املاک و اسناد در کل کشور (در شورای عالی ثبت) در شرایط فعلی و با حجم زیاد و تراکم پرونده ها در هیات های مزبور خالی از انتقاد و ایراد نیست چرا که ممکن است رسیدگی به پرونده ای ماه ها و شاید سال ها به طول انجامد.
مهمترین ایراد به کار این دو هیات این است که در صورت رسیدگی به اسناد معارض و پس از تشخیص معارض بودن سند این مراجع خودشان نمی توانند نسبت به ابطال سند مزبور مبادرت نمایند و باید مراتب را جهت ابطال سند به دادگاه اعلام نمایند که این خود موجب اطاله وقت و صرف هزینه و سردرگمی مراجعان می شود و در نهایت اگر رای شورای عالی ثبت مورد ایراد و اعتراض اشخاص متضرر قرار گیرد پرونده به دیوان عدالت اداری ارسال می گردد و دیوان پس از رسیدگی و نقض رای شورا، پرونده را با ضمایم به شعبه هم عرض ارسال می نماید و رای شعبه اخیر قطعی است.
به منظور ایجاد وحدت رویه و نیز جلوگیری از اشتباهات در عملیات تفکیک در واحدهای ثبتی، بند ۳۸۳ مجموعه بخشنامه های ثبتی مقرر می نماید:

1. 1. ادارات ثبت مکلفند در موقع تفکیک اراضی^[۵] محدوده قانونی شهر و حریم آن عمل تفکیک^[۶] را در اجرای ماده ۱۵۴ اصلاحی قانون ثبت^[۷] طبق نقشه ای انجام دهد که براساس ماده ۱۰۱ قانون اصلاحی شهرداری^[۸] به تصویب شهرداری رسیده است.

1. 1. در مورد تفکیک ساختمان هایی که به صورت آپارتمان احداث شده اند با توجه به گواهی پایان کار صادره از شهرداری و قانون تملک آپارتمان ها و آیین نامه آن اقدام می شود.

1. 1. در مورد ساختمان های احداثی قبل سال ۱۳۴۹ مستنداً به تبصره ۸ از ماده ۱۰۰ اصلاحی قانونی شهرداریها ارائه گواهی پایان کار ضرورتی نداشته و ادارات ثبت راساً اقدام به تفکیک می نمایند.

بنابراین اگر مطابق ماده ۱۰۱ اصلاحی قانون شهرداری نقشه مورد تایید شهرداری ناقص یا مبتنی بر اشتباه باشد و اداره ثبت به استناد همان نقشه ناقص اقدام به تفکیک نماید و دفاتر اسناد رسمی نیز به استناد همان صورت جلسه تفکیکی اقدام به تنظیم اسناد نماید یا دفتر املاک اداره ثبت به استناد همان صورت جلسه اشتباه سند مالکیت صادر نماید اشتباه مزبور به استناد بند ۶ ماده ۲۵ قانون ثبت در هیات نظارت رسیدگی می شود و به دستور هیات نظارت اداره ثبت اقدام به اصلاح و رفع اشتباه از صورت جلسه تفکیکی مینماید. در کلیه موارد فوق اگر رسیدگی هیات نظارت ضرری به حقوق اشخاص وارد نماید هیات مزبور نمی تواند رسیدگی نماید و باید شخص متضرر به دادگاه هدایت شود.

شایان ذکر است که هر شخص متضرر از اشتباهات مزبور می تواند بدواً جهت رسیدگی و احقاق حق به دادگاه مراجعه نماید^[۹] ولی دادگاه نیز ممکن است در تمامی موارد خصوصاً در ارتباط با بندهای ۱ (تقاضای ثبت ملک توسط اشخاص) و بند ۶ (اشتباه در صورت جلسه تفکیکی) به اعتبار شایستگی هیات نظارت قرار عدم صلاحیت صادر نماید.
اما در مواردی که اشتباهی در دفاتر اسناد رسمی به وقوع می پیوندد در مرحله اول سردفتر مربوط مسئول رفع اشتباه می باشد بدین معنا که تا زمانی که سند تنظیمی توسط متعاملین امضاء نگردیده است سردفتر می تواند هرگونه توضیحی که لازم باشد در سند اعمال نماید و سپس سند را به امضای متعاملین برساند ولی بعد از امضاء سند اگر طرفین یا سردفتر متوجه اشتباه در سند بشوند سردفتر شخصاً حق توضیح سند را ندارد مگر با حضور متعاملین اگر متعاملین به اصلاح سند تراضی ننمایند یا یکی از طرفین سند در دفتر خانه حاضر نشود و سر دفتر نتواند اشتباه مربوط در سند را اصلاح نماید باید مراتب به اداره ثبت گزارش شود تا از آن طریق موضوع در هیات نظارت مطرح و مورد رسیدگی قرار گرفته و نسبت به رفع اشکال و اصلاح سند اقدام به عمل آید . در این نوشتار سعی بر این است که اشتباهات ثبتی و جایگاه آن در قانون ثبت و نحوه رسیدگی به این اشتباهات و مراجع حل اختلاف بررسی و راهکارهائی که در قانون ثبت و آئین نامه ها و بخشنامه های ثبتی ارائه گردیده بطور مستدل و روشن بیان شود .

روش تحقیق :

این تحقیق بصورت کتابخانه ای و به گونه تحلیلی و ذکر نمونه آراء مرتبط با موارد مطروحه و تطبیق مطالب با مواد ثبتی و بخشنامه ها و آیین نامه های ثبتی تهیه شده است.

سوالات تحقیق

1. 1. رسیدگی به اختلاف و اشتباهات ثبتی در کدام مراجع انجام می گیرد؟

1. 1. آیا آرای هیات نظارت و شورای عالی ثبت قابل شکایت در مراجع قضایی می باشد یا خیر؟ و در صورت قابل شکایت بودن تحت چه شرایطی؟

1. 1. آیا تمام اشتباهات ثبتی الزاماً باید در هیات نظارت و شورای عالی ثبت مطرح بشود یا طریق دیگری نیز وجود دارد؟

بررسی منابع

عمدتاً از مجموعه قوانین ثبتی و بخشنامه ها و آیین نامه ها و سایر منابع و کتب ثبنی موارد مزبور مطالعه و استخراج گردیده است.

نتایج مورد انتظار

دعاوی مربوط به املاک نظام مند باشند.
در روند پرونده های ثبتی تسریع به عمل آمده باشد.
شناسایی مراجع حل اختلاف ثبتی در ارتباط با املاک به صورت آسان انجام گیرد.
الف- محسنات و مزایا- طرح اشکالات و اختلافات ثبتی در دو مرجع ثبتی (هیات نظارت و شورای عالی ثبت)
دسترسی مردم به این مراجع به آسانی صورت می گیرد.
از حیث زمان رسیدگی به پرونده ها نسبت به مراجع قضایی زودتر مشکل مردم حل می شود و تشریفات مراجع قضایی را ندارند.
دقت و کیفیت در رسیدگی در مقایسه با مراجع قضایی بیشتر است.
ب- معایب: ایرادی که در کار هیات نظارت و شورای عالی ثبت وجود دارد این است که پس از بررسی سند معاوض و احراز تعارض در سند این هیات ها خود نمی توانند نسبت به ابطال سند معارض اقدام نمایند و باید ابطال سند به مراجع قضایی اعلام شود که این خود برای ارباب رجوع مشکل مضاعفی است تا مجدداً در مراجع قضایی طرح دعوی کرده و ابطال سند معارض را درخواست نمایند.

فصل اول:

کلیات

قوانین و مقررات حقوق ثبت محدوده بسیار وسیعی از دنیای حقوق را در بر گرفته است چرا که این قوانین ارتباط بسیار نزدیکی با قوانین مدنی، امور حسبی، قانون تجارت و آئین دادرسی مدنی و بسیاری از قوانین دیگر دارد و به موازات سایر رشته های حقوقی در کشور ما و شاید موثر تر از آنها در روند جامعه ایفا نقش می کند چرا که در اکثر تحولات و پدیده هایی که در جامعه ایجاد می شود حقوق ثبت بنوعی مستقیم یا غیرمستقیم دخیل است تاسیس شرکت های تجاری ، ساخت مسکن برای افراد جامعه، احداث برج ها و آسمانخراشها، ایجاد ورزشگاه های بزرگ، ساخت مجتمع های صنعتی و کارخانجات و … همگی در اولین مرحله با حقوق ثبت مرتبط بوده و با ادارات ثبت سرو کار دارند زیرا مالکان در اولین مرحله باید مالکیت خود را تثبیت و مشکلات ثبتی خود را مرتفع نموده و اسناد خود را از عیب و نقض عاری سازند تا سپس اقدام به احداث ساختمان و ساخت و ساز در زمین ها و املاک خود بنمایند و این از طریق ادارات و مراجع ثبتی ممکن خواهد بود و اهمیت ثبت و سند در اینجا نمود پیدا می کند.

بخش اول: اهمیت اسناد واملاک

به گفته یکی از حقوقدانان نظر به اهمیت اسناد و املاک است که در کشور اداره ای بنام سازمان ثبت اسناد و املاک وجود دارد و حال آنکه برای شهادت، معاینه محل یا تحقیقات محلی یا سوگند، اقرار یا اماره قانونی و غیره اداره ای وجود ندارد^[۱۰]. اهمیت دیگری که ثبت و ادارات ثبت در جامعه دارند عبارتست از خاصیت قضازدایی آن است اینکه می گویند کار ادارات ثبت نوعی قضا زدایی است به این معنا است که اگر امور ثبتی با دقت و سلامت انجام گیرد موجب تقلیل در کار مراجع قضایی و پرونده های ارجاعی به دادگاه ها خواهد بود. استادان حقوق این امور را شبه قضایی گفته اند چرا که رسیدگی به اسناد و مدارک مراجعین در ادارات ثبت شباهت زیادی به کار قضات دارد هنگامی که مسئولی در اداره ثبت اسناد و املاک اوراق و مدارکی را بررسی می نماید درست کارش مثل یک قاضی است که به شکایات مردم رسیدگی و پرونده ها و مدارک ایشان را بررسی می کند تا واقعیت امر را کشف نماید بنابراین در قلمرو اجتماعی تنظیم و ثبت اسناد در امنیت جامعه جایگاه بسزایی دارد. بنظر یکی از صاحب نظران حقوق «اگر تمام روابط افراد در قلمرو حقوق خصوصی به صد واحد قسمت شود ده واحد ان منجر به دعوی و منازعه در دادگاه ها خواهد بود و نود واحد ان بصورت تنظیم اسناد رسمی و تعقیب آن در مراجع ثبتی است»^[۱۱]. بنابراین ایجاد امنیت قضایی در هر کشوری بهاء دادن به اسناد رسمی و لازم الاجرا بودن آنها بدون مراجعه به دادگاه است و این مهم از طریق ادارات ثبت حاصل می گردد و شاید بتوان ادارات ثبت را به بازوی توانمند و مقتدر قوه قضائیه تشبیه کرد که هر چقدر جایگاه شان والاتر باشد و به امور ثبتی و اسناد بیشتر توجه شود به همان مقدار از دعاوی و مراجعات مردم به مراجع قضایی کاسته خواهد شد یعنی ثبت اسناد و تنظیم سند رسمی مساوی است با تثبیت مالکیت و امنیت قضایی در جامعه و حفظ حقوق حقه افراد و جلوگیری از تجاوز و تخطی سایرین از دست یازیدن به حریم آنان و گسترش بهداشت حقوقی و پیشگیری از وقوع جرائم است بنابراین تصویب قانون ثبت اسناد املاک و سایر مقررات ثبتی از قبیل آیین نامه های ثبتی و بخشنامه ها و دستور العمل ها نظم دادن به امور املاک و اسناد در جامعه می باشد تا املاک و دارایی های اشخاص از تجاوز و تعرض مصون بماند و هر چقدر قوانین مربوطه و مقررات دقیق و بدون ابهام باشد به همان اندازه روابط اقتصادی اشخاص در جامعه از سلامت و امنیت بیشتری برخودار خواهد شد با وجود این و برخلاف توصیه ها و سفارشات مکرر و متعدد در خصوص دقت و تعمق در امور ثبتی و تنظیم اسناد، باز وقوع اشتباه در هر مرحله ای اعم از مرحله مقدماتی یا ثبت ملک در دفتر املاک و تحریر اسناد مالکیت و یا در تنظیم اسناد در دفاتر اسناد رسمی اجتناب ناپذیر بوده و اغلب اشتباهاتی رخ می دهد که یا ناشی از سهل انکاری و بدقتی مسئول مربوطه بوده یا ناشی از تفسیر و تحلیل نادرست یا برداشت غلط متصدی مربوطه از قانون و آیین نامه های مربوطه و با توجه به اینکه در این نوع اشتباهات ممکن است چندین موضوع با هم ارتباط و آمیختگی خاصی داشته باشد و از طرفی بایستی اشتباهات مزبور به نحوی از آنجا رفع و اسناد مربوطه اصلاح شود به علت دشواری و پیچیدگی موضوعات مراحل و مراجعی لازم است تا این اشتباهات در مراجع مربوطه حل و فصل گردد و اشخاص از مراجعه به مراجع قضایی بی نیاز شود بر این اساس برای رسیدگی به اختلافات و اشتباهات و اشکالات حاصله در امور مربوط به تشخیص وقوع آن (اشتباهات و اختلافات) و رفع اختلاف و اخذ تصمیم مقتضی مطابق ماده ۶ قانون ثبت و نیز ماده ۲۵ مکرر همین قانون مراجع و هیات هایی با عنوان هیات نظارت و شورای عالی ثبت در ادارات ثبت اسناد و املاک و در سازمان ثبت به وجود آمده است.
آنچه که در این نوشتار مورد بحث و بررسی قرار خواهد گرفت بخشی از قانون ثبت یا به عبارت بهتر چند ماده آن تحت عنوان بررسی اشتباهات ثبتی صرفاً در ارتباط با ثبت املاک می باشد و در قانون ثبت این اشتباهات بصورت کلی عنوان گردیده که هم شامل اشتباهات و اختلافات در ثبت املاک بوده و هم در ثبت اسناد.
بنظر می رسد با توجه به اینکه ثبت املاک از جنبه حقوقی و اقتصادی اهمیت خاصی را داراست و نیز املاک و حقوق مربوطه به آن موضوع اکثر معاملات می باشد قانونگذار برخلاف عنوان قانون که ثبت اسناد و املاک است ثبت املاک را مقدم بر ثبت اسناد قرار داده^[۱۲] (باب دوم ثبت عمومی از ماده ۹ تا ۴۵) باید گفت که در قانون ثبت مبحثی تحت عنوان اشتباه در ثبت اسناد یا املاک وجود ندارد و صرفاً با مطالعه مواد مربوطه معلوم و مشخص می شود که در صورت بروز اختلاف و اشتباه در املاک و اسناد ثبت شده راهکار چیست و کدام مرجع یا مراجعی صلاحیت رسیدگی و حل این اشتباهات را دارند و اصولاً چه مراحلی در این خصوص لازم است تا سندی که اشتباه ثبت شده اصلاح شود.

بخش دوم- چگونگی بوجود آمدن اشتباهات ثبتی

ممکن است در جریان عملیات مقدماتی ثبت ملک از طرف مالکین یا اشخاصی که مطابق قانون حق تقاضای ثبت ملک را دارند اختلافی بین اشخاص و ادارات ثبت در چگونگی دریافت تقاضانامه ها و اینکه دریافت مدارک و به جریان انداختن تقاضای مستدعیان ثبت مطابق مقررات و قوانین ثبتی باشد یا خیر به وجود آید یا در صورت ادامه جریان ثبتی مطابق قانون، ثبت املاک در دفاتر مربوطه با اشکال مواجه شود بدون اینکه متقاضیان ثبت کوتاهی نموده باشند که قانون ثبت این مراجع حل اختلاف و رفع اشتباه را تعیین نموده است البته تفاوتی در این خصوص که بروز اشتباهات از طرف مستدعیان ثبت باشد یا از طرف کارکنان و مسئولین ادارات ثبت واقع شود ندارد به عنوان مثال شخصی به هنگام تقاضای ثبت ملک خود مدارک و فرم های مربوطه را اشتباهی تکمیل نماید و ادارات ثبت نیز باستناد همان اطلاعات غلط مدارک وی را بررسی نموده و مبادرت به نشر آگهی ها و سپس به صدور سند مالکیت اقدام نماید یا خود کارمندان اداره ثبت به هنگام نشر آگهی مشخصات متقاضی را اشتباهی قید نماید که در هر دو مورد اشتباه ثبتی به وقوع پیوسته و باید مطابق مقررات ثبتی نسبت به رفع اشتباهات اقدام شود. قانون ثبت برای آنکه ملکی در دفتر املاک ثبت شود یک سلسله عملیات مقدماتی را لازم دانسته است که باید به ترتیب یکی پس از دیگری انجام شود پس از اتمام جریان عملیات مزبور وضعیت ملک بنام صاحب آن در دفتر املاک وارد می شود و بر طبق ان سند مالکیت صادر میگردد سند مزبور به امضاء مدیر ثبت یا کسی که از طرف سازمان ثبت حق امضاء دارد امضاء و به مهر اداره ثبت می رسد و پیش نویس آن (مینوت) نیز مانند اصل سند مالکیت امضاء و مهر می شود و در پرونده ثبتی ملک بایگانی می گردد ماده ۲۱ ق ثبت می گوید پس از اتمام عملیات مقدماتی ثبت، ملک در دفتر املاک ثبت شده و سند مالکیت مطابق ثبت دفتر املاک داده می شود آنچه که از ماده فوق معلوم می شود این است که سند مالکیت اگر چه خود سند مستقلی مانند دفتر املاک است ولی در حقیقت رونوشت رسمی از ثبت دفتر املاک می باشد و در صورتیکه مفاد آن با ثبت دفتر املاک مغایرت داشته باشد ثبت دفتر املاک مقدم است و باید سند مالکیت مطابق ان تصحیح شود^[۱۳] این پروسه به جریان عملیات مقدماتی ثبت^[۱۴] معروف گردیده است که شامل مراحلی است از قبیل:انتشار آگهی مقدماتی , نصب پلاک , توزیع اظهارنامه , دادن اظهارنامه , انتشار آگهی نوبتی , انتشهار آگهی تحدیدی .

بخش سوم- مفهوم اشتباه وانواع اشتباهات ثبتی

در این بخش مفهوم اشباه و انواع اشتباهات ثبتی و نیز اشتباه موثر و غیرموثر در آگهی های نوبتی و تحدیدی با ذکر نمونه آراء شورایعالی ثبت در هر مورد بیان می شود.

مبحث اول – مفهوم اشتباه

در تعریف اشتباه گفته اند که پندار نادرستی که انسان از واقعیت دارد^[۱۵] یا اعتقاد به امری که مطابق با حقیقت نباشد^[۱۶] و نیز گفته اند اشتباه تصور خلاف واقعی است از چیزی (مادی یا معنوی) ^[۱۷] استاد دکتر جعفری لنگرودی در کتاب ترمینولوژی حقوق اشتباه در تنظیم اسناد را به مبحث اشکال در تنظیم اسناد رجوع داده و نوشته است هر گاه در حین تنظیم سندی که (از نظر تنظیم پایان نیافته) از حیث تطبیق کیفیت و خصوصیت سند با مواد مقررات مشکلی پیش آید آنرا اشکال در تنظیم اسناد (در اصطلاحات ثبتی) می نامند و اگر پس از پایان تنظیم سند مواجه با اشتباه در تطبیق کیفیت و خصوصیات آن با مقررات شوند این وضع را اشتباه در تنظیم اسناد می نامند اختلاف را نیز در کتاب های لغت به عدم موافقت با یکدیگر،^[۱۸] و فرق، تفاوت، تنوع، گوناگونی و … تعریف نموده اند^[۱۹] و می گویند سبب اختلاف غالباً اشتباه است به عبارتی اشتباهات موجب ایجاد اختلافات می شود قانونی مدنی در مواد ۱۹۹ الی ۲۰۱ از اشتباهات اعم از اینکه در نوع عقد باشد یا موضوع عقد یا اشتباه در شخص طرف عقد بحث نمود و ایجاد اشتباه در عقود را گاهی سبب عدم نفوذ و گاهی موجب فسخ و زمانی ابطال عقد می داند لیکن این اشتباهات در قانون ثبت از طریق مراجع مربوطه قابل اصلاح می باشند و نتیجه ایکه اشتباهات در قانون مدنی دارد در قانون ثبت متصور نیست در قانون ثبت اشتباهات بصورت گسترده اعم از اینکه اشتباه در آگهی نوبتی^[۲۰] یا آگهی تحدید حدود^[۲۱] یا در پذیرش تقاضای ثبت یا در صورت مجلس تحدید حدود یا در صورت جلسه تفکیکی و غیره باشد مطرح شده است و این اشتباهات موجب نمی شود که اسناد مزبور از اعتبار افتاده و ابطال شوند بلکه اشتباهات ثبتی همگی از طریق مراجع ذی صلاح و پس از طی مراحلی قابل اصلاح می باشند بنابراین آثار و نتایج اشتباه مندرج در قانون مدنی با اشتباهات قانون ثبت متفاوت است قانون ثبت در هیچیک از مواد خود تعریفی از اشتباه و اختلاف ثبتی بدست نداده است و فقط در بعضی از مواد مربوطه از جمله ماده ۶ مرجع حل اشتباهات و اختلافات ثبتی را معرفی کرده است و در ماده ۲۵ موارد و مصادیق اشتباهات و اختلافات ثبتی را احصاء نموده است و برای حل و فصل آن اشتباهات مراجعی را معرفی و تعیین نموده است.

مبحث دوم – انواع اشتباه ثبتی

اشتباه در جریان عملیات ثبتی بر دو نوع تقسیم شده است:

گفتار اول - اشتباه موثر

اشتباه موثر و آن چنان اشتباهی است که مانع جریان عملیات مقدماتی ثبتی بوده و موجب می شود که عملیات ثبتی در هر مرحله ای که باشد ابطال شده و عملیات مجدداً از نو شروع شود^[۲۲] یا اشتباهی که باعث کتمان حقیقت شده و هدف قانون آگهی ها را زایل بنماید و در صورت وقوع بی تردید آگهی مربوطه باید تجدید شود. ^[۲۳]

