ماهیت تصمیم گیری
تصمیم گیری از جنبه های پایه ای برنامه رزی است و در کل فرایند برنامه ریزی مدیر، با تصمیم گیری مواجه خواهد بود.
برای مسائل مختف باید تصمیمات گوناگونی گرفته شود. امور جاری یا کم اهمیت، مثل برگشت کالای فروش رفته می تواند به صورت یک امر عادی انجام شود و تصمیمی که در این باره گرفته می شود از نوع تصمیم برنامه ریزی شده است. تصمیمات مهمتر، مثل تعیین محل واحد تجاری مستلزم اتخاذ تصمیمی است که آن را تصمیم برنامه ریزی نشده می نامند، یعنی یک راه حل خاص باید ارائه شود که در فرایند ساختار تصمیم گیری و حل مسائل سازمانی گنجانده نشده است. از آنجا که بیشتر تصمیمات مربوط به رویداد آینده است، مدیران باید بدانند چگونه شرایط مطمئن، مخاطره آمیز (دارای ریسک) و نامطمئن را تجزیه و تحلیل نمایند و نسبت به برنامه ها یا راه های عملی و اقداماتی را که باید انجام دهند آگاه شوند (استونر و فریمن ، ۱۳۷۵: ۵۴۱).

محیط برنامه ریزی
۱ - محیط برنامه ریزی سازمان به کلیه عواملی اطلاق می شود که بر سازمان اثر گذاشته واز آن تاثیر می پذیرند.
۲ - محیط شامل تمام عوامل خارج از مرز سازمان است که ممکن است بالقوه بر سازمان اثرگذار باشند (نجف بیگی ۱۳۸۰).
۳ - محیط برنامه ریزی سازمان به تعامل ابعاد درونی سازمان با یکدیگر و با عوامل خارج از سازمان اطلاق می گردد.
نظر «ریچارد ال.دفت»، در رابطه با محیط و تقسیم بندی آن: ازنظــــر «ریچارد دفت»، محیط برنامه ریزی سازمان از ساده به پیچیده و از پایدار به ناپایدار شکل می گیرد. براین اساس وی چهار محیط برنامه ریزی را شناسایی و معرفی می کند. که به قرار زیر هستند: (گیلانی نیا، ۱۳۸۲)
۱ - محیط ساده و پایدار: به محیطی اطلاق می گردد که عوامل خارج از سازمان در آن محیط محدود هستند و اصولاً تاثیر چندانی بر سازمان و عملیات آن نخواهند داشت، ضمناً عــــــوامل به همان صورتی که هستند باقی می مانند یا تغییرشان اندک است. نمونه این نوع سازمانها شرکتهای توزیع کننده نوشابه است که با محیطی ساده و پایدار روبرو هستند.
۲ - محیط ساده و ناپایدار: دراین محیط نااطمینـــــانی زیاد است و تغییرات موجب می شوند مدیران نتوانند به راحتی تصمیم بگیرند. به علاوه سازمانهایی هستند که پیوسته و غیرقابل پیش بینی تغییر می کنند، مانند صنایع سازنده کامپیوترهای شخصی، ابزار موسیقی و اسباب بازی. محیط برنامه ریزی این قبیل سازمانها ساده و ناپایدار است و با تغییرات شدید عرضه و تقاضا روبرو هستند. درواقع محیطهای ساده و ناپایدار مدیران تولید و عملیات و مواد را در تصمیم گیری ها دچار نااطمینانی می کند.
۳ - محیط پیچیده و پایدار: سازمانهایی وجود دارند که با عوامل خارجی متفاوت بسیاری سروکار دارند، ولی این عوامل به همان صورت باقی می مانند یا تغییرات اندکی دارند و این خود نشان دهنده عدم اطمینان است. در چنین وضعیتی تعداد عواملی که باید تجزیه و تحلیل شوند بسیارند و لازم است در برابر هریک از آنها واکنش مناسب اتخاذ گردد. «دفت» اعتقاد دارد گرچه تعداد عوامل خارج از سازمان در محیطهای پیچیده و پایدار بسیار است و تغییرات کند است این تغییرات به تدریج رخ می دهند و قابل پیش بینی اند.
۴ - محیط پیچیده و ناپایدار: موسساتی وجود دارند که با عوامل محیطی به تعداد زیاد و متفاوت روبرو هستند. درواقع در محیطهای برنامه ریزی پیچیده و ناپایدار میزان عدم اطمینان در مقایسه با سایر محیطهای مطرح شده در بالاترین سطح است.
آنچه از نتایج تحقیقات استنباط می شود مبین این حقیقت است که به منظور بررسی رابطه بین محیط و روش های انتخابی لازم است یک طبقه بندی متناسب صورت پذیرد. هریک از نظریه های محیطی از زاویه ای ویژه به محیط نگریسته و در اکثر طبقه بندیهای عنوان شده بخشی از عوامل و ابعاد مهم نادیده گرفته شده است، نویسنده به دنبال بررسی و اندازه گیری محیطهای گوناگون برنامه ریزی است. در رابطه با تغییرات، نوسان تقاضا بیشترین تاثیر را در تبیین محیط و طبقه بندی آن داشته و آثار این نوسان را در زمینه های گوناگون جهت تولید و ارائه خدمت و همچنین اداره کارخانه به عنوان یک عامل استراتژیک در برنامه ریزی تولید تلقی می کند. لذا طبقه بندی ارائه شده برآیند مباحث تئوریک محیطی است که نتیجه عملیات میدانی و کتابخانه ای است. بنابراین، هنوز نیاز به کشف و تعریف محیط برنامه ریزی تولید به عنوان یک محیط ویژه پابرجاست. (گیلانی نیا، ۱۳۸۲)
گامهای عمده‌ در برنامه‌ریزی
مرحله ۱. آگاهی از فرصتها (مسائل و نیازها)
گرچه این عمل قبل از برنامه‌ریزی واقعی باید صورت بگیرد و دقیقاً جزء فرایند برنامه‌ریزی محسوب نمی‌شود، ولی آگاهی از مسائل و مشکلات یا فرصتها، نقطه آغاز واقعی برنامه‌ریزی است. باید آینده اقتصادی، سیاسی، رقابت و تکنولوژی در محیط را ارزیابی کرده، از نقاط ضعف و قوت (وضع موجود) آگاه باشیم؛ باید چرایی و چه چیزی آنچه را که می‌خواهیم به دست آوریم (وضع مطلوب) بدانیم؛ باید دلایل تمایل به برطرف کردن عدم اطمینانها برای رسیدن به وضع مطلوب را بدانیم؛ زیرا تعیین اهداف واقع‌بینانه به چگونگی آگاهی و شناخت ما، بستگی دارد.
برنامه‌ریزی به تشخیص صحیح از وضعیت مسائل و فرصتها نیاز دارد؛ بنابراین پاسخ به پرسشهای زیر مفید خواهد بود:
الف) مقصود از برنامه در دست تدوین چیست؟
ب) آیا رسیدن به این مقصود نیاز به حذف برنامه فعلی، اصلاح آن، یا برنامه‌ای جدید دارد؟
ج) رسیدن بدین مقصود برای سازمان، چه اهمیتی دارد؟
مرحله ۲. تعیین اهداف کوتاه مدت
گام دوم در برنامه‌ریزی، تعیین اهداف کوتاه مدت برای کل سازمان و برای تک تک واحدهای آن می‌باشد. این اهداف، نتایج مورد انتظار و زمان رسیدن به مواردی را که باید مورد تأکید قرار گیرد، معین می‌کند و آنچه را که با به کارگیری استراتژی، خط‌مشی، رویه، قوانین، بودجه و برنامه زمانبندی، باید به دست آید، مشخص می‌کند. اهداف سازمان به ماهیت برنامه جهت می‌دهد، هر چه مدیران واحدها، شناخت بهتری نسبت به اهداف سازمان داشته باشند و به آنان نیز فرصت داده شود، بیشتر می‌توانند به سازمان کمک کنند و بهتر اهداف واحد خود را منطبق بر اهداف سازمان نمایند. (رضاییان، ۱۳۷۴: ۹۲)
تعریف هدف
هدف عبارتست از نقطه ای که کوششها معطوف به رسیدن به آن است. در برنامه ریزی می توان هدف را نتیجه نهایی عملیات دانست که مقصود برنامه ریز نیل به آن است. هدف در برنامه ریزی عملیاتی باید مشخص و جزئی، قابل سنجش و واقع بینانه باشد. به عبارت دیگر هدفهای عام و کلی، غیر قابل سنجش و غیر عملی، برای برنامه ریزی مفید نخواهند بود.
هدف برای آنکه قابل برنامه ریزی عملیاتی باشد باید قابلیت سنجش و ارزیابی داشته باشد. هدفهای غیر قابل سنجش امکان پیش بینی را از برنامه ریز سلب کرده و برنامه ریزی را غیر ممکن می سازند. (الوانی، ۱۳۷۴: ۶۹)
مرحله ۳. کسب اطلاعات کامل درباره فعالیتهای مورد نظر
دانستن فعالیتهایی که باید برنامه‌ریزی شود و تأثیر آنها بر سایر فعالیتهای داخلی و خارجی سازمان، برای برنامه‌ریزی هوشیارانه ضروری است. اطلاعات حاصل از مطالعه و بررسی‌، مروری بر سوابق، مشاهده اعمال سایر سازمانها و راه حلهای به کار رفته در گذشته و تجربه منابع مشهور، اطلاعات قابل استفاده را تشکیل می‌دهند. پرسشهای زیر به این مرحله کمک می‌کند:
الف) آیا تمامی داده‌های لازم جمع‌ آوری شده و آیا برای پوشش دادن به همه فعالیتها کافی است؟
ب) آبا پیشنهادهای افراد اجرایی اخذ شده است؟

شکل ۲-۳ مراحل عمده برنامه‌ریزی
مرحله ۴. دسته‌بندی و تحلیل اطلاعات
هر جزئی از اطلاعات، هم به طور مجزا و هم در ارتباط با کل آن، بررسی می‌گردد؛ روابط علی میان متغیرها شناسایی می‌شود و داده‌های مربوط به برنامه‌ریزی جاری کشف و ارزیابی می‌گردد؛ اطلاعات مربوط به موضوعات، طوری طبقه‌بندی می‌شود که داده‌های مشابه در یک جا باشند. پرسشهای زیر می‌تواند مفید باشد:
الف) آیا روابط آشکار بین داده‌های واقعی وجود دارد؟
ب) آیا افراد مهم اجرایی روابط بالا را تأکید می‌کنند؟
ج) آیا برای تسهیل در تحلیل، اطلاعات جدول‌بندی شده یا به صورت نمودار در آمده‌اند؟
مرحله ۵. تعیین فرضیه‌های و شناخت موانع
پنجمین گام منطقی در برنامه‌ریزی، تعیین فرضیه‌ها و شناخت موانع بر مبنای داده‌های مربوط به مسأله و تصورات ماست. مفروضات برنامه‌ریزی، بر مبنای تصورات ما از محیطی است که برنامه‌ریزی می‌خواهد در آن انجام گیرد؛ این امر که تمام مدیران برنامه‌ریزی، بر روی مفروضات اتفاق نظر داشته باشند، از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. در واقع یکی از اصول عمده برنامه‌ریزی عبارت است از اینکه: هر چه افراد مسئول برنامه‌ریزی، توافق و شناخت بیشتری در به کارگیری مفروضات ثابت برنامه‌ریزی داشته باشند، برنامه‌ریزی سازمان هماهنگتر خواهد بود. پیش‌بینی در تعیین فرضیه‌ مهم است. برای مثال چه نوع بازارهایی وجود دارد؟ چه حجمی از فروش امکان‌پذیر است؟
به طور کلی پرسشهای زیر برای تعیین فرضیه‌ها مفیدند:
الف) برای برنامه‌ریزی چه فرضیه‌های مهمی درباره آینده دارید؟
ب) آیا فرضیه‌ها جامع هستند و تمام مقتضیات مهم را پوشش می‌دهند؟
ج) چه فرضیه‌هایی را باید به منظور شناسایی تغییرهایی که ممکن است تأثیر جدی بر برنامه بگذارد کنترل کرد؟