پیامدهای سازمانی

توانمندسازی کارکنان

رمزگذاری مبتنی بر دانش

افزایش حیطه سازمان

افزایش کارآیی

افزایش خلاقیت و نوآوری

۲-۲-۷-۵-سازمان و سیستم‌های اطلاعاتی:

سیستم‌های اطلاعاتی وسیله‌ای برای به جریان انداختن اطلاعات در رگ‌های سازمان می‌باشند.
هر سیستم اطلاعاتی به جمع‌ آوری، پردازش، ذخیره‌سازی تجربه و تحلیل و نشر اطلاعات برای هدفی خاص می‌پردازد.
مانند کلیه سیستم‌ها هر سیستم اطلاعاتی شامل اجزای زیر می‌باشد:
ورودی‌ها (مسائل کسب و کار، داده و اطلاعات، دستورالعمل‌ها و…)
پردازش (برنامه‌ها، تجهیزات، افراد و…)
خروجی‌ها (راهکارها، گزارش‌ها نمودارها و محاسبات و…)
کنترل (تصمیم‌سازی، نظارت خودکار)
هدف عمده سیستم‌های اطلاعاتی مبتنی بر کامپیوتر یافتن راهکارهایی برای مسائل کسب و کار سازمانی در محیط سازمانی می‌باشد. نباید از نظر دور داشت که کامپیوترها در تسهیل کار و ارتقا، کارآیی نقش دارند. اما سیستم اطلاعاتی بسیار فراتر از کامپیوتر می‌باشند و استقرار موفق آنها مستلزم شناخت رویه‌های کسب و کارسازمان و محیط بیرونی آنکه توسط سیستم اطلاعاتی پشتیبانی می‌شود، می‌باشد. (علی احمدی، ۱۳۸۳، ص ۷)

برای دانلود متن کامل پایان نامه به سایت zusa.ir مراجعه نمایید.

۲-۲-۷-۶- تفاوت بین کامپیوتر و سیستم‌های اطلاعات:

کامپیوتر با روش‌ها و راه‌های موثری به پردازش داده‌های مورد نیاز سیستم اطلاعات می‌پردازد، در حالی که یک سیستم اطلاعات کاری بیش از انجام می‌دهد. یک برنامه کاربردی موفق سیستم اطلاعات باید شناختی دقیق از کسب و کار و محیط آن داشته باشد. به عنوان مثال برای ایجاد یک IS که کار پشتیبانی تراکنش‌های یک بازار بورس را انجام می‌دهد، لازم است تمامی رویه‌های مرتبط با خرید و فروش سهام، تقاضاها و قوانین و مقررات قانونی به روشنی تعریف شوند. در بحث مربوط به سیستم‌های اطلاعات تنها اطلاعات کامپیوتری کافی نیست چراکه کامپیوتر تنها بخشی از سیستم پیچیده‌ای است که باید طراحی، عملیاتی و پشتیبانی گردد. یک سیستم حمل‌ونقل عمومی در شهر نمونه خوبی برای مقایسه با یک IS است. اتوبوس‌ها جزء اجزای لاینفک این سیستم هستند، ولی طراحی مسیرها، ایستگاه‌ها، برنامه‌های زمان‌بندی حرکت‌ها و بسیاری موارد دیگر مثل تقاضای مشتریان، الگوهای ترافیکی، قوانین حمل و نقل شهری، الزامات امنیتی و غیره نیز برای پیاده‌سازی و اجرای این سیستم ضروری است. عیناً این مثال در مورد یک IS مصداق دارد، کامپیوترها در IS درست مثل اتوبوس‌ها در سیستم حمل و نقل است. پس می‌بینیم که کامپیوتر تنها جزئی از این سیستم پیچیده می‌باشد. (کامرانی، ۱۳۸۶، صص ۴۰-۳۹)
تصویر درباره بازار سهام (بورس اوراق بهادار)

۲-۲-۷-۷- مزایای سیستم‌های اطلاعاتی:

سیستم‌های اطلاعاتی و به طور کلی فناوری اطلاعات، مدیران را قادر می‌سازد تا با سازمان، محیط و یکدیگر ارتباط بیشتر و بهتری برقرار سازند. برخی از مزایای فناوری اطلاعات و به صورت خاص سیستم‌های اطلاعاتی برای مدیریت عبارتند از:
نتیجه تصویری درباره فناوری اطلاعات
الف) مشارکت بیشتر در تصمیم‌گیری
ب) افزایش سرعت و کیفیت تصمیم‌گیری
ج) افزایش سرعت در شناسایی مسائل
برخی دیگر از مزایای سیستم‌های اطلاعاتی در سازمان عبارتند از:
– برقراری ارتباط کارا بین واحدهای سازمانی (یا سازمان‌ها)
– افزایش دقت، سرعت و قابلیت عملکرد
– ارتقای اثربخشی و کارایی (بهره‌وری سازمان)
– امکان استفاده برای کاربردهای متفاوت سازمانی (مدیریتی و غیرمدیریتی)
– قابلیت ذخیره‌سازی، بازیابی، آنالیز، پردازش و اشتراک منابع اطلاعاتی (فتحیان، مهدوی‌نور، ۱۳۹۱، صص ۱۶۳ و ۱۶۲)

۲-۲-۸- تعریف اتوماسیون اداری:

اتوماسیون اداری یا OA عبارت است از کاربرد وسایل الکترونیکی در فعالیت‌های دفتری به منظور افزایش کارآیی. کارآیی افزایش یافته، ناشی از تکامل تبادل اطلاعات، در داخل دفتر و بین دفاتر و محیط آنها بوده و در نتیجه با ارائه اطلاعات بهتر برای تصمیم‌گیری می‌تواند به مدیر سود برساند.
دو نظر و ایده در مورد اتوماسیون اداری وجود دارد. نظر اول که برمبنای سود ناشی از کاهش حرکت است، اساساً با افزایش کارآیی دفتر و کارهای منشی‌گری مرتبط می‌باشد.
نظر دوم که اخیراً ارائه شده، شامل افزایش در کارآیی مدیریت علاوه بر کارایی دفتری و منشی‌گری می‌باشد. کارآیی مدیریت می‌تواند در هر سطحی به عنوان مثال از بخش سرپرستان تا مسوولین حقوقی، وجود داشته باشد. لذا از نظریه دوم پیروی کرده و اتوماسیون اداری را به عنوان یکی از کابردهای اصلی MIS در نظر می‌گیریم. (ابوالحسنی، بهشتیان، ۱۳۸۴، ص ۲۶۴)

۲-۲-۸-۱- انواع سیستم‌های اتوماسیون اداری:

لازمه مکانیزه نمودن امور اداری استفاده از کامپیوتر، ابزارهای اداری و فناوری مخابراتی در مدیریت منابع اطلاعاتی سازمان است. با چنین دیدگاهی که از اطلاعات به عنوان یک وسیله و منبع جامع و یکپارچه ارائه می‌شود، چهار عنصر مخابراتی یعنی داده‌ها، متن، تصویر و صدا باید به طور جامع در سیستم‌های چندرسانه‌ای اداری[۱۴۲] قابل استفاده باشند. کارگروهی و جمعی با کامپیوتر و سیستم گروه افزار[۱۴۳] روشی است برای آنکه کارکنان بتوانند در یک محیط گروهی زمان واقعی به پردازش و مدیریت اسناد به صورت برخط[۱۴۴] بپردازند. برنامه‌های کاربردی گروهی مانند کاربرگ‌های چند کاربره[۱۴۵]، کلمه پردازها و سیستم‌های گروه افزار دارای امکاناتی برای ارتباطات واقعی مانند تابلوی اعلانات عمومی[۱۴۶] و پست الکترونیک[۱۴۷] هستند (صرافی‌زاده، ۸۳، ص۲۱۵). سیستم‌های اتوماسیون اداری دارای انواعی هستند. شکل ۲-۱۱ انواع سیستم‌های اتوماسیون اداری را نشان می‌دهد.
شکل۲-۱۱ پیکربندی کلان اجزا فناوری اطلاعات و سیستم‌های اطلاعاتی در سازمان (علی احمدی، ۱۳۸۳، ص ۱۶)

۲-۲-۸-۲- هدف اتوماسیون اداری:

تا حدود سال ۱۹۸۰، اتوماسیون اداری به عنوان راهی برای ارتقاء سطح بهره‌وری فقط منشی‌ها و کارکنان دفتری دیده می‌شد. دستاوردهای اتوماسیون اداری کارکنان دفتری را در انجام عملیات بیشتر، سریع‌تر و بهتر بر روی اسناد یاری می‌داد. سپس کارکنان متفکر نیز می‌توانند از اتوماسیون اداری سود جویند. اتوماسیون می‌تواند تهیه مکاتبات ارسالی را برای کارکنان متفکر سهل‌تر سازد. برای نمونه، کارکنان متفکر یا منشی‌های آنان می‌توانند با بهره گرفتن از کلمه‌پردازی، نام‌ها، یادداشت‌ها و گزارشات را تهیه کنند.اما مکاتبات ارسالی یک شخص، مکاتبات دریافتی شخص دیگر است. اتوماسیون اداری به عنوان وسیله‌ای برای برانگیختن مکاتبات دریافتی، ابزاری در کسب اطلاعات جهت حل مسأله است. دریافت کننده می‌تواند از کیفیت برتر مستندات بهره گیرد آنان مبنای بهتری را برای تصمیم‌گیری فراهم می‌کند.موسسات می‌توانند با بهره گرفتن از کامپیوتر از افزایش هزینه‌های آتی جلوگیری نمایند. این به خصوص در مورد اتوماسیون اداری صادق است، چونکه افزایش در بهره‌وری امور منش‌گری دفتری وسیله‌ای برای به تاخیر انداختن جذب نیروی انسانی بیشتر است. در حالی که دوری جستن از هزینه‌های دفتری هدف خوبی است، چنین هزینه‌هایی هنگامی که با منافع بالقوه استفاده از اتوماسیون اداری به عنوان یک ابزار حل مسأله مقایسه شود نسبتاً کم است. تصمیمات پیشرفته مدیران که نتیجه بهبود ارتباطات است، دارای قابلیت تولید درآمدهای بشتر برای موسسه به صورت افزایش در فروش و بهبود بازده سرمایه‌گذاری است، کمک بالقوه به منافع موسسه برای درآمدهای بالاتر بسیار بیشتر از پرهیز از هزینه‌هاست. اتوماسیون اداری جایگزین تمام ارتباطات سنتی بین افراد چون محاوره‌های رودررو، مکالمات تلفنی، یادداشت‌های روی کاغذ و از این قبیل نمی‌شود. چنین ارتباطات غیررسمی ادامه خواهد یافت، چون که هم آسان و هم موثر است. اتوماسیون اداری باید به جای جایگزینی کامل آنها، هدف تکمیل ارتباط سنتی بین افراد را داشته باشد. (ریموند مک لوید، ۱۳۸۶، صص ۴۷۴-۴۷۳)

۲-۲-۸-۳-کاربردهای اتوماسیون اداری:

حداقل ده کاربرد مشخص برای خودکار کردن امور دفتری شناسایی شده است. این کاربردها عبارتند از:
– کلمه پردازی
– پست الکترونیکی
– پست صوتی
– تهیه تقویم الکترونیکی
– برگزاری کنفرانس دیداری
– برگزاری کنفرانس کامپیوتری
– ارسال فاسی مایل (فاکس)
– ویدوتکس
– ذخیره‌سازی و بازیابی تصویری
– چاپ دسک تاپ. (ریموند مک لوید، ۱۳۸۶، ص ۴۷۴)

۲-۲-۹- تعریف ارتباطات:

از ارتباطات معانی و برداشت‌های گوناگونی در ذهن افراد وجود دارد. شاید به همین دلیل است که نویسنده‌ای در تعریف ارتباطات آن را به آفتاب‌پرست تشبیه کرده است که در ذهن به رنگ خاص درمی‌آید و مفاهیم ویژه‌ای به خود می‌گیرد. (میلر[۱۴۸]، ۱۹۹۳، صص ۶۵۹-۶۴۴). در عین حال ارتباطات مفاهیم زیر را تجلی می‌سازد:
ارتباطات فراگردی است که طی آن افراد از طریق علائم پیام، به ارسال و دریافت معنی مبادرت می‌کنند. (رضاییان، ۱۳۷۹، ص ۴۷۳)
– ارتباطات فرایند دو جانبه اطلاعات با سایر افراد و اطلاعات هر نوع تفکر و اندیشه‌ای که مدیران مایلند به طور دو جانبه با دیگران مبادله کنند. (سوندارام، ایرلند[۱۴۹]، ۱۹۹۲، صص ۷۵۷-۷۲۹)
– ارتباطات عبارت است از فرایند ارسال اطلاعات از طریق یک شخص به شخص دیگر و درک آن توسط شخص گیرنده. (هیت، ایرلند[۱۵۰]، ۱۹۸۶، صص ۴۱۶-۴۰۱)
– ارتباطات فرایندی است که به وسیله آن افراد درصدد برمی‌آیند در سایه مبادله پیام‌های نمادین به مفاهیم مشترک دست یابند. (کازانجیانا، درازین[۱۵۱]، صص ۳۵۴-۳۴۲)