سیستمی است جامع و یکپارچه مرکب از انسان و کامپیوتر که نتیجه عملکرد آن ارائه اطلاعات صحیح، جامع، کامل، طبقه بندی شده ، مختصر، مفید و قابل اطمینان جهت پشتیبانی افراد و بالاخص مدیران در سازمان میباشد.
تمامی تعاریف بالا به نکته مهمی اشاره میکنند که سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی است برای استفاده در تصمیم گیری سازمانی. تفاوت این تعاریف در تعیین عناصر سیستم اطلاعات مدیریت نهفته است. بدین دلیل در تعاریف از واژه افراد در سازمان استفاده شده است، که این افراد ممکن است کارمندان، سرپرست ها، مدیران بخش ها، مدیران ارشد و یا حتی افراد برون سازمانی- اشخاصی که برای دریافت کالا یا خدمات مراجعه کرده اند، باشند(سودانی[۵]،۲۰۱۲).
برای دانلود متن کامل پایان نامه به سایت fotka.ir مراجعه نمایید.
۲-۲-۱-۴) مؤلفه های فیزیکی سیستم اطلاعات مدیریت
در یک سیستم اطلاعات مدیریت عوامل و فاکتورهای مهمی وجود دارند که عبارتند از:
سخت افزار: تجهیزات فنی، سخت افزارهای پردازش، ذخیره و بازیابی اطلاعات؛
نرم افزار: نرم افزار سیستم و نرم افزار کاربردی؛
پایگاه داده: عدم افزونگی، شفافیت داده ها، به روزرسانی به موقع، تدوین استانداردها و خطی مشی های دسترسی به پایگاه داده؛
نیروی انسانی: برنامه نویس، مدیر سیستم های اطلاعاتی، مشاوران IT (جلالی و روغنی،۱۳۹۰).
۲-۲-۱-۵) تاریخچه سیستم های اطلاعات مدیریت
۲-۲-۱-۵-۱) مراحل تکامل تکنولوژی
روند توسعه و تکامل این سیستم ها شدیدا به توسعه تکنولوژی کامپیوتر و ارتباطات وابسته است. تکامل تکنولوژی سیستم های اطلاعات در پنج مرحله قابل بحث است که در ذیل آمده است.
مرحله۱) محاسبات منفرد
این مرحله مصادف با سال های سخت دهه ۱۹۶۰ میباشد که افراد متخصص با کامپیوترهایی که در محل های خاصی نگاه داری میشدند، به کار میپرداختند. مهمترین عامل در این مرحله کاهش هزینه ها از طریق انجام پردازش ها توسط ماشین بود.
تهیه لیست های حقوق و دستمزد و یا نگهداری حساب موجود کالا در انبار و یا نگهداری لیست ریزمشتریان و حسابداری روزمره در شرکت ها و سازمان های فوق بزرگ و معظم نمونه ای از کاربرد آن روز سیستم های کامپیوتری بود. جایگاه کامپیوتر به عنوان ابزاری به منظور کاهش هزینه های عملیاتی و وسیله ای جهت افزایش کارایی روشن شده بود. مشخصه بارز این مرحله هزینه بالای به کارگیری سیستم ها و عدم درک و شناخت مدیران از توانایی های کامپیوتر بود. البته باید یادآور شد که علاوه بر مقاصد بیشترین و مهمترین استفاده کامپیوتر ها در ارتش بود و همین نیاز نیز باعث ایجاد کامپیوتر گردید(فراهی و همکاران،۱۳۸۶).
حسابداری
مرحله ۲) محاسبات متمرکز[۶]
محاسبات متمرکز شاخص سال های میانی و تا پایان دهه ۱۹۶۰ است، که در آن سعی بر همسو نمودن امکانات کامپیوتری با عملیات سازمانی بود و جهت بهره گیری از برنامه های کاربردی در کلیه حوزه های عملیاتی سازمان، موجی به راه افتاد.
پیش بینی و کنترل موجودی انبار، تنظیم دفاتر کل-بحثی در حسابداری- از نمونه های بارز این حرکت ها بود. در این دوران رشد استفاده از برنامه های کاربردی بسیار چشم گیر بود. در این مرحله تقاضای زیاد جهت طراحی و بکارگیری سیستم ها موجب افزایش هزینه های سازمان ها و نیز نابسامانی در تهیه برنامه های کاربردی بود. در اواخر دهه ۱۹۶۰ عدم کفایت امکانات تکنولوژیکی موجب گردید تا مدیران از گسترش کاربردهای جدید ممانعت به عمل آورده و منابع مالی کمتری را به این منظور اختصاص دهند، بنابراین مقدمات مرحله سوم یعنی کنترل های مدیریتی و اعمال محدودیت های آن آغاز گردید(فراهی و همکاران،۱۳۸۶).
مرحله ۳) اعمال کنترل ها و محدودیت های مدیریتی
این مراحل از اوایل دهه ۱۹۷۰ آغاز گردید و مشخصه بارز این دوره جهش تکنولوژیک جهت کاهش هزینه های پردازش و ذخیره سازی اطلاعات، افزایش کارایی سیستم ها و گسترش عملیات خدمات رسانی کامپیوتری بود. در این مرحله کارشناسان و متخصصان کامپیوتر اقدامات جدی را به منظور ارتقاءدانش و تکنولوژی اعمال نمودند.
مرحله ۴) محاسبات به هم پیوسته[۷]
چهارمین مرحله مربوط به اواسط دهه ۱۹۷۰ است که افزایش تقاضا برای استفاده از تکنولوژی کامپیوتر و ظهور بسته های نرم افزاری موجب افزایش تقاضا برای جذب کارشناسان کامپیوتر شد. ارتقاء دانش کاربران که در این مرحله افرادی آشنا با کامپیوتر تلقی میشدند، میتوانست به مشارکت بیشتر آنان بیانجامد. گسترش کاربرد سیستم های اطلاعاتی در سازمان ورود گروهی از مدیران را به سازمان ها به عنوان مدیران MIS که علاوه بر توانایی فنی مهارت های انسانی و ارتباطی را نیز دارا بودند، مهیا نمود(فراهی و همکاران،۱۳۸۶).
تولید انبود ریز کامپیوترها[۸]، پایگاه داده ها [۹]و طراحی محاسبات توزیعی، کاربرد MIS را در سازمان ها افزایش داد. محاسبات به هم پیوسته امکان ارتباط کاربران را طریق پایانه ها و استفاده از فایل های مشترک را امکان پذیر مینماید.
در این مرحله تأکید بر پاسخگویی سریع به خواسته های متفاوت و خلق الساعه مدیران، پرسنل درون سازمانی، افراد بیرون سازمانی و کاربران بود.
مرحله ۵) تعامل کاربر-ماشین
در اوایل دهه ۱۹۸۰ توجه به تعامل کاربر- ماشین موجب ارائه برنامه هایی به شکل کاربر- محور بود، سیستم های پشتیبانی و تصمیم گیری قادر بودند تا به هنگام نیاز به خواسته ها و کاربردهای متعدد را به طور صحیح پاسخ گوید.
در حال حاضر سیستم های اطلاعات مدیریت با ویژگی کاربر- آشنا میتواند به درخواست های فی البداهه کاربران پاسخ داده و دسترسی به اطلاعات آنی[۱۰] را امکان پذیر نماید. بهره گیری از هوش مصنوعی در سیستم های خبره و نیز ارائه نرم افزارهای برنامه نویسی طراحی سیستم با CASE[11] موجب گردیده که کاربران نقش فعال تری در طراحی و به کارگیری سیستم های اطلاعاتی به عهده گیرند(فراهی و همکاران،۱۳۸۶).
۲-۲-۱-۵-۱) طبقه بندی سیستم های اطلاعاتی
سیستم های اطلاعاتی را میتوان سه گونه و براساس عناصر فیزیکی، سطوح مدیریت و ویژگی های تصمیمات طبقه بندی نمود.
الف) طبقه بندی براساس عناصر فیزیکی
عناصر فیزیکی یا به صورت قطعات تکنولوژیکی و یا به صورت خدمات ارائه میشوند که به طور مداوم در حال پیشرفت و یا بهبود عملکرد هستند. عناصر فیزیکی عبارتند از: سخت افزار[۱۲]، نرم افزار[۱۳]، مستندات[۱۴] و کادر پشتیبانی[۱۵].
سخت افزار
دستگاه های ورودی داده ها( صفحه کلید، موشواره، اسکنر، میکروفن و …).
دستگاه های خروجی اطلاعات(صفحه نمایش، چاپگر، رسام، میکروفیلم، میکرو فیش و بلندگو و…)
واحد پردازنده مرکزی( CPU)
حافظه ها(دیسک سخت، دیسک لرزان، حافظه قابل جابه جایی، RAM، CD، DVDو …)
دستگاه های جانبی(کارت گرافیکی ([۱۶]VGA) و…)
دیگر دستگاه های الکترنیکی(دستگاه کنترل حرکت قطارها، دستگاه های کنترلی در فرودگاه، دستگاه های الکترونیکی پزشکی و ….).
نرم افزار
مجموعه ای از دستور العمل ها میباشد که موجب عملکرد سیستم میشوند. انواع نرم افزارها عبارتند از:
نرم افزارهای سیستمی( سیستم عامل مانند: Novell، Unix،Dos، Windows، Linuxو…).
بسته های نرم افزاری کاربردی (SQL Server, MS Office, Visual Studio, Auto CAD, Acrobat Reader, Photoshop و…).
نرم افزارهای مقاصد خاص: این نرم افزاره معمولاٌ توسط گروه های کوچک برنامه نویسی و عموماً به درخواست کارفرما نوشته میشوند، که دارای کاربردهای خاص برای کارفرما میباشد (برنامه های حسابداری، فایلینگ، حقوق و دستمزد، کتابداری، انبارداری و…).
مستندات
شامل کلیه دستورالعمل های و اسناد مربوط به طراحی سیستم است و شامل دو بخش میباشد:
مستندات فنی: که معمولاً به همراه سیستم ارائه نمیشود.
مستندات کاربردی: جهت استفاده کاربران مختلف به زبان های گوناگون تهیه میشود که به آن راهنمای کاربر[۱۷] گفته میشود.
کادر پشتیبانی(کارشناسان اطلاعات)
به کلیه پرسنلی که در تولید اطلاعات جامع و صحیح از داده های خام شرکت میکنند کادر پشتیبانی گویند. کادر پشتیبانی از دو قسمت عمده تقسیم میشوند.
۴-۱) بخش خدمات اطلاعاتی
شرکت هایی که برای اولین بار از کامپیوتر استفاده کرده باشند ضرورت تأسیس واحدهای سازمانی جداگانه را برای کاشناسانی که مسئول اجرای سیستم ها باشند، احساس نموده اند. اولین ادارات پردازش داده ها بخشی از اداره مالی بوده اند و تحت نظارت مدیران مالی شرکت کار میکردند. اما امروزه روال کار بر این است وظایف کامپیوتری به یک واحد جداگانه سازمانی که تحت مدیریت معاون رئیس سازمان باشد، محول میگردد.
۴-۲) کارشناسان اطلاعات
به هر یک از کارکنان بخش خدمات اطلاعات که مسئولیت تمام وقت برای اجرا و نگهداری سیستم های کامپیوتری را دارند، کارشناسان اطلاعات گویند(فراهی و همکاران،۱۳۸۶).
ب) طبقه بندی براساس نوع تصمیمات
فرایند تصمیم گیری را میتوان به مراحل زیر تقسیم نمود:
