هدف‌گذاری
هدف‌گذاری در رویکرد نوین مدیریت زمان بسیار ضروری است. زیرا باید بدانید کجا می‌روید و چگونه قدم‌های خود را در مسیر درست بگذارید. هدف‌گذاری به شما اطمینان می‌دهد که تمام این تکنیک‌ها برای استفاده موثرتر و همچنین کارآمدتر زمان می‌باشد. به عبارت دیگر به شما کمک می‌کند به اهداف اصلی خود برسید.
اولویت‌گذاری
به منظور اینکه کار به طور موثر انجام شود، باید مطمئن شوید که مهمترین وظایف مهم، نمی‌تواند دلیلی برای یک موضوع ضروری باشد. حتی وظایف غیرمهم یا کم اهمیت اگر ضروری باشد می‌تواند در اولویت اول قرار گیرد.
برنامه‌ریزی
مفهوم برنامه‌ریزی، هسته مرکزی «مدیریت زمان» است. ما نیازمندیم که به طور ویژه زمان را برای هدف برنامه‌ریزی اختصاص دهیم. فقط برحسب اولویت فعالیت‌ها و زمان انجام آنها می‌توانیم به طور موثر آنها را انجام دهیم و مطمئن شویم که زمان ما در حد ممکن و در حد مؤثر و مفید صرف شده است.بسیاری از افراد تازه‌کار ، جدید و کم تجربه، در فشار کارهای روزمره، اعلام می‌دارند که وقت زیادی جهت برنامه‌ریزی ندارند. اما مدیریت مؤثر و کارآمد، مستلزم برنامه‌ریزی است. از طریق برنامه‌ریزی می‌توان ساعات زیادی را از انجام کارهای غلط برای خود صرفه‌جویی کند، بحران‌ها را کاهش دهد و از انجام کارهای غیرضروری و غیرمهم جلوگیری به عمل آورد، (فرنر، ۱۹۹۵، ص ۱۲).پژوهشگران بسیاری برنامه‌ریزی را به عنوان مهمترین بخش در مدیریت زمان محسوب کرده‌اند. از جمله مک‌کال[۴۹] در نتیجه تحقیقات خویش می‌گوید: مدیران معمولاً ساعت‌های کار طولانی مشغولند. کار آنها پراکنده و گوناگون است. آنها عمدتاً ارتباط شفاهی و تماس‌های زیادی برای انجام کارها برقرار می‌کنند، چون آنها برنامه‌ریزی نمی‌کنند و نمی‌دانند وقتشان را بگذرانند، لذا دوباره کاری‌ها و اتلاف وقت و انرژی دارند.
توالی مراحل برنامه‌ریزی:

 

برای دانلود متن کامل پایان نامه به سایت zusa.ir مراجعه نمایید.

 

 

با هدف‌های بلندمدت و مقصودها آغاز کنید.

فعالیت‌های روزانه را در راستای این هدف‌ها تنظیم کنید.

تعیین اولویت‌های کار روزانه در راستای هدف‌های کلی.

طبقه‌بندی کارهای روزانه براساس اولویت‌ها و میزان تمرکزی که می‌طلبد.

باقی ماندن در مسیر و حرکت بر روی طرح روزانه.

مزایای اولویت‌بندی فعالیت‌ها بر حسب اهمیت آنان.
اولویت‌بندی فعالیت ها برحسب اهمیت، فرد را قادر می‌سازد:

 

 

بر روی کارها و وظایف با اهمیت متمرکز شود.

با بیشترین کارایی وظایف را طبق جدول زمان‌بندی انجام دهد.

در صورت نیاز مطابق فوریت‌های زمانی روز ، بروظایفش کار کند.

در یک زمان، فقط روی یک وظیفه متمرکز شود.

تمامی وظایفی که توسط دیگران قابل اجرا است را مجزا کرده و به آنها تفویض کند.

اصول مدیریت زمان
هر مبحثی دارای اصولی می‌باشد و اصول مدیریت زمان که با آموختن آن از فشارهای عصبی فرد کاسته شده بر بازدهی افزوده می‌شود، عبارتند از:

 

 

هدف‌گذاری: برای انجام هر کاری باید هدف یا هدفهای خود را تعیین نماییم و یک فرد موفق هیچگاه بدون هدف دست به کاری نمی‌زند و باید سطوح اهداف متناسب با استعدادها و توانایی‌ها و براساس واقع‌بینی باشد و حداقل در چهار زمینه (الف-خودسازی ب-خانواده ج-کار معیشت د-فعاّلیّتهای اجتماعی) خیلی مهم است که وقتی انسان هدفی را تعیین می‌کند بتواند آنرا مجسم کند و با چشم باطن بببیند که چه می‌خواهد، مهم است چون اثر زیادی دارد و انسان را مثل مغناطیس به طرف خودش می‌کشاند که انسان بتواند آنرا مجسم کند و با چشم باطن ببیند که چه می‌خواهد، تصویر واضحی از هدفش داشته باشد، هدفش برایش روشن باشد.
تصویر درباره جامعه شناسی و علوم اجتماعی

 

الولویت بندی: برای آنکه کارتان را به طرز نتیجه بخش انجام دهید باید اطمینان یابیدکه مهمترین وظایف همان وظایفی است که شما نخست به سراغ آنها می‌روید و انجامشان می‌دهید البته تعریف وظایف برحسب اهمیت صرف، مسأله فوریت را از نظر دور نگه می‌داد؛ حتی وظایف غیرمهم در صورتیکه فوریت داشته باشند باید نخست مورد توجه قرار گیرند و انجام شوند.

برنامه‌ریزی: از مفاهیم محوری مدیریت زمان برنامه‌ریزی است فقط با بررسی فعالیتها با توجه به اولویتشان و زمانی که برای انجامشان ضرورت خواهد داشت، می‌توانیم یادداشتهای روزانه و برنامه‌های زمانبندی مؤثر فراهم آوریم و مطمئن شویم که از وقت بهترین بهره‌برداری را می‌کنیم. (جی، ترجمه فرامرزی، ۱۳۸۷)

دیدگاه های مدیریت زمان
«بنجامین فرانکلین[۵۰]» به عنوان پدر مدیریت زمان و به طور واضح شخصیت مدیریت زمان قبل از «آدام اسمیت[۵۱]» مطرح بود. نگرش فرانکلین در جهت حل مشکلاتش «تغییر روش کاری» بود. او به خود آموخت تا “اهداف” خود را “تنظیم و اولویت‌بندی” کند.فرنکلین دارای رویکردی مهم بوده است که این رویکرد را می‌توان بدین شرح خلاصه نمود: “اگر می‌خواهید از یک زندگی شکوهمند لذت ببرید داشتن زمان کافی مهم است. زمانی برای استراحت، زمانی برای تفکر در مورد چیزها، زمانی برای انجام کار و نیز دانستن این نکته مهم است که آنها را به بهترین شکل و براساس توانایی خود انجام دهید. به خاطر بیاورید که فقط یک راه وجود دارد و آن این است که زمان کافی را برای فکر کردن و برنامه‌ریزی و انجام کارها براساس اهمیت فراهم بکنید”. (مکنزی[۵۲]، ۱۹۷۸)
جان ‌لاکت[۵۳]، کلید خود راهبری و اثربخشی را اعمال مدیریت زمان می‌داند. او کنترل وقت را برای هر مدیری که بخواهد در کارش به نتیجه اساسی برسد، امری حیاتی می‌شمرد. لاکت بیان می‌کند برای مدیریتی که می‌خواهد اثربخش باشد و نتایج مهمی از کار خود به دست آورد کنترل وقت کاری حیاتی است. واکنش نشان دادن به بحران‌ها و اطاعت از دستورها چنان بخش مهمی از زندگی شده که بسیاری از افراد فراموش کرده‌اند که چگونه وقتشان را کنترل کنند در نتیجه از تفکّر درباره آنچه می‌خواهند به دست آورند باز می‌‌مانند. آنها می‌اندیشند که فرد دیگری برای حل مشکلاتشان به یاری آنها خواهد آمد. بنابراین برخی از بهترین مغزهای مدیریت ما شبیه آتش نشان‌ها عمل می‌کنند یعنی برای خاموش کردن آتش به این طرف و آن طرف می‌روند. (لاکت، ۱۳۷۳).
تکنیک‌های مدیریت زمان
پاره‌ای از اصول پایه وجود دارد که ما برای اعمال مدیریت صحیح زمان، صرف نظر از نقش و مسئولیتهای ویژه خودمان باید از آنها پیروی کنیم؛ در زیر چند تکنیک کاربردی مدیریت زمان بیان شده تا راهگشای مقوله کمبود وقت و استرس ناشی از آن باشد:

 

 

اولویت کارها را مشخص کنید: با اولویت‌یندی درست کارها آنها را به ترتیب فهرست کنید و برای انجام آنها اقدام نمایید. اولویت‌بندی، اولین گام اصلی در جهت مدیریت زمان است.

تفویض اختیار کنید: واگذاری کارها به افرادی که شایشتگی و توانایی انجام آنها را دارند راهی مناسب برای فراهم کردن مقداری وقت آزاد است اما توجه داشته باشید که در این مهم ضروری است که حیطه اختیارات و مسئولیت فرد را مشخص کنید به طوری که اختیارات وی با مسئولیت وی متناسب باشد.

میز کارتان را خلوت کنید: در پایان هر روز اگر میز کارتان را تمیز نکرده‌اید اتاق را ترک نکنید، این کار را هنگام صحبت تلفنی یا صحبت خودمانی با یکی از دوستان انجام دهید. اگر این کار را هر روز انجام دهید بیش از ۵دقیقه از وقتتان را نمی‌گیرد

هدفهایتان را تعیین کنید: فقط با اندیشیدن به هدفهای محوری است که می‌توانید مطمئن شوید که نه فقط از وقتتان به طور کارآمد بهره می‌گیرید بلکه آن را در راه مؤثرترین، مهمترین و ثمربخش‌ترین مسائل صرف می‌کنید. هدفهایتان را اعم از کوتاه مدت و بلند مدت تعیین کنید و آنها را یادداشت کنید.

فهرستی از بایدهای روزانه نگه دارید: هر روز صبح وقتی یاداشت روزانه یا سر رسیدنامه‌تان باز می‌کنید باید فهرستی از کارهایی که در آن روز ملزم به انجام دادن آنها هستید در آن وجود داشته باشد. (جی، ترجمه فرامرزی، ۱۳۸۷)

استفاده از فناوری را جدی بگیرید: به جای ملاقات‌های حضوری و نیز در جهت تسریع گردش درخواست‌ها و مکاتبات مانند تلفن، فکس، ایمیل، سیستم دبیرخانه مبتنی بر شبکه و برگزاری کنفرانس آنلاین استفاده کنید و همچنین از خدمات بانکداری الکترونیک استفاده کنید.

گفت‌و‌گوهای تلفنی را مختصر کنید: اگر قصد دارید به دوستتان تلفن کنید که فکر می‌کنید ممکن است با صحبت‌های نامربوط وقت شما را بگیرد برای آنکه مطمئن باشید که پرچانگی نمی‌کند می‌توانید دقایقی پیش از ساعت ناهار تماس بگیرید.

از خواندن مطالب بیهوده و نامربوط پرهیز کنید: وقت خود را صرف خواندن همه مطالب روزنامه نکنید

علامت‌گذاری نکات مهم را فراموش نکنید: وقتی نامه درخواست یا گزارشی را می‌خوانید جملات و عناوین مهم را مشخص کنید تا در بازخوانی یا استنادهای بعدی مجبور به خواندن مجدد همه مطلب نباشید و بتوانید به سرعت مطالب اصلی را بیابید.

مخاطبان خود را در دسترس داشته باشید: مشخصات ضروری افرادی را که ممکن است نیاز به تبادل ایمیل با آنها داشته باشید در قسمت مخاطبان صندوق پستی خود ذخیره نمایید. مواردی مانند نام، شماره تلفن، آدرس وب سایت و ایمیل از این جمله هستند. استفاده از این امکان کمک می‌کند که در زمان ارسال نامه، ناچار به تلفن کردن و پرسیدن آدرس ایمیل نباشید.

برای وقت خود ارزش قائل باشید: اجازه ندهید که دیگران وقت با ارزش شما را تلف کنند. در مقابل افرادی که با درد و دل و حرف‌های حاشیه‌ای می‌خواهند وقت شما را تلف کنند هوشیار باشید و با لحنی مودبانه بگویید که در حال حاضر گرفتار هستید و فرصت شنیدن صحبت‌های آنها را ندارید.

زمان صرف ناهار و صبحانه فرصت خوبی برای انجام مذاکرات کاری به شکل غیررسمی است. اصطلاح صبحانه کاری و ناهار کاری که مدتی است رایج شده دلالت بر همین موضوع دارد، پس سعی کنید از این فرصت‌ها به خوبی استفاده کنید. احتمال مقاومت و مخالقت در این زمان کمتر است.

زبان بدن را یاد بگیرید: با آموختن زبان بدن می‌توانید در مذاکرات یک گام جلوتر باشید؛ چرا که بیش از نیمی از پیام‌های ارتباطی انسان‌ها به وسیله حرکات بدن منتقل می‌شود. با درک صحیح از طرز نشستن، ایستادن، نگاه کردن و صحبت کردن طرف مقابل می‌توانید رفتار و گفتار خود را کنترل کنید.

تکنیک لیدز[۵۴] LEADS
این تکنیک یکی از روش های نسبتاً ساده و قابل استفاده در مدیریت زمان است و این امکان را فراهم می‌آورد تا بتوانیم با صرف زمانی محدود برای برنامه‌ریزی کارهای روزانه، زمان بیشتری برای انجام کارهای ضروری در اختیار داشته باشیم. تکنیک لیدز شامل مراحل زیر است:
L: فهرست کردن وظایف؛ ابتدا لازم است فهرستی از کارهایی که باید انجام گردد تهیه شود.
E: برآورد زمانی مورد نیاز؛ مدت زمانی که هر وظیفه بدان نیاز دارد باید برآورد و نزدیک‌ترین زمان برای هر یک از فعّالیّتها در نظر گرفته شود.
A: در نظر گرفتن زمان برای وظایف خارج از فهرست؛ برای وظایفی که در فهرست موجود نیستند، زمان های خالی پیش‌بینی گردد. وقایع پیش‌بینی نشده، اتلاف کنندگان زمان و .. از جمله عواملی هستند که ما را وا می‌دارند تا جدول زمان‌بندی تعیین شده را رعایت نکنیم.
D: اولویت‌بندی کارها؛ در مورد اولویت و تفویض کارها تصمیم‌گیری می‌شود.
S: بازبینی برنامه روزانه در آخر هر روز (سیورت، ۱۳۷۵، ص ۵۷). انسان در زندگی روزمره خود با چهار حیطه کاری مواجه است که باید با مدیریت درست برنامه زمانی برای اجرای آنها تنظیم کند. این چهار حیطه عبارتند از: ۱٫ حیطه کاری مهم که اضطراری نیستند؛ معمولاً ۸۰درصد برنامه‌ریزی زمانی برای انجام کارهایمان در این حیطه قرار دارد. این برنامه‌ریزی معمولاً برای انجام کارهای دراز مدت و قبل از وقوع آنها تنظیم می‌شود. ۲٫ حیطه کارهایی که هم مهم و هم اضطراری است، حدود ۱۵ تا ۲۰درصد برنامه‌ریزی زمانی ما در این حیطه قرار دارد. اگر برای اجرای کارهای مهم از قبل برنامه‌ریزی نکرده باشیم در زمان اجرا حالت اضطراری پیدا کرده و ناچاریم در زمانی کوتاه برای اجرای آن کار، برنامه‌ریزی زمانی کنیم. ۳٫ حیطه کارهایی که مهم نیست ولی اضطراری است، برای این کار نمی‌توان برنامه‌ریزی زمانی کرد و به طور ناگهانی برای ما اتفاق می‌افتد. اینگونه کارهای اتفاقی می‌تواند تا ۱۵ درصد از زمان ما را به خود اختصاص می‌دهد. ۴٫ حیطه کارهایی که نه مهم است و نه اضطراری، یک تا ۲درصد زمان ما می‌تواند برای انجام کارها تلف شود. بنابراین براساس این جدول باید برای کارهایمان برنامه زمانی تنظیم کنیم تا از زمان خود استفاده کیفی ببریم و به اصطلاح از «کیفیت» استفاده کنیم.
غیر اضطراری اضطراری

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

حق انحصاری © 2021 مطالب علمی گلچین شده. کلیه حقوق محفو