۴- ضرورت تعیین میزان دستیابی به اهداف سازمانی در راستای تخصیص منابع.
۵- ارزیابی عملکرد به عنوان چراغ راه و هدایت گر کلیه فعالیتهای مدیریتی مطرح می باشد .
۶- رشد و توسعه پایدار سازمان، مرهون ارزیابی، تجزیه و تحلیل و مقایسه و انجام اقدامات لازم در زمینه عملکرد است(رابرت وهمکاران[۳۰]).

۲-۴ چگونگی انجام ارزیابی عملکرد

با بررسی سیستمهای ارزیابی عملکرد موجود و از طرفی اهمیت این رویکرد ، امروز مشاهده می کنیم که در بسیاری ازسازمان های ایرانی پس از طی یک دوره شش ماهه یا یک ساله وقتی عملکرد خود را ارزشیابی می کنند اما هنوز از نظر برون داده ها و رضایت مشتری و فرایند ها ی خود با مشکل مواجه هستند ذکر این نکته حائز اهمیت است که بسیاری از سازمان های فوق، فاقد نظام ارزیابی عملکرد به معنای واقعی هستند و عمدتا آنچه که آنها مورد عمل و بررسی قرار داده اند ارزیابی شایستگی ها، خصوصیات فردی و بعضا رفتارهای شغلی است . هر سیستم ارزیابی بایستی هدفهای کاملاروشنی داشته باشند ودقیقا متناسب با فرهنگ و شرائط خاص آن سازمان و با مشار کت مدیران و کارکنان آن طراحی گردد . هر مدلی که برای ارزیابی، انتخاب و به کار گرفته میشود بایستی آن را بومی کرد و از طریق آموزش، آن را فرهنگ سازی و مفهوم سازی نمائیم ودر این مسیر از حمایت های مستمر عالی سازما ن برخو ردار باشید. در این بخش، مراحل اجر ای سیستم ارزیابی عملکرد در ۳ فازتشریح و در ادامه اقدام به معرفی یک مدل اجرایی در خصوص ارزیابی عملکرد شده است. به طور کلی برای اجرای فرایندارزیابی عملکرد وجود ۳ فاز یا مرحله ذیل ضروری می باشد :
فاز اول : شناخت سازمان .
فاز دوم : طراحی مدل ارزیابی عملکرد .
فاز سوم: تدوین شاخصهای ارزیابی عملکرد.
امروزه با توجه به نگرش های مختلفی که در خصوص حوزه مورد کاربرد ارزیابی عملکرد وجود دارد این فرایند را می توان درحوزه فردی، گروهی، فرایندی و سازمانی مورد استفاده قرار داد.

فاز اول : شناخت سازمان
هدف : هدف از انجام این فاز، مورد بررسی قرار دادن فعالیتهای مختلف در سازمان می باشد .
دلایل انجام : دلیل انجام فاز اول، درک صحیح از سازمان، اهداف، استراتژی ها، برنامه ها و فرایندهای آن می باشد.
مراحل انجام : به طور کلی فاز شناخت سازمان ، خود از مراحل ذیل تشکیل یافته است .
۱- شناسائی و ترسیم نقشه فرایند سازمان
۲- شناخت فرایندهای اصلی مدیریتی / پشتیبانی
۳- بررسی گزارشهای مدیریتی سازمان
۴- بررسی شیوه های ارزیابی عملکرد در حوزه کارکنان (در صورت وجود داشتن)
۵- بررسی اهداف و چشم اندازهای سازمان
۶- بررسی و تحلیل ارتباط بین اهداف و برنامه های بلند مدت و کوتاه مدت سازمان
۷- بررسی فرایندهای بودجه بندی و کنترل
۸- تجزیه و تحلیل نقاط ضعف و قوت سیستم های کنترلی سازمان
فاز دوم : طراحی مدل ارزیابی عملکرد
در فاز دوم لازم است به منظور دستیابی به یک مدل ارزیابی عملکرد مناسب و متناسب با شرایط سازمان اقدامات ذیل صورت بگیرد:
۱- بررسی انواع مدلهای ارزیابی عملکرد موجود
۲- بررسی و تحقیق در مورد کاربردهای ویژه در سازمان مورد نظر
۳- بررسی و تحقیق پیرامون انواع تکنیک های تدوین شاخص
۴- بررسی و تحقیق پیرامون انواع تکنیک های ارزیابی عملکرد کارکنان و سیستم های انگیزشی
۵- ارزیابی و مقایسه بین متدلوژیهای مختلف و در نهایت انتخاب بهترین مدل
فاز سوم : تدوین شاخصهای ارزیابی عملکرد
در فاز سوم لازم است اقدامات ذیل صورت گیرد:
۱- تعیین اهداف سازمان
۲- تعیین فرایندهای مرتبط با اهداف
۳- تعیین فاکتورهای اساسی موفقیت که تاثیر گذار بر روی فرایندها هستند
۴- تهیه شاخصهای مورد نیاز جهت ارزیابی عملکرد در حوزه فرایندها
۵- تعیین نحوه اندازه گیری شاخص
۶- تعیین و ضعیت جاری سازمان برای هر یک از شاخصهای تعیین شده و تجزیه و تحلیل وضعیت جاری
۷- تعیین اهداف برای هر یک از شاخصها
۸- تعیین زمان دستیابی به اهداف
۹- تعیین زمان پایش و کنترل(دوره تحلیل)
۱۰ – تعیین مسئول پایش و کنترل(رابرت وهمکاران).

برای دانلود متن کامل پایان نامه به سایت tinoz.ir مراجعه کنید.

۲-۵ فرایند ارزیابی عملکرد

هر فرایندی شامل مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و اقدامات با توالی و ترتیب خاص منطقی و هدفدار می‌باشد. در فرایند ارزیابی عملکرد نیز هر مدل و الگویی که انتخاب شود، طی مراحل و رعایت نظم و توالی فعالیت‌های ذیل ضروری می‌باشد.

تدوین شاخصها و ابعاد و محورهای مربوطه و تعیین واحد سنجش آنها.

تعیین وزن شاخصها، بلحاظ اهمیت آنها و سقف امتیازات مربوطه

استانداردگذاری و تعیین وضعیت مطلوب هر شاخص.

سنجش و اندازه‌گیری از طریق مقایسه عملکرد واقعی پایان دوره ارزیابی، با استاندارد مطلوب از قبل تعیین شده.

استخراج و تحلیل نتایج.

۲-۵-۱ تدوین شاخصها

شاخص‌ها مسیر حرکت سازمانها را برای رسیدن به اهداف مشخص می‌کند. نگاه اول در تدوین شاخص‌ها متوجه چشم‌انداز و مأموریت و اهداف کلان، راهبردهای بلندمدت و کوتاه‌مدت و برنامه‌های عملیاتی و به فعالیت‌های اصلی متمرکز می‌شود. منابع احصاء و اقتباس برای تدوین شاخص‌‌های ارزیابی عملکرد سازمان های دولتی، قوانین و مصوبات مجلس و هیات دولت و برنامه‌های توسعه اقتصادی، اجتماعی، فرهنگی و همچنین چشم‌انداز بیست ساله کشور و استراتژی توسعه صنعتی کشور می‌باشد. در بخش غیردولتی اساسنامه و برنامه‌های عملیاتی و سهم بازار و هر هدفی که مد نظر سازمان می‌باشد ملاک قرار می‌گیرد. برای کمپانی‌ها و گروه‌های صنعتی که چندین شرکت اقماری تحت پوشش دارند می‌توان شاخص‌هایی را در ابعاد عمومی مشترک و در ابعاد اختصاصی هریک از آنها با توجه به وظایف و فعالیت و تکنولوژی و محصول و منابع و مسئولیتی که دارند تدوین نمود.
تصویر درباره جامعه شناسی و علوم اجتماعی
اگر سازمان‌ها بلحاظ استراتژی و نحوه تصمیم‌گیری با هم مقایسه شوند، استراتژی و تصمیم‌گیری کدام اثربخش است؟ سازمانی که به جوهر استراتژی یعنی به ابعاد تحول آفرین فرصت رقابتی تاکید و عمل می‌کند در مقایسه با سازمانی که استراتژی را در اشکال برنامه و فرایند می‌بیند دارای استراتژی اثربخش‌تری است. سازمانی که سبک تصمیم‌گیری آن دارای نگرش جستجوگرانه باشد نه جانبدارانه، مشارکت‌کنندگان آن نقش منتقد داشته نه نقش سخنگو و سازمانی که به نظریات اقلیت بها داده و آن بررسی می‌شود اثربخش‌تر است.
شاخص‌های ارزیابی عملکرد تدوین شده باید ویژگی یک سیستم SMART & D را داشته باشند.
Specific ( S
مخصوص، معین و مشخص باشد. یعنی شاخص‌ جامع و مانع، شفاف و ساده و واضح و رسا و صریح باشد بطوریکه برداشت یکسانی از مفاهیم ایجاد نماید.
Measurable (M
قابل اندازه‌گیری باشد. سنجش آنها به سادگی مقدور باشد. یعنی علاوه بر عملکرد کمی، قابلیت تعریف عملکرد کیفی شاخص در قالب‌های متغیر کمی را نیز داشته باشد.
Achievable (A
قابل دستیابی باشد.
Realestic ®
واقع‌گرایانه باشد. یعنی با فعالیت‌ها و ماموریت‌ها و خط مشی و راهبردهای واقعی سازمان و با حوزه‌های حساس و کلیدی عملکرد سازمان مرتبط باشد.
Time frame ( T )
چهارچوب و محدوده زمانی، یعنی شاخص دوره ارزیابی معین داشته باشد.
Database ( D)
بانک اطلاعاتی، یعنی داده‌ها و اطلاعات لازم و مربوط به شاخص وجود داشته باشد.

۲-۵-۲ تعیین وزن شاخص‌ها و اهمیت آنها

اهمیت هر کدام از ابعاد و محور شاخص‌ها چقدر است؟ آیا شاخص‌ها اهمیت یکسان دارند یا متفاوت؟ کدام شاخص از بیشترین و کدام یک از کمترین اهمیت برخوردار است؟ برای تعیین ضرایب و اوزان شاخص‌ها روش‌هایی از جمله می‌‌توان روش لیکرت، روش گروه غیرواقعی ( ([۳۱] NGT، روش بوردا (Borda)، روش انتخاب نظریات کارشناسان را می‌توان نام برد.
یکی از روش‌های مهم قابل استفاده در این زمینه که در علم مدیریت نیز کاربرد زیادی دارد، روش فرایند تحلیل سلسله مراتبی([۳۲] (AHP که از اصول اساسی تفکر تحلیلی زیر تبعیت می‌کند: