۲-۲-۶-۱۳-کارکردهای مهندسی مجدد فرایند کسب و کار با تاکید بر فناوری اطلاعات:
نتیجه تصویری درباره فناوری اطلاعات

در اینجا مهمترین کارکردهای فناوری اطلاعات در مهندسی مجدد فرایند کسب و کار در قالب چهار بعد کاهش دوره زمانی فرایند، توانمندسازی کارکنان، اتخاذ رویکرد مشتری ‌مداری و ساختاربندی مجدد و مبتنی بر تیم سازمان‌ها بررسی می‌شوند که محقق به یک بعد از آن پرداخته است:
۲-۲-۶-۱۳-۱- توانمندسازی کارکنان:
توانمندسازی کارکنان به معنای واگذار کردن قدرت تصمیم‌گیری یا اقتدار به کارکنان است در حالی که چنین اقتدار یا مسئولیتی به مدیران به عنوان یک حق ویژه داده است. به عبارت دیگر دادن اختیار به کارمندان برای تصمیم‌گیری و اجرای آن توانمندسازی می‌گویند. (نیکلسون[۱۲۷]، ۲۰۰۱). توانمندسازی اهداف زیر را دنبال می‌کند:
– افزایش انگیزه برای کاهش اشتباهات از طریق داشتن افراد دارای مسئولیت‌های بیشتر
– افزایش فرصت‌ها یا موقعیت‌ها برای خلاقیت و ابداع
– بهبود رضایتمندی مشتریان
– افزایش وفاداری کارمندان از طریق کاهش خروج از خدمت، غیبت، بیماری
– افزایش زمان مدیریت ارشد برای توسعه برنامه‌های استراتژیک
– حفظ، نگهداری و افزایش قدرت رقابت‌پذیری
– افزایش بهره‌وری از طریق افزایش غرور فردی، خوداحترامی و ارزش‌گذاری برای خود. (کوبین و اسپیتزر[۱۲۸]، ۲۰۰۲)
از نظر فلسفه سازمانی، توانمندسازی به اجازه دادن به افراد تیم‌های خود راهبر برای انجام کار راهه شغلی‌شان اشاره دارد به طوری که آنها اهداف شخصی و سازمانی‌شان را محقق سازند که این کار از طریق یک بینش سازمانی تسهیم شده صورت می‌گیرد. اما از نظر برنامه‌ریزی سازمانی توانمندسازی به معنای دادن یک رسالت رقابتی به نیروی کاری برای توسعه و بهره‌برداری از مهارت‌ها و توانایی‌های برای استفاده از توانایی‌های بالقوه‌شان است. (ماکوبی[۱۲۹]، ۲۰۰۳)
در این زمینه توانمندسازی کارکنان از طریق فناوری اطلاعات می‌تواند به طرق زیر تقویت شود:
– استفاده از تیم‌های خودراهبر[۱۳۰]: در این وضعیت مدیریت اختیار تصمیم‌گیری را به تیم‌ها تفویض می‌کند و تیم‌ها می‌توانند کارها را سریع‌تر و با تاخیرات زمانی کمتر اجرا کنند.
– دسترسی به اطلاعات و دانش در زمان مناسب، با کیفیت مطلوب و هزینه مناسب: اینترانت، اکسترانت و اینترنت کارکنان را قادر می‌سازند تا به یک سری داده، اطلاعات و دانش به تصمیم‌گیری بهتر آنها کمک شایان توجهی می‌کند، دسترسی پیدا کنند.
– تهیه دانش به وسیله سیستم‌های خبره، سیستم‌های پشتیبان تصمیم فردی، سیستم‌های پشتیبان تصمیم‌گیری گروهی مبتنی بر وب و اینترانت‌ها: سیستم‌های خبره شبکه‌ای شده می‌توانند نکات تخصصی را به کارکنان بدهند به ویژه وقتی که تخصص انسانی در دسترس نیست. همچنین سایر شبکه‌های کامپیوتری به اعضای تیم‌های خودراهبر این امکان را می‌دهند تا به سایر تیم‌های درگیر در سایر نقاط با همان کیفیت ارتباط برقرار کنند. به علاوه فناوری اطلاعات ابزارهای تازه‌ای را برای تقویت خلاقیت و بهره‌وری کارکنان ایجاد می‌کند. کار دیگر فناوری اطلاعات ایجاد ابزارهای مدرن آموزش کارکنان می‌باشد. (مقدسی، ۱۳۸۷، صص۲۲۶-۲۲۷)

برای دانلود متن کامل پایان نامه به سایت tinoz.ir مراجعه کنید.

۲-۲-۶-۱۴-کاربردهای فناوری اطلاعات در ساختارهای سازمانی:

فناوری اطلاعات دربرگیرنده فهرست گسترده‌ای از رسانه‌ها و شیوه‌های ارتباطی نوین است که افراد و سیستم‌های اطلاعاتی رابه یکدیگر مرتبط می‌کند و شامل پست صوتی[۱۳۱]، پست الکترونیکی، کنفرانس‌ها، مذاکرات صوتی و تصویری، اینترنت، اینترانت و شبکه‌های محلی[۱۳۲] سازمان‌ها، تلفن‌های ماشینی، دستگاه ‌های فاکس، معاون یا دستیار دیجیتال شخصی ومواردی از این قبیل می‌باشند. (شارما و جین[۱۳۳]، ۲۰۰۳).
سیستم‌های اطلاعاتی، خودکارسازی اداری[۱۳۴]، و ارتباطات به عنوان مظاهر اصلی فناوری اطلاعات به‌گونه‌ای لاینفک به هم مرتبطند. (لانگلی و شین[۱۳۵]، ۱۹۹۵)
همچنین فناوری اطلاعات برای ارائه کامل و فراگیر آن با وظایف سازمانی، به عنوان تعدیل کننده روابط مابین ویژگی‌ها و پیامدهای سازمانی، به ویژه کارایی[۱۳۶] و نوآوری[۱۳۷]، مورد بحث و بررسی قرار می‌گیرد. از این منظر فناوری اطلاعات مفهومی مطابق با شکل(۲-۷) را در سازمان تداعی می‌کند.
از سوی دیگر بکارگیری فناوری اطلاعات در سازمان به منزله یک اکثیر یا نوش‌دار نمی‌باشد. این نکته را نیز باید به خاطر داشت که کاربرد آن می‌تواند به اثرات جانبی نامطلوبی هم منجر شود. لیکن هنگامی که فناوری اطلاعات به گونه‌ای مناسب بکارگرفته می‌شود، می‌تواند یک عامل مکمل و توانمند جهت ایجاد زیربناهای ارتباطات سازمانی باشد.(مقدسی، ۸۶، ص۵۳)
شکل۲-۷- مظاهر کاربردی فناوری اطلاعات (لانگلی و شین، ۱۹۹۵)

۲-۲-۷- مفهوم سیستم‌های اطلاعاتی:

موضوع سیستم‌های اطلاعاتی[۱۳۸] به مطالعه سیستم‌های اطلاعاتی در سازمان می‌پردازد. سیستم‌های اطلاعاتی سیستم‌های رسمی و غیررسمی هستند که اطلاعات قدیم، حال و اطلاعات مربوط به برنامه‌های آینده را به صورت کتبی و شفاهی مرتبط با عملیات داخلی سازمان و محیط آن فراهم می‌سازند. (کارگری و خادمی زارع، ۱۳۸۴، ص ۵۰). سیستم‌های اطلاعاتی این وعده را می‌دهند که اطلاعات مورد نیاز مدیران در تصمیم‌گیری به صورتی کم و بیش یک شکل، قابل اطمینان، جمع‌ آوری شده و به شکل الکترونیک و معمولاً بر روی پرده نمایش در دسترس آنان قرار گیرد. (مکرمی، ۱۳۷۲، ص ۳۴)
امروزه سیستم‌های اطلاعاتی به یک بخش حیاتی در موسسات کسب و کار موفق تبدیل شده‌اند. مدیران این شرکت‌ها بدون داشتن درک صحیحی از مفهوم سیستم‌های اطلاعاتی قادر به انجام وظایف خود نخواهند بود. لذا درک مفهوم سیستم‌های اطلاعاتی به اندازه فهمیدن مفاهیم حسابداری، بازارایابی و منابع انسانی و حتی رفتار سازمانی اهمیت می‌یابد. (کریم‌زاده، ۱۳۸۲، ص ۳۱)
حسابداری
به علت گستردگی و پیچیدگی موجود در سیستم‌ها، مدیران اطلاعات و متخصصان اطلاعاتی از سیستم‌های اطلاعاتی یعنی سیستم‌هایی که به کمک ابزارهای کامپیوتری و فناوری اطلاعات به گردآوری اطلاعات و پردازش سیستم‌های می‌پردازند، رو آورده‌اند. البته سیستم‌های اطلاعاتی هنوز به آن نقطه نرسیده‌اند که بتوانند فکر کنند، برنامه‌ریزی کنند و به چگونگی تغییرات واکنش نشان دهند. هنوز چندین اتاق برای کاربرانی که این سیستم‌ها را اداره می‌کنند، وجود دارد.باید توجه داشت که فقط اقلیت کوچکی از این کاربران در عمل سیستم‌های کامپیوتری یا سیستم‌های فناوری اطلاعات را طراحی می‌کنند. تعداد زیادی از این افراد کاربرهایی هستند مانند مدیران، کارکنان اداری و دیگران که از کامپیوتر در زمینه‌های شغلی خود استفاده می‌کنند. (کورتین[۱۳۹]، ۱۹۹۸، ص ۲۳)
سیستم‌های اطلاعاتی ریشه در تصاویر غارها دارند و اعضای یک قبیله با بهره گرفتن از این سیستم‌های بسیار اولیه، دادوستدهای خود را انجام می‌دادند. وقتی میزان داد و ستدها اندک و تعداد افرادی که با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند، انگشت‌شمار باشند، می‌توان کارها را با بهره گرفتن از این سیستم‌ها انجام داد، اما چنانچه میزان معاملات افزایش پیدا کند و افراد بیشتری نیز در این فعالیت‌ها درگیر شوند، سیستم‌های مورد استفاده باید به مراتب پیشرفته تر باشند. (بهان و هولمز[۱۴۰]، ۱۳۷۷، ص ۶)
اطلاعات ممکن است به صورت استراتژیک مورد استفاده قرار گیرند و امتیازات قابل رقابت برای سازمان کسب کنند یا زمینه‌های رقابت را بین سازمان‌ها تغییر داده و گسترش دهند یا صنایع را متحول سازند و فرصت‌های جدید بازرگانی برای آنها پدید آورند. یک سازمان باید بتواند سیستم اطلاعاتی ایجاد کند که قادر باشد نیازهای اطلاعاتی اکثریت افراد را در سازمان برآورد سازد. چنین سیستم اشتراکی فواید زیر را داراست:
– کاهش کارهای تکراری در نگهداری پایگاه‌های اطلاعاتی به دلیل نگهداری داده‌‌ها در یک محل
– ارائه داده‌های دقیق‌تر به دلیل روز‌آمدی بیشتر
– ایجاد ارتباطات بهتر در درون سازمان‌ به دلیل دسترسی هر فرد به اطلاعات مورد نیاز
– برخورد هماهنگ با نیازهای اطلاعاتی داخل سازمان (اسلوین و کوین[۱۴۱]، ۲۰۰۷)
امروزه استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی در بیشتر شرکت‌های جهان رایج است. طبق آماری، بیش از ۷۰ درصد شرکت‌های آمریکایی و کره‌ای یک برنامه سیستم اطلاعاتی دارند. این مورد در شرکت‌های مکزیکی بیش از ۹۰ درصدمی‌باشد. بیش از ۶۰ درصد شرکت‌های مکزیکی و بیش از ۸۰ درصد شرکت‌های آمریکایی و کره‌‌ای شخصی به عنوان رئیس کارکنان اطلاعات داشته‌اند. (مک لوید، ۱۹۹۸، صص ۵۸۴-۵۷۳)

۲-۲-۷-۱-ویژگی‌های سیستم اطلاعاتی:

پیش فرض اصلی که این جا مطرح است این است که کیفیت یک سیستم اطلاعاتی متاثر از ویژگی‌ها و مشخصه‌ های مهم و عمده آن است. بنابراین، اگر خواهان تشخیص بین سیستم‌ها هستیم بهتر است که به مجموعه ویژگی‌های آنها مراجعه کنیم نه به خود سیستم به عنوان یک کل. به صورتی مشابه، ما با مراجعه به ویژگی‌های اشخاص مثل قد، وزن، رنگ پوست، جنسیت و غیره. بین آنها تشخیص و تفاوت قائل می‌شویم.
مقوله‌های اصلی ویژگی‌های سیستم اطلاعاتی شامل زیر است:
۱- روند زمانی
۲- محتوا
۳- فرمت و شکل
۴- هزینه (الوانی، تیمورنژاد، ۱۳۸۶، ص ۱۳۹)

۲-۲-۷-۲- قابلیت‌های عمده سیستم‌های اطلاعات:

قابلیت‌های عمده سیستم‌های اطلاعات عبارتند از:
۱- اجرای باسرعت در محاسبات و عملیات اجرایی با سرعت بالا و در حجم وسیع
۲- برقراری ارتباطات با سرعت، صحیح و ارزان‌قیمت
۳- ذخیره حجم وسیع اطلاعات، با قابلیت دسترسی سریع و آسان در کمترین فضای ممکن.
۴- دسترسی سریع و آسان به اطلاعات جهانی.
۵- امکان برقراری ارتباط و همکاری در هر کجا و در هر زمان.
۶- افزایش کارایی و اثربخشی افراد و گروه‌های کاری در یک یا چند منطقه
۷- مکانیزه‌سازی فرایندهای بنگاه‌های کسب و کار
۸- تسهیل تفسیر حجم وسیع داده‌ها
۹- تسهیل تجارت جهانی
۱۰- امکان برقراری ارتباطات بی‌سیم در پشتیبانی از برنامه‌های کاربردی منحصر به فرد در اقصی نقاط جهان
۱۱- صرفه‌جویی در هزینه و زمان (کامرانی، ۱۳۸۶، صص ۴۱-۴۰)

۲-۲-۷-۳- فناوری اطلاعات و سیستم‌های اطلاعاتی:

از فناوری اطلاعات برداشت‌های متفاوتی وجود دارد. در نگاه محدود فناوری اطلاعات دلالت به بخش فناوری سیستم‌های اطلاعات دارد که شامل سخت‌افزار، نرم‌افزار، پایگاه داده‌ها، شبکه‌ها و دیگر تجهیزات مورد استفاده در سیستم‌هاست. بنابراین از این دیدگاه فناوری اطلاعات جزئی از سیستم اطلاعات است. فناوری اطلاعات تشریح کننده سیستم‌های اطلاعاتی، کاربران و مدیریت سازمان است. (توربان، ۲۰۰۲، ص۲۲)
رابطه بین فناوری اطلاعات، سیستم‌های اطلاعاتی و اطلاعات را می‌توان به صورت زیر نشان داد:
شکل۲-۸-رابطه بین فناوری اطلاعات و سیستم‌های اطلاعاتی(صرافی‌زاده، ۱۳۸۳، ص ۴۱)

۲-۲-۷-۴- سازمان و فناوری اطلاعات:

ارتباطی دوسویه میان فناوری اطلاعات و سازمان وجود دارد. فناوری اطلاعات و سیستم‌های اطلاعاتی باید با سازمان همراه شوند تا بتوانند اطلاعات مورد نیاز گروه‌های خاص از اعضای سازمان را فراهم نمایند. و سازمان نیز باید از تاثیر اطلاعات آگاه بوده و درهای خود را بر روی آن بگشاید تا از امتیازهای دانش فنی نوین بهره‌مند گردد. سیستم‌های اطلاعاتی بر سازمان اثر می‌گذارند و در طراحی سیستم‌های اطلاعاتی نیز باید نیازهای سازمان را در نظر داشت.
شکل(۲-۹) ارتباط دوسویه میان سازمان و IT (احمدی، ۸۳، ص۶)
در تحقیقی که توسط هیتز انجام گرفت ارتباط سازمان و IT به صورت چهارمعادله زیر بیان گردید.
۱- ساختار: تابعی از (محیط درونی، محیط بیرونی، محیط وظیفه‌ای، پذیرش IT).
۲- نگرش‌های مدیریت: تابعی از (اهداف مدیریت برای IT، آشنایی مدیریت با IT، عملکرد، ساختار).
۳- پذیرش IT: تابعی از (اهداف مدیریت برای IT، محیط درونی، محیط بیرونی، محیط وظیفه‌ای، نگرش‌های مدیریت).
۴- عملکرد: تابعی از (اهداف مدیریت برای IT، محیط بیرونی، پذیرش IT، نگرش‌های مدیریت، ساختار) (علی احمدی، ۱۳۸۳، ص ۶)
پیامدهای سازمانی ناشی از فناوری اطلاعات شکل (۲-۱۰) نشان داده شده است.
شکل۲-۱۰- پیامدهای ناشی از فناوری اطلاعات در سازمان (احمدی، ۱۳۸۳، ص۶)