مشکلات احتمالی پژوهش

یکی از مشکلات مطرح شده در شهرداری مذکور نداشتن سامانه الکترونیکی می باشد که موجب بالا رفتن حجم کاری برای کارکنان و نارضایتی مشتریان است. به روز نبودن اطلاعات و استفاده نکردن فناوری اطلاعات موجب می شود دسترسی به پروندهای مشتریان و اسناد و مدارک زمان گیر و وقت گیر بوده و نابسامانی های سازمانی را ایجاد کند.
نتیجه تصویری درباره فناوری اطلاعات

 

برای دانلود متن کامل پایان نامه به سایت tinoz.ir مراجعه کنید.

خلاصه فصول بعدی

در فصل دوم به پیشینه تحقیق که مروری بر نظریات و تعاریف فناوری اطلاعات و خدمات شهری است پرداخته شده است.
در فصل سوم به روش تحقیق و ابزار و نحوه نمونه گیری می پردازیم.
در فصل چهارم به تجزیه و تحلیل داده های آماری می پردازیم.
در فصل پنجم به بحث و نتیجه گیری پروژه پرداخته و پیشنهاداتی در این زمینه مطرح می کنیم.

 

 

 

فصل دوم

پیشینه و مبانی نظری پژوهش

 

مقدمه

در این فصل به پیشینه و مبانی نظری پژوهش پرداخته می شود و نظریات و تعاریف مطرح شده در زمینه موضوع مورد بحث را مد نظر قرار داده و سنجش هایی بر روی موضوع انجام می دهیم و در پی آن هسیتم تا نظرات صاحب نظران و تعاریف ایشان را آورده و توضیحی جامع و کامل از موضوع را در این فصل بیاوریم.

 

۲-۱- تأثیر فناوری اطلاعات بر سازمان

فناوری اطلاعات فرصت های جدیدی را برای سازمان ها پدید آورده است نا نتوانند با یکدیگر ارتباطی نزدیک تر را برقرار نمایند، از منابع و امکانات مشترک بهره جویند و مدل های جدید کسب و کار را تجربه کنند. (رضایی، ۱۳۸۳: ۷۱)
سازمان ها برای ورود به عصر اصلاعات فرایندهای سنتی خود را مورد مطالعه قرار داده و با مهندسی مجدد آن ها تمهیدات لازم برای بهره مندی بیشتر از فناوری اطلاعات را فراهم می اورند. فناوری اطلاعات به عنوان ابزار و بستر توسعه سازمان تغییرات و تحولات زیادی را در سازمان پدید می اورد از جمله می توان به موارد ذیل اشاره کرد:

 

 

تغییر در ساختار سازمانی بدین معنا که ساختار هرمی یا سلسله مراتبی (Hierarchical) سازمان که همراه با انعطاف پذیری، کارایی و رقابت پذیری کمی است به ساختار گسترده هرمی با ارتفاع کم و قاعده وسیع تر تبدیل شده و به سوی سازمان های شبکه ای و مجازی پیش می رود که از انعطاف پذیری و کارایی بیشتر برخوردار است. (رضایی، ۱۳۸۳: ۷۲)

تمرکز یا عدم تمرکز سازمانی بدین معنا که به کارگیری فناوری اطلاعات با توجه به دیدگاه مدیریت سازمان می تواند موجب تمرکز یا عدم تمرکز مدیریت گردد. مدیرانی که مایل به تمرکز بیشتر در تصمیم گیری می باشند می توانند با به کار گیری این فناوری، اطلاعات بیشتری جمع آوری کرده و تصمیمات بیشتری را به صورت متمرکز اتخاذ نمایند. (رضایی، ۱۳۸۳: ۷۲)

از سوی دیگر مدیرانی که مایل به کاهش تمرکز تصمیم گیری هستند می توانند با بهره گرفتن از این فناوری، اطلاعات بیشتری را در اختیار کارکنان قرار داده و مشارکت آنان را در تصمیم گیری‌های سازمانی افزایش دهند. (رضایی، ۱۳۸۳: ۷۲)

 

 

و جلسات الکترونیکی از راه دور این امر میسر می گردد. این فناوری موجب حذف محدودیت های جغرافیایی گشته و به مدیران کمک می کند تا نوعی احساس گروهی خلق نمایند. (رضایی، ۱۳۸۳: ۷۲)

جایگزینی نقش انسان و واحدهای سازمانی با سیستم های اطلاعاتی و ماشین ها همراه با ارتقای سطح شغلی انسان در سازمان که خود موجب افزایش کارایی انسان خواهد گشت. از سوی دیگر ضرورت تخصصی تر شدن وظایف و کارکنان، لزوم وجود دوره های آموزشی و تربیت کارکنان متخصص را به دنبال دارد.

تقویت رویکرد فرایندی به جای رویکرد شغلی یا وظیفه ای بدین معنا که بهره گیری از فناوری اطلاعات موجب شناسایی فرایندهای اطلاعاتی موجود در سازمان و مدیریت بهتر فرایندها خواهد شد. بنابراین به جای تمرکز بر مشاغل مستقل، به زنجیره ارتباطی آن ها و فرایندهای اصلی و فرعی برای تحقق اهداف سازمانی توجه می شود. (رضایی، ۱۳۸۳: ۷۲)

به کارگیری مؤثر فناوری اطلاعات موجب تقویت روند خودکارسازی و مجازی سازی فرایندهای فیزیکی سازمان خواهد شد.

به کارگیری فناوری اطلاعات موجب افزایش دقت، سرعت عمل و کیفیت در ارائه خدمات و محصولات و کاهش هزینه می گردد. همچنین باعث شناسایی و استفاده از منابع بالقوه گشته و نهایتاً افزایش بهره وری سازمانی را به دنبال دارد. (رضایی، ۱۳۸۳: ۷۳)

فناوری اطلاعات موجب حذف محدودیت های زمانی و مکانی و مرززدایی سازمان خواهد شد.

بهره گیری از مدل های نوین کسب و کار مبتنی بر فناوری اطلاعات موجب تنوع بیشتر در ارائه خدمات و محصولات خواهد گشت. (رضایی، ۱۳۸۳: ۷۳)

استفاده از فناوری اطلاعات موجب تسهیل ارتباطات محیطی سازمان خواهد شد.

استفاده از فناوری اطلاعات می تواند بر شیوه مدیریت سازمان تأثیر گذارد به عنوان مثال امکان مدیریت و نظارت از راه دور را میسر می کند. (رضایی، ۱۳۸۳: ۷۳)

استفاده از فناوری اطلاعات به عنوان یک فناوری جدید تأثیراتی را بر فرهنگ سازمانی و کاری کارکنان خواهد داشت.

۲-۲- دسته بندی فناوری اطلاعات در سازمان

رشد سرسام آور رایانه ها و شبکه ها، از جمله اینترنت در حال تبدیل کردن سازمانها و شرکت ها به نهادهای شبکه است و موجب جریان دائمی اطلاعات در سازمان و خارج از آن شده‌اند.
از این توانایی می توان برای طراحی و شکل دهی مجدد سازمانها، تغییر ساختار آنها، دامنه عملیات، مکانیسم کنترل و گزارش دهی، آموزش کاری، جریان کار، فرآورده ها و خدمات استفاده نمود. (صنایعی، ۱۳۸۱: ۱۶)
تأثیرات فناوری اطلاعات بر سازمانها را می توان بصورت زیر خلاصه کرد:

 

 

تفکیک کار از محل:

هم اکنون می توان بصورت جهانی سازماندهی کرد و محلی کار نمود. فناوریهای اطلاعات مانند اینترنت، پست الکتریکی، کنفرانس ویدئویی موجب شده اند افراد بتوانند فارغ از محدودیت‌های جغرافیایی همکاری نزدیکی داشته باشند. با بهره گرفتن از سیستم های اطلاعاتی بسیاری از بخش های سازمان و شرکت را می توان حذف کرد. فناوری ارتباطات فاصله جغرافیایی را حذف نموده است. (جلالی، ۱۳۹۲: ۴۷)
سیستم های اطلاعاتی موجب شده اند شرکت ها و سازمانها بخش های مختلف خود را که در محلهای مختلف پراکنده اند، هماهنگ و مدیریت کنند و حتی با سازمان های دیگر نیز بعنوان سازمان های مجازی هماهنگیهای لازم را انجام دهند. در بعضی مواقع به چنین سازمان هایی سازمان های شبکه ای می گویند.

 

 

سازماندهی مجدد جریان کار:

سیستم هایی اطلاعاتی بطور روز افزون فرایندهای دستی کار را به فرایندهای خودکار تبدیل نموده اند. جریان کار الکتریکی با از بین بردن کاغذ و فرایندهای دستی هزینه های عملیاتی را بسیار کاهش داده است. (جلالی، ۱۳۹۲: ۴۷)

 

 

تمرکز یا عدم تمرکز بیشتر:

با توجه به دیدگاه مدیریت سازمان، کاربرد فناوری پیشرفته اطلاعاتی می تواند موجب تمرکز مدیریت در سازمان شود. مدیران که می خواهند سیستم تصمیم گیری خود را متمرکز نمایند می‌توانند از این فناوری استفاده کنند تا اطلاعات بیشتری جمع آوری کرد و تصمیمات بیشتری بگیرند که اغلب مسولیت بیشتری در پی خواهد داشت. از سوی دیگر مدیرانی که بخواهند تصمیم گیری خود را غیر متمرکز کنند می توانند با بکارگیری این فناوری، اطلاعات بیشتری را به کارکنان و اعضای سازمان بدهند و بر میزان مشارکت آنها در تصمیم گیری ها و استقلال و خود مختاری آنها بیفزایند. (صنایعی، ۱۳۸۱: ۱۷)

 

 

بهبود هماهنگی:

شاید یکی از بزرگترین ره آوردهای فناوری اطلاعات این باشد که مدیران بتوانند با یکدیگر ارتباط بیشتری برقرار نمایند زمانی که دفاتر یا فروشگاه ها در نقاط مختلف دنیا پراکنده اند سیستم کامپیوتری کانالهای ارتباطی جدیدی بوجود می آورند که این مدیران می توانند از آن استفاده کنند و بصورت یک گروه در آیند و دارای رفتار گروهی شوند. این فناوری در راه از میان برداشتن سدها به مدیران کمک می‌کند و نوعی احساس گروهی خلق می نماید که در نتیجه یک هویت سازمانی بوجود می آید. (صنایعی، ۱۳۸۱: ۱۷)

 

 

شرح دقیق تری از وظایف:

با کاهش وظایف اداری، کاربرد این فناوری موجب می شود که سیاست ها بصورتی دقیق تر و شرح وظایف به گونه ای مفصل بیان شوند. شرکت هایی که از فناوری اطلاعات استفاده می کنند شباهت زیادی به سازمان های خدماتی پیدا می کنند. پست های مدیریت و اداری باید بصورتی آگاهانه تر عمل کنند و به کارهای سنگین تر دست یابند و آماده حل مشکلات گوناگون شوند. (صنایعی، ۱۳۸۱: ۱۸)

 

 

افزایش کارکنان متخصص.

دارای توانایی ذخیره سازی، پردازش و انتقال اطلاعات است.

خطای انسانی در شبکه پردازش اطلاعات سازمان کاهش می یابد.

موجب افزایش توانایی افراد یا سازمان برای ارتباطات آسانتر، دقیق تر و کم هزینه تر می شود. (صنایعی، ۱۳۸۱: ۱۸)

۲-۳-کاربرد مدیر فناوری اطلاعات در سازمان

CIOیا مدیر انفورماتیک‌ یا مدیر اطلاعات‌ (Chief Information Officer) مدیر اجرایى ‌ارشدى‌ است که‌ مسئولیت‌ تمامى مقوله‌هاى‌ مرتبط با فناورى و سیستم‌هاى ‌اطلاعات‌ یک سازمان را بر‌ عهده‌ دارد. در حقیقت،‌این‌ افراد بهره‌گیرى‌ از فناورى اطلاعات را به منظور پشتیبانى‌ از اهداف‌ سازمان‌ مدیریت‌ و رهبرى ‌مى‌کنندCIOها با دانش و آگاهى و تسلط بر هر دو‌ مقوله‌ى فناورى و فرایندهاى کسب و کار و همچنین‌ جنبه‌هاى‌ عملیاتى‌ دیگر، به طور معمول، شایسته‌ترین و توانمندترین مدیران براى هماهنگ کردن‌ راهبردهاى‌ فناورى با راهبردهاى‌کسب و کار سازمان‌ هستندCIOها بر تهیه‌ و تامین و اجرای فناورى مورد نیاز سازمان، و فرآوری خدمات‌ ارایه‌ شده‌ توسط‌ سیستم‌هاى‌ اطلاعاتى،‌ نظارت‌ مى‌کنند.
اگر چه، گفتنى است‌ که‌ در سازمان‌هاى‌ پیشرو و بسیار بزرگ، CIO‌ها به‌ منظور تمرکز هر چه‌ بیشتر بر روى‌ مقوله‌هاى ‌راهبردى‌ و استراتژیک‌، بسیارى‌ از جنبه‌ها و مقوله‌هاى تاکتیکى‌ و عملیاتى‌ را به ‌نمایندگان‌ اجرایى‌ قابل‌ اعتماد خود تفویض‌ مى‌کنند. (الوانی، ۱۳۸۲: ۳۷)

 

۲-۴- مسئولیت های اصلی مدیران فناوری اطلاعات

با توجه به شرحی که پیرامون مهارت‌های عمومی و تخصصی یک مدیر فناوری اطلاعات در سازمان آوردیم، اینک به راحتی می‌توان حدس زد که مسئولیت‌های اساسی یک CIO چه‌چیزها‌یی هستند؟ این مسئولیت‌ها از یک سو به مهارت‌های عمومی مدیریتی وی و از سوی دیگر به مهارت‌های تخصصی او مرتبط هستند. (الوانی، ۱۳۸۲: ۴۲)
این مسئولیت‌ها را از دیدگاه دیگری نیز می‌توان تقسیم‌بندی کرد. اگر خوب دقت کنیم متوجه می‌شویم که برخی از وظایف یک مدیر ارشد اطلاعات در حقیقت مدیریت مقولات نرم‌افزاری مانند خود اطلاعات و نیروی انسانی مرتبط با آن و نیز جنبه‌های راهبردی مدیریت است و برخی دیگر از وظایف او با مقولاتی سخت‌افزاری مانند دستگاه‌ها و سیستم‌های کامپیوتری گره خورده است. ایده اصلی و کلی مدیریت اطلاعات در سازمان این است که یک نفر به نام CIO باید علاوه بر فراهم ساختن بستر سخت‌افزاری و نرم‌افزاری جریان اطلاعات در سازمان، زمینه گردش صحیح و بهره‌برداری مناسب از این اطلاعات و اندوخته‌های معنوی را در سازمان فراهم سازد. (الوانی، ۱۳۸۲: ۴۲)
نقش انسانی و تدبیر یک CIO در مجموعه وظایف و اختیارات او از اهمیت فوق‌العاده‌ای برخوردار است. بنابراین، مقولاتی نظیر بودجه بندی، مدیریت پروژه و مدیریت استراتژیک فناوری اطلاعات در سازمان نیز جزو مسئولیت‌های اصلی اوست. (الوانی، ۱۳۸۲: ۴۲)
۱- مدیریت خدمات و ابزارهای دپارتمانIT
به طور طبیعی اولین انتظاری که سازمان از یک مدیر ارشد اطلاعات دارد، مدیریت روزمره خدمات و ابزارهای واحد IT سازمان است. این واحد، بستر لازم برای فعالیت‌های اطلاعاتی روزمره سایر واحدهای سازمان مانند دبیرخانه، واحد ارتباط با ارباب رجوع، حسابداری و بخش‌های دیگر را فراهم ‌می‌کند. مدیر فناوری اطلاعات در سازمان باید بر حُسن اجرای وظایف این بخش از سازمان نظارت دائمی داشته باشد. همچنین بسیار محتمل است که واحد IT، خدمات ویژه‌ای نیز به کارمندان سازمان ارائه دهد (مثل اتصال اینترنت یا سرویس ذخیره‌سازی فایل در شبکه). در این‌ صورت، مدیر اطلاعات باید بر نحوه ارائه این خدمات نیز نظارت داشته باشد. (الوانی، ۱۳۸۲: ۴۳)
حسابداری266″ />
۲- مدیریت کارشناسان IT
بدیهی است که تا دو یا چند نفر به عنوان کارشناس کامپیوتر و فناوری اطلاعات در یک سازمان مشغول به کار نباشند، صحبت از مدیریت فناوری اطلاعات در آن سازمان معنایی نخواهد داشت. چنانکه پیشتر هم گفتیم، چگونگی تعامل با این کارمندان و به اصطلاح سروکله زدن با کارشناسان IT سازمان، یکی از دغدغه‌ها و مسئولیت‌های اصلی یک CIO است. (الوانی، ۱۳۸۲: ۴۴)
۳- مدیریت ارتباطات
یکی از بخش‌های مدیریت اطلاعات در سازمان، تسهیل روند آن‌دسته از ارتباطات درون و برون سازمانی است که به واسطه ابزارهای ارتباطی الکترونیکی و کامپیوتری میان کارمندان شرکت از یک سو و نیز میان کارمندان و مخاطبان فعالیت‌های سازمان از سوی دیگر صورت می‌گیرد. نحوه دخالت مدیر ارشد اطلاعات در این زمینه بیشتر فنی و تکنیکی است. نگاه CIO به روند ارتباطات سازمان، نگاه ساختاری است. وظیفه مدیر فناوری اطلاعات در این زمینه آن‌ است که با شناسایی نقاط ضعف و قوت شریان‌های اطلاعاتی درون سازمان و نحوه اتصال آنها به بیرون از سازمان، به طور مداوم در فکر اصلاح و بهبود آن باشد به گونه ای که کارمندان سازمان برای ارتباط گیری میان خود و مراجعان و مشتریان سازمان با کمترین مانعی روبرو شوند. (الوانی، ۱۳۸۲: ۴۴)