصمیم‌‌سازی‌ها و تصمیم‌گیری‌های به موقع و موثر باشد. (warkentin,2011;20)
این ویژگی ناشی از ماهیت پویا و سیال فناوری اطلاعات و صنعت کامپیوتر است. این صنعت خیلی سریع تغییر می‌کند و مدیریت مسائل مرتبط با آن، حتی در گستره کوچکی مثل یک سازمان (در مقایسه با گستره کلان جامعه) کندی و رخوت را برنمی‌تابد. تصمیمات باید سریع و موثر اتخاذ شوند. تصمیم‌های دیرهنگام و یا اشتباه ممکن است عواقب جبران‌ناپذیری درپی‌داشته باشد. متاسفانه هیچ‌کس نمی‌تواند در چنین مواقعی به مدیر ارشد اطلاعات بگوید که کدام تصمیم درست خواهد بود. این وظیفه اوست که با شناختی که از واقعیت‌های صنعت فناوری اطلاعات و مختصات کسب‌ وکار سازمان مطبوعش دارد، تصمیم درست و به هنگام را اتخاذ کند و برانجام آن پافشاری نماید. (warkentin,2011;20)

 

برای دانلود متن کامل پایان نامه به سایت 40y.ir مراجعه نمایید.

۲-۵- ویژگی مدیران فناوری اطلاعات

اکنون پس ازآشنایی بامسئولیتهای مدیران فناوری اطلاعات،لازمست قبل ازانتخاب مدیران ارشدفناوری، باویژگیهایی که یک مدیردر این زمینه بایست از آن برخوردارباشد بخوبی آشنا شویم:

 

 

ویژگی اول: توانایی استخدام، پرورش و نگهداری بهترین متخصصان IT.

ویژگی دوم: دانش و تجربه تخصصی ازحداقل یک صنعت خاص.

برای یکcio، افزون بر بینش کلی مدیریتی، داشتن تخصص در یک زمینه خاص کاری ، بسیار ضروری است. این گونه تخصص های عمومی و خصوصی باعث می شود که CIO بتواند در زمینه های جدید کاری با توجه به ایده های قبلی خود، به ایده های جدید دست یابد و بتواند وظایف جدید خود را به بهترین شکل ممکن انجام دهد. (سعیدی، ۱۳۸۲: ۱۲)

 

 

ویژگی سوم: واقع بینی ومسئولیت پذیری

از دیدگاه مدیریت ارشد سازمان و دیگر همتایانش، بزرگترین نقص مدیران فناوری اطلاعات نداشتن درک صحیح از ماهیت اهداف استراتژیک سازمان خود ومسئولیت پذیری مربوطه است، CIOهایی که اهل روبرویی باچالشها و تلاش درجهت رفع آن نیستندویا توانایی گسترش دانش خود را در صنعتی که با آن درگیر هستند، ندارند و یا نمی توانند خط مشی های کسب وکار شرکت، مدل عملیاتی، اهداف کسب ارزش، چگونگی ارائه خدمات را به درستی درک کنند، از آنجا که در خلق” ارزش” برای سازمان خود ناتوان هستند. محکوم به شسکت می شوند. (سعیدی، ۱۳۸۲: ۱۲)
همچنین،آشنایی پایه ای با هنجارهاواصول مدیریت فرهنگی ، مدیریت مالی، مدیریت زنجیره ای عرضه (Supply Chain Management, SCM) بازاریابی، فروش و کانال های توزیع سنتی وآن لاین خدمات، از ملزومات موفقیت مدیران ارشد به شمار می رود.

 

 

ویژگی چهارم: مهارت های مدیریتی.

توانایی مدیریت کارکنان، پروژه ها، منابع، بودجه ها، فروشندگان وتفاهم بادیگر شرکای کاری یک ضرورت است. توانایی تعیین اولویت ها، در زمان تعیین شده و منطبق با منابع، از ویژگی های حیاتی یک CIO توانمند است. (سعیدی، ۱۳۸۲: ۱۳)

 

 

ویژگی پنجم: مهارت های ارتباطی درون سازمانی

دانش تعامل وروحیه تحمل باسایرمدیران درون سازمان،ازنکات غیرقابل اجتناب درموفقیت یک مدیرارشدفناوری اطلاعات درارائه سیستم مطلوب به سازمان مربوطه است. (سعیدی، ۱۳۸۲: ۱۴)

 

 

ویژگی ششم: توانایی ها و مهارت های عالی روابط عمومی.

توانایی تشریح جزء به جزء و توضیح دقیق یک خط مشی، ارائه یک تفکر یا حتی یک حس، آن هم به شفافترین حالت ممکن، “باید” از مجموعه ویژگی های CIO است.

 

 

ویژگی هفتم: توانایی تحول و مدیریت تغییرات.

در دنیای جدید کسب وکار، از آن هنگام که تغییرپذیر کردن مدیران به جای جابجایی آنها بهترین را ایجاد تغییرات شناخته شد، این راه حل نه تنها درباره CIO ها، که برای تک تک کارکنان، اصلی ثابت شده. توانایی ایجاد تغییرات در فرایند عملیاتی و کسب و کار سازمانها از یک سو و ایجاد تغییرات در کارایی و رقابت پذیری سازمان از سوی دیگر، از دیگر صفاتی است که CIO ها نیز باید از آن برخوردار باشند. (سعیدی، ۱۳۸۲: ۱۵)

 

 

ویژگی هشتم: تخصص در اولویت بندی فناوری هایی که برای سازمان مزیت ایجاد می کنند.

این قابلیت از توانمندی های تخصصی برای گزینش یک CIO به شمار می رود.
جنبه های بسیار تخصصی فناوری که یک CIO باید به طور نسبی بر آنها تسلط داشته باشد عبارت است از: ERP (Enterprise Resource Planing):، زیر ساختهای وب (Web Infrastructure)، تجارت الکترونیک (E.commerce)، CRM(Customer Relationship Mnagement) پایگاه داده ها (Data warehouse) و غیره. (سعیدی، ۱۳۸۲: ۱۵)

 

 

ویژگی نهم: تجربه های بین المللی و جهانی.

این ویژگی ، تا حدودبیست سال پیش چندان به حساب نمیامد. به موازات رشد تمایل شرکتها در گوشه و کنار جهان به حضور در عرصه های بین المللی و فرامرزی و ارتباطات فرا ملیتی و همکاری های گسترده شرکت ها در سطح جهانی، از CIOهای رده بالا، انتظار می رود با فرهنگهای مختلف آشنایی داشته باشند و با احترام به رسم و سنت های فرامرزی، درانجام کسب و کار و ارتباطات کاری بین المللی توانا باشند. در بیشتر مواقع، دانش و تجربه درباره یک بازار خاص، یک زبان خارجی و آشنایی تخصصی با یک کشور، یک محدوده جغرافیایی و فرهنگ، از ویژگی های مهم یک CIO به شمار می رود. (سعیدی، ۱۳۸۲: ۱۷)

 

 

ویژگی دهم: CIO رهبری

(Leadership)
تمام صفات یک رهبری شایسته باید در مدیر انفورماتیک متجلی باشد. وسعت دید در زمینه کاری، انعطاف پذیری، شور و انرژی، الهام پذیری، هوش و ذکاوت، اعتماد به نفس، مثبت اندیشی، خلاقیت، هدفمندی، حامی بودن، یاری گری، آرمان گرایی، قابلیت رشد و ترقی، خطر پذیری، اعتماد پذیری و اطمینان بخشی و مشوق بودن و سایرمحسنات، همه از صفاتی است که یک رهبر باید داشته باشد. (سعیدی، ۱۳۸۲: ۱۸)
نتیجه تصویری برای موضوع هوش

 

۲-۶-راهبری فناوری اطلاعات در سازمان

راهبری فناوری اطلاعات (ITG) مسئولیت هیئت مدیره اجرایی است. راهبری فناوری اطلاعات یک بخش جدایی‌ناپذیر مدیریت سازمان، شامل راهبری و سازماندهی ساختارها و فرایندها است؛ تا اطمینان حاصل شود که فناوری اطلاعات سازمان، هدفها و استراتژی سازمان را پشتیبانی می‌کند و توسعه می‌دهد یا نه؟ (titah,2013:14)
تجربه‌های منفی مدیران از به کارگیری این فناوری، شامل از بین رفتن اعتبار، تأخیر در ارائه خدمات، عدم کارایی فرایندهای اصلی فناوری اطلاعات سازمان و شکست اولیه آن، سازمان را برآن داشت که راهبری فناوری اطلاعات را به کار گیرند و بنا به این دلایل بود که راهبری فناوری اطلاعات اهمیت پیدا کرد و در سازمانها به کار گرفته شد.
راهبری فناوری اطلاعات برای اطمینان یافتن از دستیابی عملکرد فناوری اطلاعات به هدفهای زیر به کار گرفته می‌شود:

 

 

هماهنگی فناوری اطلاعات با سازمان و تحقق مزایای وعده داده شده.

به کارگیری فناوری اطلاعات برای توانمند کردن سازمان برای استفاده از فرصتها و حداکثر کردن مزایا. (سعیدی، ۱۳۸۲: ۲۰)

به کارگیری منابع مربوط به فناوری اطلاعات به گونه‌ای مؤثر.

مدیریت مناسب ریسکهای مرتبط با فناوری اطلاعات.

راهبری فناوری اطلاعات معمولا در لایه‌های مختلف، باگزارش‌دهی سرپرستان به مدیران و مدیران به مدیران اجرایی و آنها نیز به هیئت مدیره، انحراف از هدفها را مشخص می‌کنند و در جهت رفع آنها اقدامات و دستورکارهای لازم با تأیید مدیریت انجام می‌شود. (titah,2013:14)

۲-۷-اهمیت راهبری فناوری اطلاعات

علت اینکه راهبری فناوری اطلاعات بسیار اهمیت دارد این است که اغلب، انتظارات با آنچه که در واقعیت رخ می‌دهد، منطبق نیستند، در نتیجه مدیریت روی موارد زیر باید انجام شود: