حیطه کاریهایی که مهم نیست ولی اضطراری است کمتر از ۱۵ %
اگر انسانی می‌خواهد از نظر مدیریت زمان موفق شود، هیچگاه نباید کارهای کم اهمیت را قبل از کارهای مهم انجام دهد. اگر بتوانید این اولویتها را تشخیص دهید و طبق آن عمل نمایید، حتماً موفق می‌شوید (سروش، ۱۳۸۱، ص ۳۲).کلید موفقیت در مدیریت زمان آن است که به مهمترین کارها، پیش از هر کاری رسیدگی شود، و تمرکز اصلی روی آن کار باشد و بقیه امور از ذهن جدا شود، و امتیاز و خصوصیت برنامه‌ریزی روزانه آن است که اولویتها مشخص می‌شود و فرد خود را مقید می‌داند که ذهن خود را بر آن چه مقدم است، متمرکز گرداند. (مکنزی، ۱۳۷۴، ص ۱۳۹).
قوانین مرتبط با مدیریت زمان
قانون پارتو[۵۵]
پارتو اقتصاددان قرن نوزدهم به این نتیجه رسید که ۲۰ % جمعیت کشور ایتالیا، ۸۰ % ثروت این کشور را در اختیار دارند. بعدها براساس نکته فوق اصل ۲۰-۸۰ یا قانون پارتو در سایر زمینه‌ها مورد توجه قرار گرفت. (مالون[۵۶]، ۱۹۹۷، ص ۱۴۵).این قانون اشاره دارد به اینکه اگر تمام کارها را بر حسب اهمیت‌شان طبقه‌بندی کنیم ملاحظه خواهد شد که ۸۰ % نتایج از ۲۰ % کارها عاید می‌گردد، در حالی که از ۸۰ % بقیه کارها فقط ۲۰ % نتیجه بدست می‌آید. قانون پارتو در بیشتر جنبه‌های زندگی قابل استفاده است و به کارگیری آن باعث ذخیره شدن مقدار زیادی وقت می‌شود. بنابراین هنگام مواجه شدن با فهرستی از کارها باید دانست که شاید فقط دو یا سه فقره از آنها حیاتی است. برای اثربخشی بیشتر لازم است بر آنها متمرکز شد. تمرکز فکری روی آنچه برای انسان با ارزش‌تر است، آرامش و اطمینان خاطر بیشتری در حین انجام دادن کار به انسان دست می‌دهد، حتی به قیمت نادیده گرفتن برخی از کارهای کم ارزش‌تر.
عکس مرتبط با اقتصاد
قانون پارکینسون[۵۷]
قانون پارکینسون که براساس مطالعات محققی به همین نام شکل گرفته اشاره دارد به اینکه کارها با توجه به زمانی که ممکن است اشغال کنند گسترش می‌یابند و این گستردگی به میزان و ماهیت کار ارتباط چندانی ندارد (هرسی[۵۸] و همکاران، ۱۹۹۶، ص ۱۴۵).
بنابراین، عادات نگهداشتن ارباب رجوع در آن سوی میز- بخصوص وقتی کارمند، کاری هم برای انجام دادن ندارد- موجب سوء استفاده از وقت آنان می‌شود و به مقدار زیادی به مشکلات عاطفی و ناراحتی‌هایشان دامن می‌زند. طبیعی است که می‌توان کار را در زمان بیشتر شاخ و برگ داد که این به کار اصلی ارتباطی ندارد، به اعتقاد پارکینسون همیشه برای پر کردن وقت کار وجود دارد.
قانون دقیقه نود
برخی از افراد عادت کرده‌اند هنگامی که کاری به آنان ارجاع می‌شود، آن را رها سازد و در دقایق پایانی مهلت انجام دادن کار،فشار زیادی بر خود و دیگران وارد می‌کنند. خطری که آنان را در این مواقع تهدید می‌کند. احتمال بروز اشتباه است. امکان اشتباه در فضایی که هراس و دل نگرانی وجود دارد، بسیار بیشتر می‌شود. هنگامی که کاری تا لحظات پایانی معطل می‌ماند، معمولاً در زمان باقیمانده کاری کم ارزش عرضه می‌شود و زمانی هم برای اصلاح اشتباهات احتمالی باقی نمی‌ماند. این مهم به خوبی در مورد دانش‌آموزانی که شب امتحان را برای شروع مطالعه بر می‌گزینند، صادق است. (نصر اصفهانی، صص ۸۴-۸۳).
نسل های مدیریت زمان
مدیریت زمان در سه نسل رشد یافته است:
برای دانلود متن کامل پایان نامه به سایت fotka.ir مراجعه نمایید.
نسل اول مدیریت براساس «یادداشت، برداشتها» شکل گرفت. شرکت در جلسه‌ها و گزارش‌نویسی به صورت رویه درآمد و مدیریت زمان در حد نوشتن فهرست کارهایی بود که می‌خواستند انجام دهند و اگر برخی از آن کارها تا پایان روز به انجام نمی‌رسید، جزء فهرست کارهای روز بعد قرار می‌گرفت.
نسل دوم مدیریت زمان در پی «برنامه‌ریزی و آماده‌سازی» بود. «تقویمها» و «دفترچه‌های قرار‌گذاری» استفاده می‌شد. تأکید این نسل از مدیریت زمان بر «کارآیی»، «مسئولیتهای فردی»، «هدفگذاری»، «برنامه‌ریزی»، «تعیین فعالیتهای آتی» بود.
نسل سوم مدیریت زمان بیش از هر چیز به روشن ساختن «اولویتها»، «ارزشها» اهمیت می‌دهد.
رهیافت نسل سوم مدیریت زمان، «برنامه‌ریزی» و «اولویت‌بندی» و «کنترل» است.
این سه نسل مدیریت زمان در پی «انجام کار» «کسب نتیجه» بوده است. (شکوه، ۱۳۷۹، ص ۸۴).
اصول کلی مدیریت زمان در قالب ۱۰ فرمان به شرح زیر خلاصه می‌شود:
اهداف مورد نظر خود را برای سال، ماه و هفته جاری، با واقع‌بینی تعیین کنید.
کارهایی را که باید انجام بدهید به ترتیب اهمیت و نه به ترتیب فوریت، اولویت‌بندی کنید.
پر انرژی‌ترین ساعات روز خود را به انجام مهمترین کارهایی که به خلاقیت و اندیشه زیاد نیاز دارد اختصاص دهید.
زمان هایی را برای خود برنامه‌ریزی کنید که در آن زمانها، مزاحم شما نشود، تا بتوانید در آرامش و خلوت به کارهای مهم خود رسیدگی و برای امور مختلف برنامه‌ریزی کنید.
تا حد امکان در اجرای کارهای روزمره خود، از دیگران کمک بگیرید و به آنها تفویض اختیار کنید. به دیگران هم فرصت مشارکت در کارهای مدیریت را بدهید تا هم وقت شما به هدر نرود و هم نیروهای توانمندی برای آینده تربیت کنید.
امور سنگین و پیچیده را به چندین وظیفه قابل انجام و ساده‌تر تقسیم کنید. با تعریف و طبقه‌بندی امور، اجرای آنها بسیار سهل و راحت خواهد شد.
هرگز اجازه ندهید کارهای روزمره روی هم انباشته شود.
پیش از شرکت در هر جلسه‌ای حتماً دستور جلسه را بخوانید. اگر برای شما ارسال نشده است، حتماً آن را درخواست کنید.
اگر خودتان جلسه‌ای را برگزار می‌کنید، خوش برخورد باشید و حتی‌المقدور کوتاه سخن بگویید و جلسات را طولانی نکنید تا مفید باشند.
کارهایتان را با خود به خانه نبرید. نه تنها قادر به انجام آنها نخواهید بود، بلکه اوقات فراغت خود را هم ضایع کرده و بواسطه انجام ندادن کار نیز عذاب وجدان خواهید داشت. (کاظمی، ۱۳۸۰، ص۴۰).
عوامل اصلی در عدم استفاده بهینه از زمان
عوامل مربوط به وضعیت اجتماعی قومی
تصویر درباره جامعه شناسی و علوم اجتماعی
مدام می‌گوییم فرهنگ ما و قومیت ما زمان نمی‌شناسد؛ به آن اهمیت نمی‌دهد و ارزشی برایش قائل نیست. وضعیت اجتماعی حکم می‌کند که زمان، عامل مهمی در زندگی روزمره و کاری ما نباشد. این وضعیت‌های اجتماعی کدام هستند؟ نمونه‌هایی از جمله موارد زیر را می‌توان بررسی کرد.
عدم شناخت اصل بهره‌وری و تأثیر آن بر توسعه شخصی، اقتصادی و اجتماعی؛
داشتن ذهنیت و تمایل فراوان برای داشتن تعطیلی؛
اعتقاد فراوان به قضا و قدر و دخالت دادن آن در کار و حرفه و وظایف سازمانی؛
وجود پررنگ ذهنیت خود محوری و گریز از کار گروهی.
عوامل مربوط به سازمان
سازمان های بسیاری هستند که از یک طرف در جهت بالا بردن سود و منافع و بهره‌وری می‌کوشند، از طرف دیگر امکانات آن را مهیا نمی‌کنند. به عنوان نمونه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
مشخص نبودن حد و حدود اختیارات و حیطه مسئولیت‌ها
عدم توجه مطلوب به تنظیم روش‌های ارتباطات داخل سازمانی
وجود فرهنگ «اگر کار باید انجام شود خودش انجام می‌شود»
اضافه بار کاری، به خصوص برای آنان که کار خود را به نحو مطلوب انجام می‌دهند
برای بیشتر از یک رئیس کار کردن
نبودن شناخت درست از اصل وجود شرح وظایف و مشخصات فردی
رد و بدل شدن و یا وجود اطلاعات ناقص و یا غلط در سیستم‌های اداری و اجرایی.
۳ . عوامل شخصی
خیلی‌ها از این که قبول کنند که خود آنها مشکل زمان را ایجاد می‌کنند ابا دارند. معمولاً سرزنش کردن دیگران آسان‌تر است ،بعضی از ویژگیهای شخصی، رفتارهای عادتی خاص که فرد بدون بررسی تأثیرات آن بر زندگی حرفه‌ای اصرار بر تکرار آنها دارد از جمله عوامل ضایع شدن وقت فرد است. یک مثال در این رابطه تلفن است که وقتی زنگ می‌زند به هر دلیلی نمی‌توانیم به آن جواب ندهیم و بعد ناراحتی خود را از کمبود وقت با جملاتی مانند «امان از این تلفن‌های مزاحم و بی‌جا» ابراز می‌کنیم.یکی دیگر از علل مشخص و چشم‌گیر کمبود وقت، نداشتن برنامه مشخص روزانه است. برنامه‌ریزی، یک کار مداوم است اگر واقع‌بینانه با در نظر گرفتن منابع موجود و سپس انگیزه داشتن برای اجرایشان انجام گیرد عملاً باعث پرهیز از مقادیر بسیاری دوباره کاری‌ها و یا انجام کارهای بیهوده و یا غیر ضروری گشته و در نتیجه زمان بیشتری برای فرد به وجود می‌آورد. (رحیمی، ۱۳۸۱، صص ۵۸-۵۷).
تصورات اشتباه در مورد مدیریت زمان
مکنزی و همکارانش هویت تصورات غلط در مورد مدیریت زمان را به ترتیب ذیل مشخص کرده‌اند، اولین تصور غلط این است که «پرمشغله و پرمتحرک بودن، بهترین راه برای بیشتر کار انجام دادن است» این یعنی اهمیت دادن به فعالیتهای فیزیکی در برابر فعالیتهای فکری. دوم آن که «اگر سخت‌تر کار کنیم. مشکلات وقت برطرف می‌شود» اما در حقیقت آنهایی که با فکر کار می‌کنند، ممکن است فشار کمتری را متحمل شوند، چه بسا کارهایی را حذف کنند و یا در هم بیامیزند. سوم «اگر می‌خواهی کار، درست انجام شود، بهتر است خودت دست به کار شوی» این در کوتاه مدت ممکن است نتیجه بدهد. اما در دراز مدت مؤثر نیست. چهارمین تصور غلط این است که «اساسی‌ترین فعالیتهای روزمره، نیازی به برنامه‌ریزی ندارد» و آخرین مورد، «اگر کارها را خوب انجام دهیم به طرز درستی از وقتمان استفاده کرده‌ایم» این حرف تا حدی صحیح است، اما انجام دادن کار صحیح مهمتر است. اگر کار غلطی را خوب انجام دهیم. به طور مؤثری از وقت خود استفاده نکرده‌ایم. (مؤذن جامی، ۱۳۸۱، ص۲۴).
شناسایی عوامل مؤثر در اتلاف وقت
هوای نفس، تمایل به خوشحال کردن دیگران، ترس از آزردن دیگران، ترس از برخوردهای جدید، کنجاوی، عدم اطمینان و عدم احساس امنیت، غرور نسبت به توانایی‌های خود، و کمال‌طلبی از خصوصیات بسیار متعارف انسانهاست و به لحاظ همین خصوصیات است که دشوار بتوان با وجود این همه محرکهای روانی و درونی از وقت خود به طور مؤثر و عاقلانه‌ای بهره گرفت. اگر قرار است که بر وقت خود کنترل و سلطه کامل داشته باشید باید بدانید که این گرایشهای قدرتمند چه نقشی دارند و برای چه به کار می‌آیند و به خود بیاموزند که اعمال خود را اصلاح کنید. ممکن است نتوانید در حدکمال همه این خصوصیات و گرایشهای درونی را نابود سازید، اما می‌توانید آنها را تحت کنترل خود در آورید. (مکنزی، ۱۳۷۴، ص ۲۶). اتلاف وقت به زمان هایی گفته می‌شود که طی ساعات کاری و در حالی که فرد ظاهراً مشغول کار است می‌گذرد. مثل زمانی که صرف پیدا کردن یک نامه در روی میز کار یا کشوهای آن می‌شود، یا مدتی که طول می‌کشد تا شماره تلفنی را برای چندمین بار در دفترچه تلفن پیدا کرد. (جسمی، ۱۳۷۹، ص ۱۴) یکی از اساسی‌ترین راه های مدیریت زمان، بررسی فعالیتهای وقت هدر ده در زندگی شخصی و کاری است. مشخصاً این فعالیتها به مقدار زیاد بستگی بر شیوه زندگی فرد، شخصیت او، موقعیت اجتماعی و اقتصادی وی و همچنین عوامل محیطی که او را احاطه کرده‌اند دارد. مطمئناً نمی‌توان ادعا کرد که عوامل وقت هدر ده سازمان های مشابه و همگون از نظر ساختاری، در دو گوشه دنیا، یکنواخت بوده و تجارب موفق در کنترل آن عوامل در یک سازمان به احتمال زیاد به نتایجی مشابه، در سازمان دیگر منجر خواهد بود. اما نمی‌توان هم حاشا کرد که آگاهی و بررسی انواع آنها و قیاس آنها با موقعیت‌های اجتماعی و سازمانی خودمان می‌تواند کمکی باشد. برای یافتن راه و چاره‌هایی مناسب برای وضعیت موجود، تحقیقات نشان داده، عواملی که اصلی‌ترین نقش را در ضایع کردن وقت بازی می‌کنند به قرار زیر هستند. (رحیمی، ۱۳۸۱، ص۵۸).
نارسایی برنامه‌ریزی
ما معمولاً از برنامه روزانه خود به طور کلی آگاه هستیم، اما از برنامه‌ریزی روزانه استفاده چندانی نمی‌کنیم. خیلی وقت‌ها تا دیر وقت در اداره ماندن و اضافه‌کاری، نشان از وجود و کوشش در اصلاح اشتباهات است. به قولی کیف پر و میز شلوغ نشان پرکاری نیست؛ نشان بی‌برنامگی است. برای اغلب ما سررسید، کار برنامه‌ریزی روزانه را انجام می‌دهد، اما نمی‌توان حاشا کرد برای عده زیادی برآوردهای زمانی در سر رسید غیرواقعی هستند. باید به این موضوع توجه داشت که کارها اغلب بیشتر از آن چه حدس زده می‌شود وقت می‌برند. به ندرت از سررسید به عنوان یک سیستم برنامه‌ریزی روزانه و یا هفتگی و ماهانه استفاده می‌کنیم. از مواردی که در برنامه‌ریزی روزانه باید به آنها توجه داشت این است که توجه کنیم که در طول روز چه کارهایی باید انجام گیرد. چه کارهایی بهتر است که انجام گیرد . چه کارهایی می‌تواند انجام گیرد. (رحیمی، ۱۳۸۱، ص۵۹).
نداشتن سازماندهی شخصی
همان‌طور که قبلاً گفته شد میز شلوغ‌شان پرکاری نیست، بلکه بیشتر نشان از بی‌برنامگی و یا نشان از روش نداشتن در کارها است. عادت دادن خود به انضباط، نه البته انضباطی خشک و نظامی، شروع مطلوبی برای ارزش دادن به زمان و اشراف به ابتدا و انتهای هر کاری که انجام می‌دهیم و محدودیت آن است.
عوامل اتلاف زمان
در یک تقسیم‌بندی کلی، عوامل اتلاف زمان به دو دسته تقسیم می‌شوند:
* عوامل خارجی (تماس‌های تلفنی، ملاقات کنندگان سرزده، سایر مزاحمت‌ها و …)