گفتار دوم - اشتباه غیر موثر

اشتباه غیر موثر و آن اشتباهی است که مخل عملیات ثبتی نبوده و موجب ابطال عملیات ثبتی نمی شود^[۲۴] به عبارتی اشتباهات غیر موثر آنهایی هستند که در جریان امر هیچگونه تاثیر و خللی در اصل موضوع ایجاد نمی کند^[۲۵].
بدیهی است که این اشتباهات در هر مرحله ای ممکن است اتفاق بیفتد یعنی همان طوری که در آگهی نوبتی ممکن است اشتباه وجود داشته باشد, در آگهی تحدید حدود، در تفکیک در مزایده در حراج و کلیه مراحل نیز اشتباه ممکن است واقع شود و همان طوری که قبلاً نیز عنوان شد این اشتباهات ممکن است موثر یا غیر موثر باشد و باز ممکن است این اشتباهات از طرف متقاضی باشد یا از طرف ادارات ثبت.
ماده ۲ لایحه قانونی راجع به اشتباهات ثبتی و اسناد مالکیت معارض مصوب ۵/۱۰/۱۳۳۳ بدین شرح مقرر میدارد که «در کلیه مواردی که هیات نظارت طبق بند ۲ از ماده ۲۵ اصلاحی ۱۳۱۷ قانون ثبت یا به موجب این قانون به اشتباهات رسیدگی می نماید می تواند با تعیین فهرستی از نوع اشتباهات که به نظر هیات موثر تشخیص گردیده دستور رفع اشتباه اصلاح ثبت ملک یا اجراء شقوق ۵ و ۶ و ۷ ماده ۲۵ اصلاحی قانون ثبت را به روسای ثبتی که مقتضی بداند بدهد». به هیات نظارت اجازه داده است که ۱) اشتباهات را اعم از موثر و غیر موثر فهرست نماید. ۲) به روسای ثبت که مقتضی بداند مجوز دهد که راساً نسبت به رفع اشتباه و اصلاح ثبت ملک اقدام نماید بنابراین هیات نظارت در جلسه مورخه ۶/۱۱/۱۳۳۳ به روسای ثبتی که به موجب ابلاغ سازمان ثبت اجازه امضای اسناد مالکیت و دفتر املاک را دارند اجازه داده است که نسبت به اشتباهات قلمی در ثبت املاک و اشتباهات در جریان ثبت در موارد دیگر که ذیلاً شرح داده خواهد شد شخصاً رسیدگی و اعلام رای نمایند. در این راستا بند ۳۸۷ مجموعه بخشنامه های ثبتی با عنوان تفویض اختیار هیات نظارت به روسای واحدهای ثبتی مقرر می دارد که «چون منظور از تصویب مواد اصلاحی قانون ثبت و آیین نامه ها انجام مراجعات و مشکلات ارباب رجوع می باشد و از طرفی در امور جاری هیات نظارت ملاحظه می شود و نسبت به بعضی موارد که اتخاذ تصمیم از ناحیه آقایان روسای واحدهای ثبتی (با اجازه این هیات) در ظرف مدتی اندک امکان دارد و با رد و بدل شدن گزارشها و احیاناً مکاتبات متعددی که برای روشن شدن مطلب به عمل می آید مدتها وقت مامورین محلی و هیات نظارت اشغال و طبعاً اتخاذ تصمیم مدتی به تاخیر می افتد علی هذا هیات نظارت ثبت منطقه مرکزی با اختیار حاصله از ماده ۱۰ آیین نامه ماده ۲۵ اصلاحی قانون ثبت در جلسه مورخه ۲۸/۳/۱۳۵۳ ضمن تعیین موارد جدیدی علاوه بر موضوعات مذکور در دستور شماره ۳۷۰۰ مورخه ۲۴/۸/۱۳۵۲ کلیه مواردی که اتخاذ تصمیم درباره آنها طبق نظریه کلی این هیات به عهده آقایان روسای واحدهای ثبتی گذارده می شود به شرح ذیل تایید و تصویب می نماید.