کلیات تحقیق

۱-۱)مقدمه

فناوریاطلاعات،کاربردعملیدانشوعلوممختلف درزمینهیچگونگیبرقراریارتباطسازمانهاومؤسساتبامحیطخارجیخودمی باشد. همچنیننحوهیاستفادهییکسازمانازاطلاعاتموجودبرایکسبموفقیت درزمینهیتحققاهدافخوداست[۱]براساستحقیقاتانجامشده،تأثیرمثبتفناوریاطلاعاتبرکاراییبهاثبات رسیدهاستامامسألهیمهمایناستکهبه کارگیری سیستمهایرایانهایجدیدبهتنهاییموجبکاهشهزینهوافزایشبازدهیسازمان نمیشود،بلکهافرادیکهبااینسیستمهاکارمیکنندونوعاستفادهیبه جاومناسبازاینسیستمهامیتوانددرروندتوسعهوپیشرفتنقشداشتهباشد . به عبارتدیگر،میزاناثرفناوریاطلاعاتبرکاراییو بستگیبهعواملیچونمیزان تحصیلاتومهارتکارکناندراستفادهازاینسیستمها را دارد.
درفصلاولشماییکلیازتحقیقارائهمیشود. بدینصورتکهابتداسئوالاتاصلیمطرحدرتحقیقدرقالببیانمسئلهمطرحشدهسپساهمیتوضرورتبحث،درخصوصموضوعتحقیقموردبررسیقرارگرفتهودرادامهاهدافمحققازانجاماینتحقیقبرشمردهخواهندشدوفرضیاتتحقیق ومدلتحلیلیبهطورکاملآوردهشدهودرپایاننیزپسازارائهتعاریفخاصمربوطبههریکازشاخصها،بهطورجداگانهعرضهخواهدشد.
درفصلدومادبیاتتحقیقومباحثمربوطبهروابطعمومی،تاریخچهوتوضیحاتیکلیدرمورد ابعادساختار،زمینهومحتواوشاخصهایآنهادادهشدودربخشبعدیپیشینهایازتحقیقاتداخلیوخارجیکهمرتبطباموضوعطرحمیباشندموردبررسیقرارمیگیرند.
درفصلسومبهبیانروشتحقیق،جامعهآماری،نمونه،روشنمونه گیریوابزارجمع آوریداده هاورواییوپایاییآنمیپردازیم.
درفصلچهارموپسازتأییدرواییوپایاییابزاراندازه گیری،محققواردمرحلهمشاهدهمیشود.دراینمرحلهکاراصلیمحققجمعآوریداده هاازدنیایواقعیمیباشد. پسازجمع اوریداده هابایستیاینداده هابهاطلاعاتقابلفهمتبدیلشدهوموردتجزیه وتحلیلقرارگیرند؛واینکاریاست کهدراینفصلبهتفصیلبهآنپرداختهمیشود. ابتدابااستفادهازجداولونمودارهابهتجزیه وتحلیل توصیفیداده هاپرداختهوسپسبااستفادهازآماراستنباطی،فرضیاتتحقیقموردآزمونقرارمیگیرند. درانتهاوباتوجهبهاینکهدرفصلقبلداده هایبدستآمدهازطریقپرسشنامهموردتجزیهوتحلیلقرارگرفتهوبهاطلاعاتیقابلاستفادهتبدیلشدند،بااستفادهازآناطلاعات،نتایجحاصلازاینپژوهش،درقالبنتایجتوصیفیواستنباطیارائه میگرددودرانتها،پیشنهادهاییبهمحققانآیندهداده میشود.

برای دانلود متن کامل پایان نامه به سایت zusa.ir مراجعه نمایید.

۱-۲)بیان مسئله

درهمینراستاانقلابفناوریاطلاعاتوارتباطات،باهدفشکلدهیمجددبنیانمادیجامعه [۲]باسرعتیشتاباندرحالپیشرویاستفناوریاطلاعاتوارتباطاتازنقشدوگانهایدراقتصادبرخوردار است: نهادهبرایصنایعاستفادهکنندهوستادهبرایاستفاده-کنندگانفناوری .انقلابفناوریباشاخصهایبهبودسریعکیفیتتجهیزاتونرمافزاربههمراهباگسترشروزافزونارتباطاتوکاهشبسیارزیادقیمتهاهمراهمیباشد[۳]پیدایششکلهایمختلفجریاناتارتباطی،شبکه هایارتباطیدرتمامیامورزندگیافرادسایه افکندهاست. اطلاعاتیکیازمنابعباارزشواصلیمدیرانیکسازماناست؛همانطورکهمنابعانسانی،مواداولیهومنابعمالیدرروندتولیدنقشوارزشخاصیدارند،درعصراطلاعات دراینراستابایستیارتباطات،اطلاعاتنیزدارایارزشویژهایهستند[۴]امروزهمحیط‌هایکسبوکاریباچالش‌هایگوناگونیازقبیلگستردهشدنتعاملاتدرونیوبیرونیسازمان،بانیازبهارتباطبیشترواحدهایسازمانیوضرورتنظارتمستمربرپیشرفتکارهاو … مواجهند. مدیرانسازمان‌هانیازدارندکهباسرعتودقتبیشتریروندانجاماموررانظارتوپیگیرینمایند. تعاملاتروزمرهسازمانوحجمتبادلاطلاعاتدردوره‌هایکاریفشردهبهاندازه‌ایافزایشپیدامی‌کند،کهانجاموپیگیریآنهابهصورتدستیوسنتیعملاخارجازتواننیرویانسانیبودهوممکناستبامشکلاتزیادیهمراهشود.
عکس مرتبط با اقتصاد
درسال‌هایاخیر،پیشرفتفناوریاطلاعاتوشاخه‌هایوابستهبهآن،راهحل‌هایمختلفیرافرارویمحیط‌هایکسبوکاریقراردادهاست. دراینمیان،سیستم‌هایاطلاعاتازمهم‌ترینوکاراترینراهحل‌هابرایتسهیل،کنترلونظارتبرگردشاطلاعاتدرسازمان‌هااست. سیستم‌هایاطلاعاتی،برنامه‌هاینرمافزاریهستندکهبااستفادهازرایانهوبانک‌هایاطلاعاتکارجمع‌ آوری،ذخیره،بازیابیوکنترلاطلاعاترادرسازمان‌هاتسهیلمی‌نمایند.
شاخه‌ایازسیستم‌هایاطلاعاتیباعنوانسیستم‌هایاطلاعاتیمدیریت،بهمدیرانوکارکناندرزمینهکنترلگردشاطلاعاتدرسازمانکمکمی‌کند. یکیازپرکاربردترینانواعسیستم‌هایاطلاعاتیکهمدیرانرادرکنترلگردشاطلاعاتدرسازمانیاریمی‌دهد،سیستماتوماسیوناداریاست. دراینسیستم،عموماگردشمکاتباتاداریدرسازمانموردتوجهقرارمی‌گیرد. ولیمعمولادارایابزارهایارتباطیمتعددیهمچونارسالودریافتنامه‌هاودستورالعمل‌ها،ارسالودریافتپیام‌هایشخصیوفوری،ارسالودریافتنامه‌هایالکترونیکیداخلیو … است. بطورکلی،منبعتمامفعالیتهایمدیریتی بهره گیری از سیستم اتوماسیون اداری است. اطلاعاتجریانحیاتیواساسفرایندتصمیم‌گیریوبرنامه‌ریزیمیباشد. مدیرانبدونداشتنسیستم اتوماسیون اداری کارامددرموردیکموضوعقادربهتصمیم‌گیریموثرنخواهندبود. بنابراین،درمدیریتنیازبهیکسیستمسیستم اتوماسیون اداری جامعمی‌باشیم،زیرافرایندمدیریتبرکسبسیستم اتوماسیون اداری مناسبودقیقمتکیاست باتوجهبهاینکهتواناییسازماندرانجامموثروظایفشبهکیفیتتصمیم‌هاییکهدرسازماناتخاذمی‌گرددبستگیداردوکیفیتتصمیم‌هاتابعکیفیتاطلاعاتیاستکهبراساسآنتصمیم‌گیریبعملمی‌آیدوماانبوهیازآمارواطلاعاتداریمکهبدونبکارگیریفناورینویناطلاعاتقادربهگردآوریصحیحوتحلیلآنهانیستیم. تأمیناهدافبزرگنظامملیبهداشتودرمان،بدوناستفادهازسیستم اتوماسیون اداری وبکارگیریتکنولوژیجدیدبرایسهولتودقتدرجمع‌ آوری،طبقه‌بندی،بایگانی،بازیابیوپردازشداده‌هایمختلفامکان پذیرنیست. درقرنبیست‌ویکممدیریتنظامملیبهداشتودرمانبرایاستفادهبهینهازمنابعبیمارستانیوغیرهناگزیربهاستفادهازسیستم اتوماسیون اداری دربیمارستانهاخواهدبود.
۱-۳)سوالات اصلی تحقیق
۱-آیا سیستم اتوماسیون اداری برافزایش دقت تصمیم گیری مدیران تاثیر مثبت دارد؟
۲- آیا سیستم اتوماسیون اداری بر کیفیت تصمیم گیری مدیران تاثیر مثبت دارد؟
۳- آیا سیستم اتوماسیون اداری در ارائه خدمات بهتر به بیماران تاثیر مثبت دارد؟
۴- آیا سیستم اتوماسیون اداری در توانمند سازی مدیران تاثیر مثبت دارد؟
۱-۴)ضرورت تحقیق
مزیت ملی ، در کشور هایی پدید می آید که مدیران تنهادر صدد افزایش کارایی نباشند ، بلکه حرکت های سازمانی شان در راستای استراتژی کلی باشد ( دکتر مایکل پورتر ، ۱۹۹۵ ).
تغییر و تحولات بین المللی وسرعت این تغییرات دولتها را بر آن داشته است تا در راستای کسب مزیت رقابتی در عرصه بین المللی ، دور نمای استراتژیک حرکت های خود را ترسیم نمایند .
تصمیمات استراتژیک و ملی مبنی بر ایجاد دولت الکترونیکی ، چشم انداز ایران ۱۴۰۰ و به تبع آن تصمیمات استراتژیک در راستای چشم انداز و تبیین اهداف و سیاست های کلی و اجرایی در برنامه چهارم توسعه و تبیین چالشها و راهکار های دستیابی به اهداف ، الزام های دهکده جهانی در امر ارتباطات ، استاندارد سازی عملیات و جلب رضایت ارباب رجوع و همچنین علاقمندی ایران به ورود در جرگه کشور های عضو سازمان تجارت جهانی و پذیرش ایران به عنوان عضو ناظر پس از ده ها بار رد تقاضا ، حضور چشمگیر ایران در سازمانها و مجامع بین المللی وتاکید بند چهارم سند فرابخشی بر گسترش آگاهی عمومی و توسعه فن آوری و تحقیقات ، مقدماتی را پیش روی سیستم سازمانی می نهند که روی آوری به اتوماسیون اداری یکی از آنها است . برای حل مسائل پیش رو که در هر سازمانی به وقوع می پیوندد از مراحلی همچون تشخیص درست مسئله ، بررسی زمینه های مختلف حل مسئله ، انتخاب بهترین راه حل و اجرای آن و کنترل و حصول اطمینان از درست کار کردن راه حل ، عبور می شود . سازمانها به منظور درک صحیح مسئله زمان زیادی را صرف مطالعه و شناسائی راه حلهای مسئله می نمایند . حل برخی مسائل پیچیده سازمانی زمان طولانی را می طلبد و سیستم اتوماسیون پشتیبانی بسیار خوب و موثر تری را در ایفای وظایف مدیریتی از جمله تصمیم گیری، برنامه ریزی و کنترل برای مدیران فراهم می آورد .
متحول شدن ارتباطات و مکاتبات اداری در سازمانها و موسسات اقتصادی از آنچنان رشد سریعی بر خوردار است که دیگر فرایند های کند و زمان بر اداری به روال پیشین پذیرفتنی نیست . بر این اساس ضرورت دارد تا ابزاری فراهم شود که با بهره جویی از آن بتوان با سرعت و دقت به انجام فرایند های اداری پرداخت . بدین منظور استفاده از سیستم اتوماسیون اداری به عنوان روشی نوین از سویی به جریان کار سرعت می بخشد و از سویی دیگر ، با جمع آوری اطلاعات مجموعه فعالیت های سازمان و طبقه بندی آنها ، بستر مناسبی را برای سرعت بخشیدن به امور روزمره فراهم می سازد . نرم افزار اتوماسیون به عنوان بخشی از مجموعه سیستم یکپارچه اطلاعات مدیریت ، با بررسی مدل های فعالیت سازمان های بخش عمومی و موسسات صنعتی و بازرگانی طراحی و تولید شده است و می تواند به خوبی پاسخگوی نیاز های یاد شده باشد . گستردگی و توسعه روز افزون علوم رایانه ای و رویکرد جهانی به آن در همه عرصه ها و موفقیت های غیر قابل باور پیشتازان این صنعت در رسیدن به آنچه که روزگاری رویا و خواب خیال جلوه می کرد محمل و دستمایه شایسته ای بر گسترش روزافزون این صنعت در همه شئون کشورمان دارد و سازمان های پیشرو با تشخیص به موقع ضرورتهای تجهیز به این فن آوری و الزامات آن در سازمان ، نظیر اتوماسیون اداری و مالی ، خود را در مسیر و معبری که به شاهراه تمدن جهانی می پیوندد قرار می دهند چرا که با غفلت از این تحول عظیم در گرد و غبار عبور سریع کاروان سازمان های فردا گم خواهند شد . زندگی در فرهنگ الکترونیکی یعنی زندگی در تغییر ، تغییر به عنوان شرط بقا.
(( اگر مدیران گمان می کنند که می توانند در ده سال آینده ، شرکت خود را طوری اداره کنند که در ده سال گذشته کرده اند ، سخت در اشتباهند . برای توفیق در دهه آینده باید وضع موجود را به هم بریزند) ( بنیس ، ص ۱: ۱۳۸۱).
۱-۵)اهمیت تحقیق
امروزهسیستمهایاداری،سیستمهایجهانیهستندکهوظیفهاصلیآنهاایجادارتباطوبهبودارتباطاتاست. ارتباطاتازلحاظاطلاعاتتجاریازاهمیتبسزاییبرخوردار استورمزبقایسازمانهاوتداومفعالیتهایآنهامجهزشدناینسازمانهابهابزارهایرقابتیعصراطلاعاتارتباطات؛یعنیسیستمهایاطلاعاتیوفناوریاطلاعاتاست.
دراینمیانازدهه ۱۹۶۰ کهجنبههایبیشتریازکاربردوفعالیتهایاداریوبازرگانیروبهگسترشگذاشت،وجودیکسیستمیکپارچهاداریمناسبکهحجمعظیماطلاعات،مکاتباترادربرگیردبهوضوحاحساسشد. ضمنبررسیسیستمهایاتوماسیوناداریازجهاتمختلفبهبیاناهمیتاطلاعاتواهمیتسیستمهایاطلاعاتی،و تاثیر آن در کارایی مدیریت وتکاملسیستمهایاتوماسیوناداریومزایاومعایبسیستم اتوماسیوناداری با ابعاد دقت،تصمیم گیری،ارائه خدمات به بیماران و توانمندسازی مدیرانپرداختهاست.
باگسترشروزافزونارتباطاتوپیدایششکلهایمختلفجریاناتارتباطی،شبکه هایارتباطیدرتمامیامورزندگیافرادسایهافکندهاستوتجارتهمکهدراقصینقاطجهانبهشیوه هایمختلف (تولیدکالایاخدمات) دیدهمیشودازاینقضیهمستثنینیست. باپیشرفتهوپیچیدهترشدنارتباطاتتجاری،سازمانهابرایازدستندادنیکیازمنابعورودی (اطلاعات) لاجرمدستبهایجادسیستمهاییدردرونخودزدندتابتوانندازاطلاعاتموجوددراطرافخوداستفادهبهینهکنندوباپردازشمناسبایناطلاعاترابهمشتریانودرجهتجلبرضایتآنان،عرضهکنند. درواقعمحیطپررقابتکسبوکارودگرگونیهایاینمحیطدر دهه ۱۹۹۰ (جهانیشدناقتصادوتبدیلاقتصادهاوجوامعصنعتیبهاقتصادخدماتیبرپایهدانشواطلاعات) لزومتوجهبهسیستمهایاطلاعاتیرادوچنـــــدانکرد. این تحقیق و نتایج آن نه تنها می تواند در آشکارسازی نقاط قوت و ضعف سیستم و رفع مغایرتهای احتمالی سیستم اتوماسیون در سازمان متبوع موثر باشد بلکه می تواند درسرعت بخشیدن به انتخاب ناگزیر و الزامات سازمان های مدرن ، در بعد تجهیز به فناوریهای سخت افزاری نرم افزاری سبز فایل در سازمان های همنوع و در سطح وسیعتر در سازمان های زیر مجموعه وزارت کشور و سایر سازمانها نقش آفرینی کند .
۱-۶)فرضیه های تحقیق
۱- سیستم اتوماسیون اداری بر افزایش دقت تصمیم گیری مدیران تاثیر مثبت دارد.
۲-سیستم اتوماسیون اداری بر کیفیت تصمیم گیری مدیران تاثیرمثبت دارد .
۳-سیستم اتوماسیون اداری درارائه خدمات بهتر به بیماران تاثیرمثبت دارد .
۴- سیستم اتوماسیون اداری در توانمند سازی مدیران تاثیرمثبت دارد.
۱-۷)کاربردنتایجپژوهش
موضوعاتوماسیونبهطورفزایندهایموردتوجهمدیراندرسازمانهاومحققاندرمراکزعلمیقرارگرفتهاست،بهلحاظعلمینتایجاینمطالعهکاربردهایفراوانیدرجهتاستقراربهینهومناسبترروابطدرسازمانهادارد. براساسنتایجبهدستآمدهازاینمطالعه،مدیرانمیتوانندعواملموثربرکارایی،نظیردقت،کیفیتتصمیمگیریوارائهخدماتبهتربهبیماران،وتوانمندسازیمدیراندرسیستماتوماسیوناداریراشناختهوبهنقاطقوتوضعفخوددراینزمینهپیببرند.
۱-۸)مدلمفهومیتحقیق
با توجه به چارچوب نظری تحقیق، پژوهشگر از طریق مدل مفهومی زیر به بررسی عوامل چهارگانه فوق به بررسی تاثیراتوماسیون اداری در کارایی مدیریت بیمارستان می پردازد.
تاثیر اتوماسیون اداری در کارایی مدیریت
۱-۹)جامعه آماری
در این تحقیق جامعه آماری، کل پرسنل ۶ بیمارستان دولتی استان قم برابر با ۴۴۵ نفر است. پس حجم جامعه آماری برابر ۴۴۵ نفر می‌باشد.
۱-۱۰) تعریف واژه های عملیاتی
۱-۱۰-۱اتوماسیوناداری ( Office Automation ):کاربرد وسایل الکترونیکی در فعالیتهای دفتری به منظور افزایش کارایی است.مکانیزمیاستدرراستایبهبودبهره وریسازمانازطریقاعمالمدیریتاثربخشوکارابرمجموعهفعالیتهایسازمانبابهرهگیریاز : گردشالکترونیکیمکاتباتدرسطحسازمان،جستجویآساندراطلاعاتذخیرهشده،پاسخگوییسریعوبهموقعبهمراجعان،حذفکاغذازچرخهمکاتباتاداری،اعمالکنترلمناسببرکاربران،ثبتونگهداریبهینهاطلاعات،بهبودارتباطاتدرونسازمانی .
۱-۱۰-۲-کارایی: یک مفهوم کمی است و اصولاً به میزان رضایت مشتری یا میزان دستیابی به اهداف مورد نظر اشاره دارد و درواقع نسبتی است که برخی از جنبه های عملکرد واحدها را با هزینه هایی که بر انجام آن عملکرد متحمل شده مقایسه می کند.
۱-۱۰-۳-دقت: تعیین موقعیت به وسیله تفکر به روشی روشن و واضح در اهداف ممکن پشت سر هم یا تربیت تفکر می باشد. تمرکز کردن و چیزی را کانون توجه قراردادن از روی آگاهی به عنوان اصول اصلی هستند
۱-۱۰-۴-تصمیم گیری: بخشمهمیازوقتمدیرانصرفحلمشکلوتصمیمگیریمیشود .وظایفاساسیبرنامه ریزی،سازماندهی،رهبریوکنترلمستلزمتصمیمگیریاست . عمل تصمیم گیری در مدیریت ،تلاشی است منظم برای اتخاذ تصمیماتی مرتبط با هدف،تصمیم گیری به انتخاب آگاهانه یک راه حل یا شیوه عمل از میان راه حلها یا شیوه های عمل منتهی می شود ..بر اثر تصمیم ،خط مشی ها،جریان امور واقدامات آتی مشخص شده دستورات لازم صادر میگردند.اجرای تصمیم ،یعنی مرحله نهایی فراگرد مشکل گشایی جزو وظایف دیگر مدیریت است .
۱-۱۰-۵-توانمندسازی مدیران:توانمندسازی افراد به‌معنی تشویق افراد برای مشارکت بیشتر در تصمیم‌گیری‌هایی است که بر فعالیت آنها مؤثر است؛ یعنی فضایی برای افراد فراهم شود تا بتوانند ایده‌های خوبی را بیافرینند و آنها را به‌عمل تبدیل کنند. توانمندسازی، عنصر حیاتی کسب و کار در دنیای نوین است. اهدافی مانند نزدیک‌تر شدن بیشتر به مشتری، بهبود خدمات پس از فروش، ارائه مداوم نوآوری، افزایش بهره‌وری و در دست گرفتن میدان رقابت برای سازمان‌هایی به‌دست خواهد آمد که راه‌های جدیدی برای توانمند ساختن افرادشان یافته‌اند
۱-۱۰-۶-ارائه خدمات به بیماران:یکایک افراد جامعه متعهد به حفظ و احترام به کرامت انسان ها می باشند.این امر در شرایط بیماری از اهمیت ویژه ای برخوردار است. بر اساس قانون اساسی توجه به کرامت والای انسانی از اصول پایه نظام جمهوری اسلامی بوده ، این منشور با توجه به ارزشهای والای انسانی و مبتنی بر فرهنگ اسلامی و ایرانی و بر پایه برابری کرامت ذاتی تمامی گیرندگان خدمات سلامت و با هدف حفظ ، ارتقا و تحکیم رابطه انسانی میان ارائه کنندگان و گیرندگان خدمات سلامت تنظیم شده است.
در این فصل به کلیات تحقیق پرداخته شده است ، از جمله مطالب بیان شده عبارتند از : موضوع تحقیق ، دلایل انتخاب موضوع ، اهمیت و ضرورت آن ، بیان موضوع ، اهداف تحقیق ، فرضیه های تحقیق ، متغیر های تحقیق ، قلمرو تحقیق ، روش تحقیق و تعاریف عملیاتی واژه ها .
فصل دوم
ادبیات تحقیق
۲-۱)مقدمه
موسس فقه جعفری ، حضرت امام صادق ( ع ) می فرمایند : اگر امروزتان مانند دیروز است مغبون هستید و اگر بد تر از دیروز باشد ملعون هستید .
خطر کردن و به کار های بزرگ دست زدن ، کسب پیروزیهای شکوهمند و حتی چشیدن طعم تلخ شکست ، از هم قطار شدن با ادمهای میان مایه که نه طعم پیروزی رامی چشند و نه تلخی شکست را بهتر است زیرا این آدمها به قدری دست به عصا راه می روند که نه شکست را می شناسد و نه پیروزی را ( ئتودور روزولت )( کالینز و پوراس ، ص ۱۳۱ : ۱۳۸۰ ).
شکل مهمی از سرمایه اجتماعی توان دستیابی به اطلاعات است که با روابط اجتماعی پیوند ذاتی و لازم و ملزوم دارد . اهمیت اطلاعات از این نظر است که مبنایی برای عمل فراهم می آورد . اخذ اطلاعات هزینه بر است . در یک مقیاس » حداقلی » دستیابی به اطلاعات مستلزم دقت است که بسیار کمیاب است.
تصویر درباره جامعه شناسی و علوم اجتماعی
( پاتنام و دیگران ، ص ۶۱ : ۱۳۸۴).
ابزار دوران صنعتی به کمک ماهیچه آمدند وابزار دوران فراصنعتی مغز ها را یاری می رسانند آن دسته از سازمانها که ابزار دوران فرا صنعتی دیجیتالی را به خوبی در سازمان های خود بکار گرفته اند از سرمایه های
هوش خود حداکثر بهره را می گیرند و همینان پیشتازان و رهبران بازار در سالهای آینده اند (گیتس ، ص ۱ : ۱۳۸۲ ).
۲-۲)آغاز بکار گیری فناوری های اداری
در نخستین سالهای اختراع رایانه متخصصان توجه چندانی به نیاز های اطلاعاتی مدیران نداشته از رایانه ها فقط جهت پردازش داده ها در امور حسابداری استفاده می شد . در طول این دوره که تا اواسط دهه ۶۰ میلادی به طول انجامید بیشترین تاکید بر قدرت محاسباتی و پردازش رایانه بود . در حال حاضر به این نوع کاربرد رایانه پردازش داده ها ، گفته می شود و باید توجه داشت که سیستم های پردازش داده های مقداری اطلاعات نیز تولید می کنند .
حسابداری
در اوائل دهه ۱۹۶۰ و پس از اختراع انواع رایانه های جدید که با هزینه کمتر اطلاعات بیشتری را پردازش می کردند روش های جدید تری برای معرفی تجهیزات جدید ترویج داده شده ؛ یعنی سیستم های اطلاعاتی مدیریت . پس از گذشت یک دهه و به دلیل به وجود آمدن نیاز های اطلاعاتی جدید ، سیستم اطلاعاتی جدید به نام سیستم پشتیبانی تصمیم گیری یا D.S.S به وجود آمد. پس از تکمیل سیستم پشتیبانی تصمیم گیری با توجه به پیشرفت های حاصله در تجهیزات رایانه ای ، موضوع افزایش بهره وری و کارایی دفاتر مدیران و تسهیل ارتباطات بین مدیر و کارکنان از طریق به کار گیری تجهیزات رایانه ای الکترونیک مطرح گردید و در سال ۱۹۸۰ سیستم های اتوماسیون اداری طراحی گردیدند .اما در واقع اتوماسیون اداری در سال ۱۹۶۴ وقتی که IBM محصول جدید خود ، یعنی نور مغناطیسی/ ماشین تایپ سلکتوری ( MT/ST ) را معرفی کرد شروع شد .، ماشین تایپی که می توانست به صورت اتوماتیک از روی حروف ضبط شده بر روی نوار مغناطیسی تایپ کند . این عملیات تایپ اتوماتیک خیلی زود به سیستم های کوچک در ریز پردازنده ها تبدیل شد . و تکاملهای بعدی در این زمینه ایجاد شد . و نیاز واقعی به تکامل این بود که طی دهه ۱۹۷۰ کارایی کارخانه ها ۹۰-۸۵ در صد افزایش یافت . در حالی که کارایی دفتری تنها ۴ در صد افزایش داشت ، پس بایستی سیستم هایی به وجود می آمدند که موجب افزایش بهره وری و کارایی دفاتر هم می شدند .
موسساتی که به سیستمهای اطلاعات مدیریت اولیه مبادرت نمودند .چیز هایی دیگری فرا گرفتند مشخص شد مانع عمده مدیران هستند . مدیران به عنوان یک گروه در مورد کامپیوتر اطلاعی نداشتند . آنان از کار های خود آگاه بودند و می دانستند که چگونه مسائل را حل کنند . لکن به اندازه کافی در مورد نقش اطلاعات در حل مسائل تامل نکرده بود . در نتیجه برای مدیران بیان اینکه دقیقاً ازسیستمهای اطلاعات مدیریت چه می خواهند دشوار بود . این وضعیت برای متخصصین اطلاعات غیر قابل تحمل بود . زیرا که دانسته های آنان از مدیریت کم بود . آنان نمی دانستند چه سوالاتی را پرسش نمایند . در طی زمان مدیران درباره کامپیوتر و در مورد فرایند های مورد اجرا در حل مسائل تجربه آموختند عاقبت جایگاه سیستم اطلاعات مدیریت به عنوان یک زمینه عمده استفاده از کامپیوتر مستحکم شد .
۲-۲-۱)سیر تکامل فناوری اداری
سیر تکامل فناوری اداری شامل دوره های فناوری اداری ، فناوری رایانه و فناوری ارتباطات است . در دوره اول کار فرمایان در تلاش بودند تا محیطی را به وجود آوردند که جدا از مسئله کارخانه ای و در معنای عام محیط تولید ، کلیه امور اداری ، پرسنلی و تجارتی در آن صورت گیرد ، از مهمترین شاخصهای این دوره انجام مطالعاتی در مورد جایابی و فضا سازی برای محیطهای اداری بود . ( دهه ۲۰ به بعد ) در حقیقت در این دوره سعی در جدا ساختن فعالیتهای اداری از فعالیتهای تولیدی بود و در نهایت واحد های ستادی از لحاظ مکانی از واحد های اجرایی جدا گردیدند . تفکر این دوره این چنین بود که محیطی با شرایط بهتر برای انجام امور اداری که در آن زمان ، بیشتر امور محاسباتی نظیر حسابداری ، حقوق و دستمزد و مالی بود ، فراهم گردد .
۲-۲-۲ )دوره دوم ؛ یعنی فناوری رایانه
در این دوره با ورود رایانه های کوچک که ازسرعت و دقت بالایی بهره مند بودند ، مدیران تصمیم گرفتند که با بهره گرفتن از این وسایل و سرمایه گذاری در رایانه ای کردن سازمان خود از سرعت و دقت رایانه در کاهش زمان کار و حذف اشتباهات انسانی استفاده کرده و پیامد این حرکت به وجود آمده این بود که کاربران را برای انجام امور روزمره شان به خوبی یاری کرد .
۲-۲-۳ )دوره سوم ؛ یعنی فناوری ارتباطات
در حقیقت امروزه سیستم های اداری سیستم های جهانی هستند که وظیفه اصلی شان ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات هستند . نوعاً ارتباطات از لحاظ اطلاعاتی تجاری از اهمیت بسزایی بر خوردار است . از مشخصات دیگر این دوره که الان در آن به سر می بریم ، این است که سازمانها و شرکتها به ارزش واقعی اطلاعات به هنگام و یا کیفیت پی برده اند و در بازار های پیچیده امروزی نبود ارتباط با منابع اطلاعاتی به معنای از دور خارج شدن سازمان است . به دست آوردن ارتباطات درست و با کیفیت و مربوط به معنی هماهنگی و سازگار بودن سازمان با محیط و جوابگو بودن نسبت به تغییرات است . اما از دهه ۱۹۶۰ که جنبه های بیشتری از کاربرد ها و فعالیتهای اداری و بازرگانی گسترش یافت . وجود یک سیستم یکپارچه اداری ، مناسب که حجم عظیم اطلاعات ، مکاتبات ، مراسلات را در بر گیرد به وضوح احساس شد که با نامهای مختلفی همچون سیستم های اداری ، سیستم های اطلاعاتی اداری ، سیستم های کاربر نهایی و سیستم های محاسباتی کاربر نهایی نامیده شده است . ولی عمومی ترین و بالاترین درجه از اتوماسیون سیستم های اداری به نام اتوماسیون اداری نامیده می شود .
اتوماسیون اداری ،بهترین ابزار برای رسیدن به راه کارهای مفید در جهت صرفه جویی زمان و استفاده بهینه از وقت در سازمان می باشد . راه حل های مکانیزه به گردش مکاتبات سازمان سرعت بخشیده و همچنین مدیریت بر گردش کارها را میسرمی سازد. دراین فرایند، حذف مکاتبات کاغذی ، صرفه جویی و استفاده بهینه از زمان ، عملی می گردد.
امروزه ارتباطات ومکاتبا ت اداری در سازمانها و موسسات اقتصادی به کلی متحول شده است و دیگر فرایند های کند و زمان بر اداری پذیرفتنی نیست . بر این اساس ، ضرورت دارد تا ابزاری در دست باشد که با بهره جویی از آن بتوان با سرعت و دقت به انجام فرایندهای اداری و پاسخ گویی به موقع به آن ها پرداخت . بسیاری از اداره ها ، سازمانها و شرکت ها به منظور مکانیزه نمودن امور مربوط به ثبت ارجاع ، گردش و پیگیری نامه ها و دیگر مدارک سازمان خود از سیستمهای معروف به اتوماسیون اداری استفاده می نمایند . اتوماسیون اداری مفهوم و ابزاری جدید در دست مدیران ، جهت افزایش بهره وری سازمان می باشد.
۲-۳)ضرورت تفکر برای آینده
خط تولید ماشینهای اتوماتیک در تولید محصولاتی که به همان منظور طراحی شده، بازدهی بالائی دارد، اما نمی تواند چیز دیگری تولید کندبنابراین، با اتوماسیون، مدیریت نمی تواند در مورد تولید یا طراحی سیستمهای تولیدی، روشی آسان گیر و به اصطلاح لسه فر (laiseesz fair)داشته باشد.
اتوماسیون فقط می تواند بعد از اینکه یک موسسه در مورد تولید یک محصول خاص تصمیم گرفت و تعهد کرد به کار گرفته شود. قبل از اینکه هر نوع اتوماسیونی که (البته بسیار گران قیمت است) به کار افتد، همه چیز باید روشن و مشخص شود. بدین سبب، با بکارگیری اتوماسیون، مدیریت باید قبلاً در این باره بیندیشد و تا آنجا که ممکن است در تشخیص نیاز برای تغییر، حساسیت به خرج دهد. تغییر اتوماسیون بسیار پرهزینه است، اما بعضی اوقات این کار لازم است. و نمی توان با خوش خیالی چنین پنداشت که در آینده کارها خود به خود درست خواهد شد. تصمیم گیری درخصوص از رده خارج کردن یا تغییر کارخانه اتوماسیون بایستی بسیار سنجیده باشد.